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Managed Print Services als Faktor des Unternehmenserfolgs
Freitag 19. November 2010 - Unternehmen setzen verstärkt auf Managed Print Services externer Dienstleister, um in ihrem Druck- und Dokumentenmanagement Produktivität und Effizienz zu steigern und Kosten zu senken.
In einer aktuellen Studie der International Data Corporation (IDC) wird prognostiziert, daß der europäische Markt für Managed Print Services bis 2014 ein Volumen von vier Milliarden Dollar erreicht.
Erfolgreiche Unternehmen streben konsequent danach, ihre Produktivität und Effizienz zu erhöhen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Maßnahmen zur Kosteneinsparung sind aufgrund der schwierigen Wirtschaftslage in den letzten Jahren zum Erreichen der finanziellen Ziele schon alltäglich geworden. Gleichzeitig führt eine immer älter werdende Arbeitnehmerschaft dazu, daß auch eine Erhöhung der Mitarbeiterproduktivität für Unternehmen zunehmend wichtig wird.
Ricoh Europe, Spezialist für Office Solutions, Managed Document Services und Produktionsdruck, hat bei der International Data Corporation eine Studie in Auftrag gegeben, die Managed Print Services (MPS) untersucht, einen Markt, der in den nächsten sechs Jahren um 1,6 Milliarden US-Dollar wachsen wird. Zurzeit nehmen 20 Prozent der europäischen Unternehmen ab 500 Mitarbeitern MPS in Anspruch – Tendenz steigend. Das Wachstum schreibt die IDC der Tatsache zu, daß MPS Unternehmen erhebliche Vorteile bieten. Sie erzielen damit eine Kostenreduktion bei gleichzeitiger Steigerung von Effizienz und Mitarbeiterproduktivität – drei Ziele, die deutsche Unternehmen als besonders wichtige Vorgaben für das Geschäftsjahr 2011 nannten. Ebenfalls ausschlaggebend für die Inanspruchnahme von MPS sei für sie die Möglichkeit, daß geschäftsprozessbezogene Dokumentenabläufe rationalisiert werden.
Allerdings können viele Organisationen nicht alle Vorteile von MPS realisieren. Die Studie zeigt, daß für eine erfolgreiche Implementierung eine Kombination der drei Faktoren Optimierung der Dokumentenprozesse, Change-Communication bei Mitarbeitern und Technologie entscheidend sind. Dies sind essenzielle Elemente, um eine verbesserte Produktivität zu erreichen und sicherzustellen, daß Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die richtige Information zur richtigen Zeit erhalten. Vor diesem Hintergrund hat Ricoh das Konzept „Managed Document Services“ (MDS) entwickelt, das über MPS hinaus geht. MDS sind eine Erweiterung des MPS-Ansatzes, die das gesamte Dokumentenmanagement von der Eingabe über die Verarbeitung bis zur Ausgabe umfassen. Durch den Fokus auf Prozesse, Mitarbeiter und innovative Technologie sollen die Kerngeschäftsprozesse rationalisiert und optimiert werden. MDS reichen von der Analyse der Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe, über Aufdeckung von Spar- und Optimierungspotenzialen bis hin zur Implementierung einer individuellen Gesamtlösung für das unternehmensweite Druck- und Dokumentenmanagement bestehend aus Hardware, Software und Service sowie einem wirtschaftlichen Seitenpreiskonzept.
„Niemand zweifelt an den konstanten Veränderungen der Arbeitnehmerschaft und daran, daß die regelmäßige Optimierung von Arbeitsprozessen einen entscheidenden Anteil an der Effizienz von Unternehmen hat“, sagt Jim Potter, Executive Vice President Operations, Ricoh Europe PLC. „Um sicherzustellen, daß Unternehmen auch für künftige Veränderungen gerüstet sind, bieten wir mit MDS eine Lösung, die über den Faktor Technologie hinausgeht und sowohl Mitarbeiter als auch Prozesse mit einbezieht. Dadurch können wir die Produktivität erhöhen und wirklich Nutzen für unsere Kunden schaffen.“
„Prozesse rund um das digitale und gedruckte Dokument werden immer mehr als einer der letzten Bereiche in der IT-Infrastruktur entdeckt, in dem sich die Produktivität noch signifikant steigern lässt“, sagt Matthias Kraus, Analyst bei der IDC. „Daher ist es sowohl für Unternehmen als auch Dienstleister besonders wichtig, die damit verbundenen Risiken und Möglichkeiten zu verstehen. Die Studie zeigt die entscheidenden Faktoren bezüglich der Implementierung und Steuerung von MPS, um das volle Potenzial realisieren zu können.“
