Workflow

Ein zeitgemäßes MIS bietet das Potenzial zur aktiven Gestaltung des Wandels im Unternehmen

Montag 29. Mai 2006 - Nigel Street, Business Development Director für den Unternehmens-Workflow bei Kodak’s Graphic Communications Group, EAMER, empfiehlt Unternehmern der Druckindustrie, bei der Planung der nächsten strategischen Investition das große Ganze zu betrachten.

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Die Druckindustrie ist bekannt dafür, dass die Unternehmen stets in neueste Technologien investieren. Doch im Vergleich zu den Ausgaben für Produktionstechnik, beispielsweise für Druckmaschinen, nehmen sich die Aufwendungen für betriebswirtschaftliche Systeme eher bescheiden aus. Oft ist es um die Einstellung der Verantwortlichen zu den Systemen nicht anders bestellt.

Nur wenige Inhaber oder Führungskräfte von Druckereien können beim Rundgang durch ihren Betrieb ein beliebiges Produkt in die Hand nehmen und mit Bestimmtheit sagen: „Ich weiß, dass wir damit wirklich Geld verdienen.“ Dagegen ist dies für Manager in anderen Industrien eine Selbstverständlichkeit. Vielfach wissen die Führungskräfte einer Druckerei überhaupt nicht, wo in ihrem Unternehmen Kapital gebunden oder im schlimmsten Fall „verbrannt“ wird.

Hier liegt ein ernsthaftes Problem vor, denn wenn Unternehmen in der grafischen Industrie des 21. Jahrhunderts erfolgreich bestehen und weiter florieren wollen, müssen wichtige Informationen stets zur Hand sein.

Die Unternehmen der Druckindustrie sind insofern mit besonderen Herausforderungen konfrontiert, als hier wie in keiner anderen Branche einer der wichtigsten Werkstoffe von den Kunden angeliefert wird – heute vorwiegend in Form von PDF-Dateien. Außerdem müssen in den Aufträgen oft genug in allerletzter Minute Änderungen ausgeführt werden. Die Digitaldrucktechnologie sorgt noch für zusätzliche Dynamik und begünstigt im Auftragsmix den Trend zu kleineren Auflagen. Infolgedessen steigt der administrative Aufwand. Während die Fertigung das Arbeitspensum bewältigt, sind die betriebswirtschaftlichen Systeme der Verwaltungsebene schlicht nicht in der Lage, den gewachsenen Erfordernissen gerecht zu werden.

Zahlreiche Management-Informationssysteme (MIS), die für die Druckindustrie erhältlich sind, bilden in erster Linie unternehmensinterne Prozesse ab. Bei vielen der heutigen Systeme handelt es sich um Weiterentwicklungen ursprünglicher Kalkulations-, Planungs-/Dispositions- oder Betriebsdatenerfassungssysteme. Obwohl diese Systeme im Lauf der Zeit funktional erweitert wurden, können sie den Anforderungen moderner, vorausblickender Unternehmen nicht gerecht werden.

Zum Vergleich ist hier ein Blick auf die Veränderungen und Weiterentwicklungen hilfreich, welche die Prepress-Workflows in den letzten zehn Jahren erfahren haben. Systeme wie der Kodak Prinergy-Workflow sorgen bei den Prozessen für konstante, regelmäßige Abläufe. Sobald ein Prozess auf diese Weise festgelegt und beschrieben ist, steht der Automatisierung nichts mehr im Wege. Beim Prinergy-System ermöglicht dies die neue regelgestützte Automatisierung.

Bei den MIS für die grafische Industrie gibt es bislang keine vergleichbaren Entwicklungen; viele Schritte müssen noch manuell veranlasst werden. Um Aufträge schnell und effizient durch die Produktion zu schleusen, hängen die Prozesse immer noch sehr stark von mündlichen Absprachen und dem gemeinsamen Teamgeist ab. Wenn eine der zentralen Personen, die an dem Prozess beteiligt sind, erkrankt oder das Unternehmen verlässt, kann das den geschäftlichen Erfolg beeinträchtigen.

Der steigende Druck auf die Gewinnspannen zwingt die Unternehmen, herkömmliche Abteilungsstrukturen aufzulösen. Folglich verschwimmen die traditionellen Grenzlinien zwischen Funktionen wie Produktionsplanung, Kundendienst, Kalkulation, Druckvorstufenproduktion, Buchhaltung und Verkauf immer mehr.

