Workflow
Wie die Vereinheitlichung von Workflows in der grafischen Industrie zur Realität wird
Donnerstag 13. Dezember 2007 - Matthieu Bossan, Regional Director Enterprise Solutions EAMER bei Kodaks Graphic Communications Group, erläutert, wie die aktuellen Weiterentwicklungen im Workflow-Bereich die Produktionseffizienz von Druckdienstleistern verbessert und ihnen den Eintritt in neue Märkte erleichtert.
Die lexikalische Definition des Begriffs Workflow lautet Arbeitsablauf oder -fortschritt innerhalb eines Unternehmens, eines Industriezweiges oder einer Abteilung oder bei einer Person … die Art und Weise, wie sich ein solcher Arbeitsablauf oder -fortschritt vollzieht. Der Workflow in der grafischen Industrie machte innerhalb der letzten Jahre signifikante Fortschritte und ein funktionierender Workflow ist heute die wichtigste Komponente für erfolgreiche Druckereien. Nach der ersten großen Digitalisierungswelle, bei der Druckbetriebe CTP-Lösungen nur aus Kosten- und Qualitätserwägungen ins Auge fassten, erleben wir nun eine zweite Workflow-Investitionswelle, die eine Verbesserung der Job-Verarbeitseffizienz zum Ziel hat. Bei richtiger Implementierung kann dies insofern zu einer positiven Unternehmensentwicklung führen, als es Druckereien hilft, bestehende Kunden zu halten und neue zu gewinnen. Der Workflow hilft Druckdienstleistern nicht nur Kosten zu senken, er ist auch ein Differenzierungsmerkmal im Wettbewerb. Und er bietet eine gute Möglichkeit, zusätzliches Umsatzvolumen zu generieren beispielsweise durch den Einsatz von Internet-Portalprodukten für die Ansprache neuer Kunden.
Wenn Druckereien ihr Leistungsangebot erweitern, etwa durch den Digitaldruck oder digitales Asset-Management, dann kann dies dazu führen, dass in den Unternehmen Automatisierungsinseln entstehen. D. h. es sind mehrere verschiedenartige Systeme in Betrieb, von denen keines mit den anderen kommunizieren kann. Durch die Erweiterung der Aktivitäten um immer mehr Dienstleistungen und Produktionskomponenten verursachen diese Automatisierungsinseln schließlich Produktionsengpässe. Dies beeinträchtigt die Fähigkeit des Druckdienstleisters, die vom Markt geforderten Auftragsdurchlaufzeiten und Qualitätsanforderungen einzuhalten. Diese Entwicklung ist auf die Komplexität (und damit das erhöhte Fehlerrisiko) zurückzuführen, die solche im Betrieb zusätzlich installierten Prozesse mit sich bringen.
Es liegt auf der Hand, dass für eine rationelle Gestaltung dieser neuen Prozesse auch in Abstimmung mit den bestehenden eine gemeinsame Workflow-Plattform mit den passenden Eigenschaften notwendig wird. Doch was bedeutet es eigentlich genau, wenn wir über eine Vereinheitlichung des Workflows sprechen? Das Grundprinzip der KODAK Unified Workflow Lösungen ist die Schaffung einer gemeinsamen Plattform, um alle diese unterschiedlichen Systeme in einem einzigen nahtlosen Workflow zusammenzubringen zum Vorteil grafischer Unternehmer. Der Unified Workflow deckt vier Schlüsselbereiche ab: betriebswirtschaftliche Vorgänge (d. h. Funktionen des Management-Informationssystems: Kalkulation, Planung, Terminierung, Lagerbestandsverwaltung, Verkaufsprognosen usw.); Farbe (farbverbindliche Freigaben, Farbkonstanz, Hardcopy-Proofs zur Prüfung auf Farbverbindlichkeit und Inhalt, Farbmanagement, Farbkalibrierung im Digital- und Offsetdruck, Kontrolle der Druckqualität); Daten (z. B. Informationen, mit denen personalisierte Drucksachen generiert werden, CRM, Asset-Bibliotheken usw.) und Produktion (Aufgaben, die mit der tatsächlichen Abwicklung und Produktion von Aufträgen zusammenhängen).
