Aus den Unternehmen

Studie Output Management

Freitag 21. Oktober 2005 - Eine von Xerox gesponserte Studie von CMP-WEKA research + consulting zum Thema Output Management zeigt, dass lediglich 20 Prozent von 600 befragten Unternehmen die Höhe der eigenen Druck- und Dokumentenkosten kennen.

Außerdem beschäftigt sich lediglich in 1 Prozent der Fälle die Unternehmensführung selbst mit dem Thema Output-Management, obwohl die Druckkosten bis zu 10 Prozent der gesamten IT-Hardware-Kosten ausmachen. Gerade bei größeren Unternehmen mit mehr als 5.000 Mitarbeitern, die hier noch höhere Kosten haben, herrscht meistens Unwissenheit: Nur gut 13 Prozent der für die Druckkosten und ihre Budgetierung verantwortlichen Mitarbeiter haben einen Überblick in diesem Bereich. Diese Zahl deckt sich mit dem Studienergebnis, dass weniger als 13 Prozent über ein flächendeckendes und adäquates Accounting-System zur quantitativen Messung des Druckvolumens verfügen.

Trotz hoher Kosten häufig Desinteresse
Überwiegend ist die IT- oder Organisationsabteilung für die Umsetzung von Output-Management verantwortlich. Die Befragung hat weiterhin gezeigt, dass dort das Einsparpotenzial in diesem Bereich durchaus erkannt wurde. Erfolg versprechende Maßnahmen wie zum Beispiel Outsourcing allerdings werden meistens nicht angegangen: Im Dokumentendruck, im Postversand und in der Archivierung planen nur zwischen 2 und 5 Prozent der befragten Unternehmen eine Auslagerung.
Dies liegt zum Teil am steigenden Anteil von Online-Dokumenten, die Kosten dämpfend wirken. Trotzdem sind geschäftskritische Dokumente nach wie vor papiergebunden (90,7 Prozent), zudem ist zu beobachten, dass selbst interne Dokumente, die online vorliegen, häufig (60,7 Prozent) zusätzlich ausgedruckt werden. Dabei erfolgt mehr als die Hälfte des gesamten Druck-Outputs dezentral, das heißt am individuellen Arbeitsplatz über Einzelplatzgeräte. Hierdurch steigt der Kostenfaktor nochmals an.
«Die Ergebnisse der Studie decken sich mit unserer Erfahrung aus Gesprächen mit potenziellen Kunden», erklärt Marika Ellermann, Marketing Manager von Xerox Global Services in Deutschland. Während viele Unternehmen erkennen, dass Dokumente unentbehrlich für ihr tägliches Geschäft sind, verstehen die wenigsten die Kosten, die in Verbindung mit dem Betrieb von Druckern, Scannern und Faxen stehen, so Ellermann weiter. Vielfach besteht nur ein unvollständiges Verständnis von Output-Management sowie den Möglichkeiten, die sich den Unternehmen in diesem Zusammenhang bieten. «Unabhängig davon, ob die Ursache dafür im fehlenden Verständnis für die Nutzung von Dokumenten-Output-Geräten oder in der mangelnden Planung liegt, müssen diese Unternehmen Nachteile in Kauf nehmen. In den Köpfen der Anwender dreht sich alles nur um die verwendete Hardware. Durch ein optimiertes Output-Management reduzieren sich aber auch die Kosten, die Workflows werden entschlackt, sogar die Kundenkommunikation kann darüber abgewickelt werden. Unternehmen mit effizienter Strategie für Output-Management nutzen daher handfeste und messbare Vorteile», lautet die Schlussfolgerung der Xerox-Managerin.

Über die Studie
Die Studie wurde von Xerox, LRS, Macro4, Compart und Beta Systems gesponsert und von CMP-WEKA research + consulting durchgeführt. Die Grundlage bildeten Telefon-Interviews mit 600 deutschen Unternehmen. Diese gehören zu den Branchen Industrie und Produktion, Handel, Banken und Versicherungen, öffentlicher Verwaltung und dem Dienstleistungssektor. Voraussetzung war eine Mitarbeiterzahl von mehr als 500 Mitarbeitern oder ein Umsatz von über 50 Millionen Euro. Die Interviews wurden im August und September 2005 durchgeführt.