Workflow
Xerox und Thomas Gabel Consulting stellen weltweit ersten EIP-Clienten für Xerox DocuShare vor
Mittwoch 05. März 2008 - Xerox und die Thomas Gabel Consulting GmbH zeigen auf der CeBIT in Hannover weltweit erstmals einen EIP-Client für Xerox DocuShare. Anwender haben mit diesem Werkzeug die Möglichkeit, über den Touchscreen eines Xerox-Multifunktionsgerätes auf den gesamten Informationsbestand der ECM-Lösung (Enterprise Content Management) zugreifen zu können.
Xerox DocuShare ist ein web-basiertes Dokumenten-Management-System für Unternehmen jeder Branche und Größe. Mit Hilfe von DocuShare können Unternehmen einfach Dokumente bearbeiten, verwalten und verteilen. Der neue EIP-Client (Extensible Interface Platform) erlaubt nun, alle diese Dokumentenprozesse bereits über ein EIP-fähiges Multifunktionsgerät von Xerox auszuführen. DocuShare steht damit im Mittelpunkt einer funktionierenden kollaborativen Arbeitsumgebung in einer Firma. Die Dokumenten-Management-Lösung von Xerox hilft Anwendern, ihre Produktivität zu steigern und Kosten zu senken.
Rasante Entwicklung
Vor gut einem Jahr hat Xerox eine offene Entwicklerplattform unter dem Namen „Extensible Interface Platform“ vorgestellt. EIP ermöglicht es, Multifunktionssysteme als universelle Ein- und Ausgabegeräte für die Verarbeitung selbst komplizierter Geschäftsprozesse und Workflows zu nutzen. Hierzu stellt Xerox Softwareentwicklern eine Suite von Programmierwerkzeugen kostenfrei zur Verfügung. In den vergangenen zwölf Monaten hat sich das EIP-Konzept rasant entwickelt: Bis heute haben sich rund 1.000 freie Softwareentwickler für das EIP-Programm angemeldet. Weltweit sind derzeit 19 umfassende EIP-Anwendungen am Markt verfügbar – angefangen von Lösungen zur Zugriffs- und Kostenkontrolle über mobile EIP-Lösungen bis hin zu vollständigen EIP-basierten Dokumenten – und Content-Management-Lösungen.
Ein Beispiel für die Nutzung von EIP im Umfeld einer Content-Management-Anwendung ist „DocuShare EIP“. Mit diesem Werkzeug wird jeder Xerox-Multifunktionsdrucker zum zentralen Bestandteil der Geschäfts- und Content- Management-Prozesse in einem Unternehmen. Die Steuerung aller zentralen Dokumenten-Vorgänge innerhalb von Xerox DocuShare ist am Multifunktionsgerät möglich.
Um einen sicheren und personalisierten Zugriff zu ermöglichen, muss sich der Benutzer am Touchscreen mit seinen DocuShare-Zugangsdaten anmelden. Wie in DocuShare erhält er nur Zugriff auf Objekte, wo er über ausreichende Berechtigungen verfügt. Der Benutzer kann nach Login durch die DocuShare-Struktur navigieren.
Für eine übersichtliche Struktur haben Anwender die Möglichkeit, im gesamten System zu suchen oder nach bestimmten Daten zu filtern. Darüber hinaus werden Dateien über Registerkarten in vordefinierter Weise vorsortiert. Anwender haben zudem die Möglichkeit, alle grundlegenden Dokumenten-Management-Funktionen zu nutzen, wie beispielsweise:
– ein neues Dokument hinzuzufügen
– die Eigenschaften eines Dokuments einzusehen
– Dokumente am Multifunktionsdrucker auszudrucken
– das Einstellen neuer Versionen eines Dokuments per Scan
– die Vorschau auf ein Dokument in HTML-Ansicht
– die Einrichtung dokumentenbezogener Ad-Hoc-Workflows auch mit eben gescannten Dokumenten
Über eine Beispielanwendung lässt sich die Vereinfachung eines Arbeitsprozesses durch den Einsatz des neuen EIP-Clienten darstellen.
Typisches Einsatzszenario: Urlaubsantrag im Unternehmen:
Die Beantragung von Urlaubszeiten ist in Unternehmen oder der öffentlichen Verwaltung meist ein zeitintensiver Prozess mit langen Wegen und unnötigem administrativem Aufwand. Formulare für Urlaubsanträge sind aus der Personalabteilung zu beschaffen. Der Antragsteller füllt das Formular aus, unterschreibt es und bringt es wieder zur Personalabteilung. Diese leitet es per Hauspost an den zuständigen Vorgesetzten zur Freigabe weiter. Danach wandert das Formular erneut in die Personalabteilung.
Über DocuShare EIP vereinfacht sich dieser Prozess deutlich: Dokumente werden an einer zentralen Stelle im Dokumenten-Management-System erfasst und abgelegt. An dieser Stelle erfolgt auch die Zuordnung, welcher Mitarbeiter welche Unterlagen erhalten soll. Der Mitarbeiter authentifiziert sich am Multifunktionsgerät seiner Wahl mit seiner Benutzerkennung und hat damit Zugriff auf alle seine Unterlagen im System.
Er wählt über DocuShare EIP per Touchscreen des Multifunktionssystems aus der Formularsammlung den entsprechenden Urlaubsantrag aus. Daraufhin wird dieser direkt am Gerät gedruckt. Der Mitarbeiter hat nun die Möglichkeit, seine Urlaubs-Daten in gewohnter Weise auf dem Antrag anzugeben und den Urlaubsantrag persönlich zu unterzeichnen. Daraufhin wird das Dokument über das Multifunktionsgerät eingescannt und automatisch in den Arbeitsprozess „Urlaubsantrag“ übergeben. Alle Stellen im Haus, die diesen Antrag zur Genehmigung erhalten müssen, werden automatisch benachrichtigt. Die Bearbeitung des Antrags, dass heißt die Prüfung, Freigabe und Berücksichtigung in der Lohnbuchhaltung, erfolgt dabei in einer vordefinierten Schrittfolge vollständig automatisch.
Hoher Bedarf an EIP-Lösungen
Bertrand Cerisier, VP und Director of Marketing, Office Group, Xerox Europe, betont: „Die Begeisterung, mit der Entwickler, Systemintegratoren und Anwender unser EIP-Konzept aufgenommen haben, zeigt uns, dass es einen hohen Bedarf an Lösungen gibt, welche die Komplexität aus alltäglichen Arbeitsprozessen nehmen. Durch EIP hilft Xerox Arbeitsabläufe von Kunden zu vereinfachen und unterstützt sie, Zeit und Geld im Umgang mit Dokumenten zu sparen.“
Xerox DocuShare ist in Deutschland über den Direktvertrieb von Xerox Gobal Services und die Thomas Gabel Consulting GmbH erhältlich. „DocuShare EIP“ ist ab März 2008 verfügbar. Nähere Informationen sind über folgende Webseite erhältlich: http://www.docushare.de.