Der Ansatz muss so weit reichend sein, weil der Unified Workflow sich nicht allein um eine Vereinheitlichung von Drucktechnologien dreht. Vielmehr geht es auch um die Vereinheitlichung der Geschäftsprozesse und der Interaktion mit den Kunden über eine gemeinsame Workflow-Infrastruktur. Nur so kann der Grad an Effizienz erreicht werden, der für das Bestehen in der Wirtschaftswelt unerlässlich ist. Wichtige Aspekte sind hier Kostensenkungen; Verhinderung menschlicher Fehler und der Notwendigkeit manueller Eingriffe; Schaffung einer gemeinsamen Arbeitsumgebung, die alle Beteiligten in der Druckerei sowie die Kunden einbezieht; Transparenz der Abläufe und die Möglichkeit der Nachverfolgung von Leistungsdaten). Außerdem muss ein Unified Workflow offen sein, sodass Verbindungen zu älteren Systemen des Druckdienstleisters und zu Systemen von Drittanbietern geschaffen werden können.
Ein besonders wichtiges Merkmal von Unified Workflow Lösungen ist ihre flexible Konzeption, wodurch sie sich heute und in Zukunft an die veränderten Geschäftsmodelle von Druckereien anpassen lassen, die auf neue Marktdynamiken reagieren. Schaut man sich in der grafischen Industrie um, sind derartige Veränderungen in Hülle und Fülle zu erkennen. Hier nur einige der zahlreichen aktuellen Beispiele: gestiegene Segmentierung und Regionalisierung der Kommunikation, der Schritt zur Just-in-time-Fertigung, wachsende Verbreitung des Fernproofens und dezentraler Druck-Workflows, hybride Produktionsumgebungen mit digitalen und konventionellen Druckmaschinen, Web-to-Print-Dienstleistungen und die Einbeziehung der Auftraggeber in die Geschäftsprozesse von Druckereien.
Um falschen Annahmen vorzubeugen: Ein Unified Workflow ist nicht nur etwas für größere Druckereien oder für Betriebe, die sich den Luxus leisten können, mit ihrer Technik ganz von vorne anfangen. Egal, wie groß eine Druckerei ist oder in welcher Situation sie sich befindet, ein Unified Workflow kann dank seiner Modularität und Skalierbarkeit jedem grafischen Unternehmen im Hinblick auf seine spezifischen Erfordernisse konkreten Nutzen bringen. Daher versteht sich von selbst, dass eine Unified Workflow Lösung kein Produkt von der Stange sein kann, so wie man beispielsweise eine Software wie QUARKXPRESS oder MICROSOFT OFFICE kauft. Eine einzige Lösung würde schlicht nicht in jedem Fall passen, da die erforderlichen Werkzeuge immer davon abhängen, was für den jeweiligen Betrieb den höchsten Stellenwert hat. Beispielsweise kann für ein Unternehmen die MIS-Integration von zentraler Bedeutung sein, für ein anderes der Aufbau eines Web-to-Print-Angebots. In manchen Fällen wird sogar eine kundenspezifische Programmierung der Software zur exakten Anpassung an bestimmte Kundenanforderungen nötig sein. Gerade diese Flexibilität ist ein wichtiger Aspekt. Obwohl das alles nach einem groß angelegten Unterfangen klingt, müssen Druckereien nicht in großem Stil in neue Technik investieren, um die Vereinheitlichung ihres Workflows auf den Weg zu bringen. In vielen Fällen empfiehlt es sich sogar, einer langsameren, modularen Implementierung den Vorzug zu geben. Eine stufenweise Umsetzung dämmt das Risiko von Störungen oder Unterbrechungen ein, während dank der Skalierbarkeit und des bereit gestellten Wachstumspfades kein Veralten der angeschafften Technik befürchtet werden muss.
Nun stellt sich die Frage, wo wir uns heute befinden. Seit die KODAK Unified Workflow Lösungen offiziell auf der IPEX 2006 vorgestellt und erstmals demonstriert wurden, sind 18 Monate vergangen. In dieser Zeit hat sich der Unified Workflow weit über eine nette Idee hinaus entwickelt und wurde in der grafischen Industrie zur Realität. In der EAMER-Region (Europa, Naher Osten, Afrika) gibt es bereits zahlreiche Unternehmen, die durch die Workflow-Integration betriebliche Veränderungsprozesse umsetzen (s. Kasten). Das sind jedoch nur einige von vielen Beispielen, zu denen Tag für Tag weitere Implementierungen kommen. Dabei handelt es sich um unterschiedliche Unternehmen mit unterschiedlichen Interessen, doch eines haben sie alle gemein: den Nutzen, den sie aus Unified Workflow Lösungen ziehen, die ihren spezifischen Unternehmensanforderungen gerecht werden.
