Inkjet & Digitaldruck
So druckt die moderne Verwaltung
Freitag 02. Dezember 2011 - Drucken, kopieren, scannen, faxen: Mehr als 265.000 DIN A4-Seiten gehen in der brandenburgischen Stadtverwaltung Uebigau-Wahrenbrück jährlich über den Drucker. Seit Januar 2011 setzt man hier nun auf ein einheitliches digitales Drucksystem von Sharp.
Bis zuletzt kamen dabei fünf verschiedene Drucksysteme mit über 20 Multifunktionsgeräten unterschiedlicher Hersteller zum Einsatz. Das Problem: Durch die aufwendigen Insellösungen wurden hohe Druckkosten und ein enormer administrativer Aufwand verursacht. Mit Hilfe der Zöllner Büro- & IT Systeme GmbH und Software der edo GmbH & Co. KG, einem Spezial-Dienstleister für Managed Print-Services, hat die Stadtverwaltung Uebigau-Wahrenbrück ihre Gerätelandschaft im Januar 2011 konsolidiert und setzt seitdem auf ein einheitliches digitales Drucksystem von Sharp. Zum Einsatz kommen die Hochleistungs-Multifunktionsfarbdrucker MX-2600N, MX-B382SC und MX-4100N, die über ihre offene Systemarchitektur eine einheitliche Bedienoberfläche ermöglichen. Die vormals komplizierte und kostenintensive Beschaffung von Verbrauchsmaterialien gehört dank dieser homogenen Druckerlandschaft endgültig der Vergangenheit an.
Rund 25 Mitarbeiter kümmern sich in der Stadtverwaltung Uebigau-Wahrenbrück täglich um alle eingehenden Anträge und Formulare der Bürger. Die meisten Prozesse setzen dabei nach wie vor aufs Papierformat. Den Druckern und Kopierern im Haus kommt damit eine wichtige Rolle zu. „Durch eine höchst heterogene Druckerlandschaft mit vielen verschiedenen Druckermodellen, unterschiedlichen Anschlüssen und Tonern kam die Wartung der Geräte einer Wissenschaft gleich. Der gesamte Bestell- und Bevorratungsaufwand war immens zeitraubend und verursachte jedes Jahr sehr hohe Kosten“, berichtet Jens Runge, IT-Leiter der Stadtverwaltung Uebigau-Wahrenbrück, aus der Zeit vor der Konsolidierung. Sämtliche Kartuschen für die fünf Drucksysteme hat der IT-Verantwortliche der Stadtverwaltung zwei Mal jährlich individuell bei verschiedenen Anbietern als Original und als Rebuilt beschafft. Für die interne Logistik bedeutete dies einen sehr hohen Aufwand, um die benötigte Kartuschenvielfalt zu bevorraten und zu verteilen. Und auch bei den Kosten schlug sich die Insellösung nieder: Pro Halbjahr belief sich das Bestellvolumen auf 3.000 bis 5.000 Euro. Durch die Einführung einer doppelten Haushaltsordnung stand die Stadtverwaltung zusätzlich vor der Herausforderung, die Kosten für die Papierausgabesysteme den Kostenverursachern zuzuordnen. „Darüber hinaus klagten die Kollegen über Tonergestank, Druckermief und Geräuschkulissen, da sämtliche Geräte direkt in den Büros der einzelnen Sachbearbeiter standen. Eine Mitarbeiterin litt bereits an einer Allergie der Augen und am Hals“, so Runge.
Alle Anforderungen an das neue Drucksystem bündelte die Stadtverwaltung in einer entsprechenden Projektausschreibung. Den Zuschlag für die Realisierung erhielt die Zöllner Büro- & IT Systeme GmbH. „Als Ergebnis einer umfassenden Ist-Analyse schlugen wir der Verwaltung eine bedarfsgerechte Konsolidierung der Gerätelandschaft vor, die auf zentrale Multifunktionsdrucker mit einer einheitlichen Bedienerführung und einem einfachen Tonermanagement abzielte“, erklärt Stefan Randhahn, Kundenberater bei der Zöllner Büro- & IT Systeme GmbH. In der Umsetzung setzten die Spezialisten für Dokumentenmanagement auf die Sharp Hochleistungs-Multifunktionsfarbdrucker MX-2600N und MX-B382SC am Standort Uebigau sowie die Sharp Geräte MX-4100N und MX-B382SC am Standort Wahrenbrück. Neben hervorragenden Leistungswerten von bis zu 41 produzierten Seiten pro Minute für eine exzellente Performance, einem großen und übersichtlichen LCD Touch Panel mit optionaler Tatstatur für die bequeme Dateneingabe sowie einer extrem einfachen Bedienerführung überzeugten die Sharp Drucker in diesem Projekt vor allem mit ihrer plattformunabhängigen Systemarchitektur, die eine nahtlose Integration in die vorhandene Geschäftssoftware der Stadtverwaltung ermöglichte. „Auf Basis der Offenen Systemarchitektur (OSA) von Sharp konnten wir die benötigten Funktionen zentral per Server mit allen angeschlossenen Arbeitplätzen verlinken. Für flexible Anwendungen, Prozesse und Services bei der Benutzung, Steuerung und Verwaltung der Multifunktionsdrucker kam eine modulare Softwarelösung von edo zum Einsatz, die ein übersichtliches Monitoring, orts- und zeitunabhängiges Drucken sowie ein einfaches Flottenmanagement ermöglicht“, so Stefan Randhahn.
Aufgrund der sehr hohen Wirtschaftlichkeit des zentralen Sharp Druckersystems profitiert die Stadtverwaltung von erheblichen Einsparungen bei den Beschaffungsnebenkosten. „Darüber hinaus wurden auch die Verwaltungsmitarbeiter und die IT-Abteilung durch das neue System stark entlastet.“, zeigt sich Jens Runge zufrieden. Für eine effektive Daten- und Dokumentensicherheit setzt die Verwaltung zusätzlich auf den edoKey mit 40 RFID-Transpondern und sechs Sicherheits-Lesegeräten. Damit ermöglicht das System eine komfortable „Follow me“-Funktion, mit der die Ausdrucke nach dem Abschicken des Druckauftrags an jedem beliebigen Gerät abgeholt werden. So können sensible Fomulare nicht in falsche Hände geraten und zeitraubende Wartezeiten entfallen ebenfalls, falls ein Gerät durch einen anderen Druckjob längerfristig belegt ist. „Dank der einheitlichen Bediendisplays auf der edo Oberfläche kommen selbst die älteren Verwaltungsmitarbeiter bestens mit allen neuen Geräten zurecht. Die Akzeptanz bei den Kollegen war damit von Anfang an sehr hoch“, so Runge. „Auch die Allergieprobleme unserer Mitarbeiterin im Büro des Bürgermeisters haben sich bereits deutlich reduziert. Kurzum: Die Einführung des Sharp Druckersystems ist für die Stadtverwaltung Uebigau-Wahrenbrück ein voller Erfolg!“