Druckereien verfügen traditionell über Fähigkeiten und Know-how auf allen diesen Gebieten, doch wie soll dies in der Zukunft bewältigt werden? Künftig werden die gesamte Logik und das Expertenwissen eines Unternehmens in das MIS integriert sein. Das hat zur Folge, dass ein durchschnittlicher Kalkulator auch anspruchsvolle Aufträge effizient kalkulieren und ein normaler Disponent die intelligenten globalen Planungsmöglichkeiten des Systems zum Vorteil des Unternehmens nutzen kann. Der Einsatz geeigneter MIS-Instrumente kann das Personal entlasten. So können sich diese Mitarbeiter konstruktiveren Arbeiten zuwenden, statt viel Zeit mit reaktiven Tätigkeiten und Routinearbeiten zu verbringen.

In der grafischen Industrie vollzieht sich ein starker Wandel, was sich u. a. in einer wachsenden Polarisierung niederschlägt. Auf der einen Seite sehen wir Druckereien, die sich als Produzenten zu günstigsten Kosten positionieren, während sich andere zu marktorientierten Dienstleistern entwickeln. Unternehmen, die das Dienstleister-Modell umsetzen, erlangen in der Wertschöpfungskette einen höheren Stellenwert.

Um sich als Dienstleister etablieren zu können und die entsprechenden Aufträge zu erhalten, müssen Unternehmen in der Lage sein, bestimmte Aufgaben auszulagern, beispielsweise Logistik und Lagerhaltung. Das hat zur Folge, dass Dinge relevant werden, die nicht zu den typischen Kernaufgaben eines Druckbetriebes zählen. Traditionelle MIS wurden nie dafür ausgelegt, solche Aufgaben oder andere Anforderungen wie die Berücksichtigung mehrerer Produktionsstätten oder die Verwaltung von Betrieben als unterschiedliche Profitcenter abzudecken.

Bei der Entwicklung der neuen Kodak Enterprise Management Solution (EMS)-Software hat Kodak die grafische Industrie und die Marktdynamik, unter deren Einfluss die Branche steht, gründlich analysiert. Mit EMS hat Kodak ein flexibles MIS entwickelt, das den Bedürfnissen einer im Wandel begriffenen Industrie gerecht wird. Mit der EMS-Lösung können Druckereien Aktivitäten und Abläufe eliminieren, die heute noch doppelt ausgeführt werden. Es zeichnet sich bereits ab, dass Unternehmen, die früher separate Systeme zur Steuerung und Verwaltung von Nebenprozessen im Einsatz hatten, nach Einführung der EMS-Lösung die Anzahl der verwendeten Systeme drastisch verringern können. Sie erreichen mehr mit weniger.

EMS repräsentiert einen neuen Ansatz des betriebswirtschaftlichen Workflows. Die Lösung beruht auf skalierbarer und bewährter Enterprise Resource Planning (ERP)-Technologie. ERP-Softwarelösungen gelten anerkanntermaßen als Vorteil, bislang gab es aber kaum erfolgreiche Implementierungen von ERP-Systemen im Druckbereich. Bei der EMS-Lösung hat Kodak die ERP-Technologie genau auf die grafische Industrie abgestimmt. Zusammen mit der Verwendung der Microsoft .NET-Technologie hat dies zur Entwicklung einer hoch flexiblen Plattform geführt, die sich genau an die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen lässt. Die Vorteile gegenüber der traditionellen Entwicklung von kundenspezifischer Anwendungssoftware sind vielfältiger Natur. Beispielsweise waren früher in der Software spezielle Programmierarbeiten nötig, um ein bestimmtes Problem zu beheben. Dagegen können heute bei der Kodak EMS-Software kundenindividuelle Wünsche mithilfe des integrierten Anpassungswerkzeugs umgesetzt werden und zwar ohne das zu Grunde liegende Standardprodukt so zu verändern, dass künftige Upgrades nicht mehr möglich sind.

