Inkjet & Digitaldruck

Gaz de France Deutschland: XOPA-Analyse reduziert Kosten um 10 Prozent

Dienstag 09. Mai 2006 - Die Gaz de France Produktion Exploration Deutschland GmbH, Tochtergesellschaft des europäischen Energieversorgers Gaz de France, hat sich für Xerox entschieden, um die Produktivität und Effizienz im Büroumfeld zu steigern. Ziel war die Optimierung der Büroausstattung unter gleichzeitiger Kostenreduzierung und Steigerung der Produktivität in der Unternehmenszentrale in Lingen und den 11 Niederlassungen in Deutschland. Dafür hat der Xerox-Vertragspartner Wilberg & Feddeck, Rheine, eine XOPA-Analyse (Xerox Office Productivity Advisor) durchgeführt und eine exakte Kostenanalyse der im Unternehmen installierten Dokumentenausgabegeräte – also Faxe, Drucker, Kopierer, Multifunktionsgeräte – erstellt. Durch den Einsatz von multifunktionalen Schwarzweiß- und Farbsystemen konnte die Anzahl der Geräte von 194 auf 85 reduziert und damit ein Einsparpotenzial von rund zehn Prozent realisiert werden.

Zusätzlich zu den wirtschaftlichen Zielen sollte mit Hilfe von Scan-Lösungen und der Integration der Outputsysteme in die vorhandene SAP-Umgebung die Kommunikation zwischen den Unternehmensabteilungen verbessert werden. Außerdem war der Wandel hin zu kostengünstigen, farbfähigen Multifunktionssystemen gewünscht. Bislang setzte die Gaz de France Produktion und Exploration Deutschland sehr viele Tintenstrahl- und kleine Desktop-Geräte ein und war unzufrieden mit der Netzwerkfähigkeit der Bürogeräte. Nun arbeitet der Energieversorger mit dem digitalen Farbsystem DocuColor 3535, den farbfähigen Multifunktionssystemen WorkCentre Pro C2128 und den Schwarzweiß-Multifunktionsgeräten WorkCentre Pro 123/128 mit Scan- und Fax-Funktion. Diese Maschinen sind ausgestattet mit Scan-to-Email-Funktionen und nutzen das LDAP-Verzeichnis (Lightweight Directory Access Protocol), um auf Firmen-interne E-Mail-Adressbücher zuzugreifen. Zudem sind sie vollständig in die bestehende IT-Infrastruktur integriert, so dass die Druckprozesse aus dem SAP-System heraus problemlos angesteuert werden können.
Europäische Benchmarks lassen Einsparungspotenziale erkennen
Auf Basis der XOPA-Analyse konnte der Xerox-Vertragspartner Wilberg & Feddeck feststellen, wie die einzelnen Geräte genutzt werden, in welcher Höhe Materialverbrauch und Betriebskosten anfallen und wie gut die Geräte verschiedener Hersteller aufeinander abgestimmt sind. Die Kosten sollten für den Kunden transparent sein. Daraus abgeleitet entwickelte der Vertragspartner das Potenzial für Einsparungen und mehr Produktivität. Dabei berücksichtigte er auch die möglichen Laufwege der zirka 270 Mitarbeiter sowie die organisatorische Zuordnung von Abteilungen und die Optimierung der Geräte-Stellplätze durch Grundrisszeichnungen. Die gewonnenen Daten unterteilte er dann in direkte Kosten (Geräte, Wartung, Verbrauchsmaterial) und indirekte Kosten (Kosten für Arbeitszeit der Mitarbeiter zur Erstellung eines Ausdrucks, Kosten für die Infrastruktur). Anschließend hat Wilberg & Feddeck sie mit den europäischen Branchenwerten und Industriestandards in der Datenbank verglichen, die über 6.000 Produkte verschiedener Hersteller enthält. Ausgehend von dieser Analyse entwickelte der XOPA-zertifizierte Vertragspartner für Gaz de France einen Optimierungsvorschlag zur Kostensenkung und Produktivitätssteigerung.