Workflow
Intelligente Dokumente als Mittelpunkt effektiver Prozesse
Samstag 31. Juli 2021 - Bereits in den Siebzigerjahren begannen die Menschen vom papierlosen Büro zu träumen. Angestachelt von großen Ideen des Drucker- und Scannerherstellers Xerox, verbreitete sich eine Vorstellung, die allerdings sogar heute noch als Utopie gilt.
„Selbst aus den durchoptimierten Arbeitsmethoden des 21. Jahrhunderts lässt sich Papier noch nicht ganz wegdenken“, weiß auch Myrko Rudolph, Geschäftsführer der exapture GmbH und Experte für digitalisierte Prozesse. „Allein wegen gesetzlicher Anforderungen, aber auch oft genug aufgrund besserer Handhabung, benötigen Unternehmen Ausdrucke verschiedenster Art – die große Aufgabe besteht darin, diese wieder in digitale Prozesse zu überführen.“ Als Schnittstelle von der analogen in die Welt der Einsen und Nullen dienen klassische Multifunktionsgeräte (MFP), die mit intelligenten Scanlösungen ausgestattet eine reibungslose Weiterverarbeitung gewährleisten können. „Scannen kann jeder“, da ist sich Rudolph sicher. Um auch alle Vorgänge, die im Nachhinein noch geschehen müssen, so schnell, effizient und qualitativ hochwertig wie möglich abzuschließen, lässt sich zu einem simplen, aber effektiven Trick greifen: Das Dokument selbst wird zum intelligenten Teil und somit Dreh- und Angelpunkt des gesamten Prozesses.
Alles in der eigenen Hand
Papier wieder in die Digitalität zu überführen, vereinfacht die alltägliche Arbeit oft schon erheblich. Sollte der Prozess, der hinter dem eigentlichen Scanvorgang steht, jedoch komplexer ausfallen, setzen Unternehmen häufig immer noch auf den menschlichen Faktor bei der Sortierung und Ablage der Dokumente. „Hier verschenken nicht wenige ein großes Maß an Potenzial“, meint Rudolph. „Solange weiterführende Prozesse immer noch festgelegten Regeln folgen, lassen sie sich auch automatisieren.“ Dies gelingt durch die direkte Miteinbeziehung der Dokumente selbst: Hausinterne und somit selbst erstellte Papiere lassen sich nach Belieben modifizieren und beispielsweise mit Barcodes ausstatten – Grad und Art der Automatisierung liegen vollends in der eigenen Hand. „Intelligente Software liest diese bereits im Scan-Vorgang aus und führt darin enthaltene Befehle nach zuvor festgelegten Regeln aus“, so der Experte weiter. „Mit der Servicestation MFP als Tool sortiert sich das intelligente Dokument quasi eigenständig an die richtige Stelle im jeweiligen System oder begibt sich selbst in die Verarbeitung durch weiterführende Prozesse.“ Digitalisierung, Benennung und Archivierung beziehungsweise Weiterverarbeitung lassen sich so in einem einzigen automatisierten Schritt zusammenfassen.
Einfach? Komplex? Einfach egal.
Mit der automatisierten Weiterverarbeitung entledigen sich Anwender nicht nur zeitintensiver Aufgaben, sondern auch großer Fehlerquellen, denn bei der größten handelt es sich immer noch um den Faktor Mensch. Egal wie komplex die Aufgaben ausfallen, vor der die Software gestellt wird: Solange sie einem klaren Muster folgen, lässt sich die Software – getriggert durch den Befehl auf dem intelligenten Dokument – zu jeder noch so komplizierten Handlung im Rahmen der IT-gegebenen Parameter programmieren. „Den Menschen vollständig zu ersetzen, vermag allerdings weder die beste Software noch das intelligenteste Dokument“, erklärt Rudolph. „Spontane, abgewogene Entscheidungen trifft das menschliche Gehirn immer noch uneingeschränkt am besten – das Ziel, diese Fähigkeit im vollen Umfang zu adaptieren oder zu emulieren, liegt noch in weiter Ferne.“ Softwarelösungen im Scanbereich dienen in Kombination mit der passenden Hardware und nach eigenen Anforderungen erstellten intelligenten Dokumenten vor allem der Erleichterung und weniger als Ersatz. „In beinah jedem Prozess stecken noch Potenziale zur Verbesserung“, so Rudolph. „Mit der direkten Einbeziehung von Dokumenten in die alltäglichen Abläufe haben wir zumindest einen weiteren blinden Fleck erschlossen.“