Die EMS-Funktionalitätsmatrix umfasst Bereiche wie Customer Relationship Management, Planung, Produktion, Liefer- und Finanzmanagement. D. h. EMS bietet ein umfangreiches Funktionsspektrum und Druckereien können mit dieser Lösung ihre Prozesse optimieren und neues Wachstum erzielen.

In der Druckindustrie wird viel über den Sinn bzw. die Notwendigkeit der Einführung von Methoden wie Lean Manufacturing (schlanke Fertigung) diskutiert, die in anderen Industrien alltäglich sind. Dank der zu Grunde liegenden, branchenübergreifenden ERP-Technologie verfügt die Kodak EMS-Software über die Werkzeuge und Funktionen, um derartige Methoden umzusetzen. Herkömmliche MIS für die Druckindustrie wurden nicht für die Anwendung solcher Methoden entwickelt.

Die Kodak EMS-Software ermöglicht ein proaktives Management von Prozessen und bietet ein Regelmanagement anhand von Ausnahmen. Hat ein Unternehmen z. B. einen akzeptablen Toleranzrahmen von 85 bis 95 % festgelegt und die Produktion liegt unter oder über diesen Eckwerten, dann gibt es im System automatisch eine Warnmeldung. EMS kann auch SMS-Mitteilungen wie „Auftrag auf der Druckmaschine“ oder „Auftrag versandt“ verschicken. Darüber hinaus bietet die EMS-Software viele weitere hoch entwickelte Funktionen, die Anwenderbetrieben eine Fülle von Vorteilen bieten.

Eine entscheidende Stärke der Lösung von Kodak ist, dass dieser Anbieter über das nötige Expertenwissen in beiden Bereichen verfügt: Produktions-Workflow und betriebswirtschaftlich-administrativerWorkflow. Kodak kann den Anwenderbetrieben daher einen Grad an Kooperation und Koordination bieten, von dem diese enorm profitieren können – gerade angesichts des ständigen Drucks auf Margen und Rentabilität. EMS wurde für die geschäftlichen Gewohnheiten und Prozesse von Druckereien ausgelegt. Nichtsdestotrotz lässt sich die Lösung auf spezifische Geschäftserfordernisse zuschneiden. D. h. ein Anwender kann die EMS-Lösung an sein Unternehmen anpassen, statt seine Unternehmensorganisation so umzubauen, dass sie den Zwängen eines MIS gerecht wird.

Die Druckbranche wird sich nur zu einer hoch entwickelten Fertigungsindustrie entwickeln können, wenn sie in geeignete IT-Ressourcen investiert. Deshalb sollten sich Unternehmer der Druckindustrie, wenn sie das nächste Mal eine verlockende neue Druckmaschine sehen, einen Moment besinnen und sich die Frage stellen, welcher Prozentsatz ihrer Investitionen für IT vorgesehen ist. Sie sollten untersuchen, in welchen Bereichen am besten Investitionen zu tätigen sind und wo die beste Investitionsrendite zu erwarten ist. Möglicherweise werden die Ergebnisse überraschend sein.

Fazit
• Kunden bzw. professionelle Abnehmer von Druckereien interessiert es wenig, mit welchen Druck- und Buchbindereimaschinen oder sonstiger Produktionstechnik ihre Druckprodukte hergestellt werden.
• Kunden haben allerdings ein brennendes Interesse daran, ein qualitativ hochwertiges Produkt termingerecht geliefert zu bekommen und gleichzeitig schnell und proaktiv betreut zu werden.
• Druckereien machen oft viel Aufhebens um die Druckmaschinen, mit denen sie produzieren oder die sie bestellt haben. Über ihre IT-Systeme ist dagegen wenig zu hören.
• Dies wird sich ändern, da man in immer mehr Druckereien versteht, was die Kunden tatsächlich schätzen.
• Das Internet hat nachhaltige Auswirkungen auf die Erwartungen der Kunden von Druckereien in Bezug auf Kundenservice, Schnelligkeit der Auftragsabwicklung von der Kalkulation bis zum fertigen Produkt sowie Flexibilität zur Abänderung der Spezifikationen bis zu dem Moment, in dem der Auftrag auf die Druckmaschine genommen wird.
• Nur robuste, führende technische Lösungen können geeignete Plattformen bereitstellen, damit Druckereien in der Lage sind, diese Anforderungen heute und in Zukunft zu erfüllen.