Workflow
Kyocera Cloud Information Manager: Intelligente Dokumentenprozesse as a Service
Donnerstag 04. Mai 2023 - Kyocera Document Solutions, ein führender Anbieter im Bereich Informations- und Dokumentenmanagement, erleichtert Unternehmen mit seiner neuen cloudbasierten Dokumentenmanagement-Lösung ab sofort den Einstieg in die Digitalisierung ihrer Dokumentenprozesse - und damit die Einführung hybrider Arbeitsmodelle. So können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse einfach und sicher beschleunigen.
Der Einsatz digitaler Lösungen zur Beschleunigung von Geschäftsprozessen ist einer der wichtigsten Treiber für mehr Produktivität. Doch gerade für Unternehmen ohne eigene IT-Infrastruktur und -Fachkräfte ist die Einführung leistungsstarker Software-Suiten für digitale Workflows zeit- und kostenintensiv. Mit dem Kyocera Cloud Information Manager können Unternehmen digitale Dokumente einfach und effizient verwalten, ohne IT-Ressourcen für die Einrichtung und Wartung von Servern vorhalten zu müssen, und haben jederzeit schnellen Zugriff auf alle wichtigen Informationen.
Dokumente digitalisieren und Geschäftsprozesse beschleunigen
Die Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung ermöglicht die einfache Verwaltung und Klassifizierung unterschiedlicher Dokumententypen. Diese können per Drag & Drop über die intuitive Benutzeroberfläche im Webbrowser, über die mobile App für iOS und Android oder über die Scanfunktion eines Multifunktionssystems importiert werden. Durch den hohen Automatisierungsgrad können auch umfangreiche Dokumente mittels Optical Character Recognition (OCR) analysiert und Informationen in kürzester Zeit extrahiert werden. Die mühsame und zeitaufwändige Durchsicht jedes einzelnen Dokuments und die manuelle Verschlagwortung entfallen.
Dokumente wie Rechnungen oder Angebote können über eine Stichwort- oder Datumssuche leicht gefunden werden, so dass Anwenderinnen und Anwendern auch außerhalb des Büros immer alle benötigten Informationen zur Verfügung stehen. Durch die schnelle und ortsunabhängige Verfügbarkeit von Informationen sind hybride Arbeitsmodelle, das Arbeiten über mehrere Standorte hinweg oder beim Kunden vor Ort kein Hindernis mehr für schnelle und effiziente Geschäftsprozesse.
Sicheres Dokumentenmanagement rund um die Uhr
Als cloudbasierte Lösung benötigt der Kyocera Cloud Information Manager keine eigene Server-Infrastruktur. Die Lösung wird auf verschlüsselten Servern innerhalb der Europäischen Union gehostet. So werden alle Informationen sicher bewahrt und DSGVO-konform vor dem Zugriff Dritter geschützt. Administratoren können innerhalb ihrer Organisation unterschiedliche Zugriffsrechte für Benutzer- und Dokumentenkategorien anlegen und festlegen, wer ein Dokument einsehen, bearbeiten oder löschen darf. Darüber hinaus können sie für jeden Dokumententyp Aufbewahrungs- und Löschfristen festlegen, um sicherzustellen, dass alle Dokumente ordnungsgemäß verwaltet und nicht versehentlich gelöscht werden.
Dank der Skalierbarkeit der Cloud-Plattform sind die Einsatzmöglichkeiten des Kyocera Cloud Information Managers nahezu unbegrenzt. Die Lösung kann mit dem Anwenderunternehmen wachsen, indem die Anzahl der Benutzer und der Dokumentenspeicher im Handumdrehen erweitert werden. Darüber hinaus sind auch seitens Kyoceras regelmäßige Updates geplant, die den Funktionsumfang der Lösung in den kommenden Jahren kontinuierlich erweitern und optimieren sollen.
Kyocera Cloud Services: Geballte SaaS-Power für den Fachhandel
Der Kyocera Cloud Information Manager ist die jüngste Ergänzung des Cloud-Lösungsportfolios von Kyocera Document Solutions. Zusammen mit der Printmanagement-Lösung Kyocera Cloud Print and Scan und dem Flottenmanagement-Tool Kyocera Fleet Services bietet Kyocera seinen Fachhandelspartnern unter dem Dach der Kyocera Cloud Services effektive cloudbasierte Lösungen, mit denen sie ein breites Spektrum an Kundengruppen ansprechen und deren Geschäftsprozesse beschleunigen können.
„Mit dem Kyocera Cloud Information Manager ermöglichen wir dank niedriger Investionskosten ein effizientes digitales Dokumentenmanagement“, erklärt Daniel Crosina, Produktmanager bei Kyocera Document Solutions. „Mit der Einführung intelligenter Dokumentenprozesse profitieren auch sie von umfassender Sicherheit für ihre Dokumente und der hohen Flexibilität für hybride Arbeitsmodelle und schnellere Geschäftsprozesse, die alle unsere cloudbasierten Lösungen auszeichnen. Mit allen relevanten Informationen im direkten Zugriff können Unternehmen schneller Entscheidungen treffen und ihre Produktivität entscheidend steigern.“
