Inkjet & Digitaldruck

Dokumenten-Outsourcing steckt in Europa noch in den Kinderschuhen

Mittwoch 26. Januar 2005 - Unternehmen investieren zwar in Outsourcing, verschenken dabei aber großes Potenzial

Europäische Unternehmen geben durchschnittlich rund drei Prozent ihres Jahresumsatzes für das Outsourcing von Entwicklung, Produktion, Verteilung und Lagerung von Dokumenten aus. So kommt jährlich die stolze Summe von 55 Milliarden Euro zusammen. Das hat eine aktuelle Studie von RS Consulting ergeben, die von Xerox Global Services in Auftrag gegeben worden war. Allerdings wird dieser Betrag größtenteils auf einer taktischen und seltener auf einer strategischen Ebene verwendet. Konkret bedeutet das: 90 Prozent der befragten Unternehmen lagern losgelöste Teile ihrer Dokumenten-Aktivitäten an Drittanbieter aus, nicht aber komplette dokumenten-intensive Geschäftsprozesse. Die Studie legt weiterhin nahe, dass die Unternehmen wesentlich größere Effizienz- und Kosteneinsparpotenziale realisieren könnten, wenn sie einen größeren Anteil ihrer Dokumenten-Prozesse an eine geringere Anzahl Dienstleister auslagern würden.

Die Studie von RS Consulting basiert auf über 600 Einzelinterviews, die mit Führungskräften von mehr als 250 Unternehmen aus ganz Europa geführt wurden.

Größere Einsparungen durch zentralisiertes Outsourcing

Weniger als ein Unternehmen von fünf greift beim Dokumenten-Outsourcing auf nur einen oder wenige Dienstleister zurück. Diese Verteilung der Aufgaben auf zu viele Anbieter hat zur Folge, dass Wirtschaftlichkeitsgewinne durch große Stückzahlen meist nicht genutzt werden. Desweiteren werden die Outsourcing-Entscheidungen häufig auf Abteilungsebene getroffen, so dass die Führungsebene des Unternehmens zum Teil keine Übersicht über die Kosten für Dokumenten-Management und -Outsourcing hat. Diese mangelnde Transparenz führt schnell dazu, dass Überblick und Kontrolle über die gesamte Outsourcing-Verflechtung des Unternehmens verloren gehen und das Potenzial von Dokumenten-Outsourcing nur selten zur Gänze genutzt wird.

Bryan Atkin, Managing Director von RS Consulting, kommentiert das Ergebnis der Studie folgendermaßen: «Einfach ausgedrückt geben Unternehmen zwar Geld für Dokumenten-Outsourcing aus, aber nicht notwendig auf die richtige Art und Weise. In den meisten Unternehmen gibt es kaum Hinweise auf ein strategisches Management der Ausgaben für Dokumenten-Dienstleistungen. Man kann daraus schließen, dass sich der europäische Markt für die Auslagerung von Dokumenten-Prozessen noch in den Kinderschuhen befindet.»