Weiterverarbeitung

Flexibilität, die überzeugt

Freitag 15. Juni 2007 - Das Stockelsdorfer Unternehmen Data-Service GmbH bietet IT-Komplettservice für Unternehmen, die umfangreiche Datenbestände zu verwalten haben.

Dazu gehört das Drucken und Verarbeiten großer Versandvolumen. Von Anfang an setzte die Firma auf Qualität und Leistungen von Pitney Bowes – seit November 2006 mit dem Kuvertiersystem Flexible Productivity Series (FPS): Es lässt sich flexibel in bestehende Arbeitsabläufe integrieren und kann schnell umgerüstet werden.

Von außen wirken die Hallen unscheinbar. Im Inneren leisten Klimaanlagen maximale Arbeit, große Kontrollmonitore überwachen die Produktionshallen. Mehr als fünf Millionen Kundendaten lagern auf der ständig wachsenden Serverflotte der Data-Service GmbH (DSS) in Stockelsdorf bei Lübeck – und täglich kommen neue dazu. Das Unternehmen ist darauf spezialisiert, große Datenbestände zu verwalten und zu verarbeiten. Seit über 20 Jahren bietet die DSS ihr Know-how im Hosting von Abonnements, Mitgliedschaften sowie Daten von Telefonkunden an. Große Verlagshäuser und verlagsnahe Unternehmen wie der Werbende Buch- und Zeitschriftenhandel (WBZ) zählen zu den Kunden, aber auch Vereine und Verbände lassen ihre Mitgliederdaten hier betreuen. Die von DSS selbst entwickelte Software bietet die Möglichkeit, das Angebot an die Kundenbedürfnisse anzupassen.
 
Maßgeschneidert statt von der Stange – das kennzeichnet auch die Steuerung des Datenoutputs. Die bei DSS gelagerten Kundendaten enthalten nicht nur Namen und Telefonnummern: „Auf unseren Servern lagern komplette Kundenhistorien, die jeden Kontakt zwischen Firmen und Verbrauchern festhalten“, erklärt Michael Dechow, zuständig für Marketing und Controlling bei DSS. „Aus diesen Daten kann man zum Beispiel entnehmen, wann ein Abonnent welche Zeitschrift beim Verlag bestellt hat, wann er die letzte Mahnung oder Rechnung erhalten hat, oder wie hoch diese war.“ Die Daten werden ausgewertet und verarbeitet, um daraus Rechnungen, Mahnungen oder sonstige Belege zu generieren. Um die Datenströme effizient und schnell weiterzuverarbeiten, unterstützt Data-Service die Prozesse mit einer Kuvertiermaschine von Pitney Bowes.
 
Das Kuvertiersystem „Flexible Productivity Series“ (FPS) nimmt die gedruckten Datenblätter direkt von Rolle oder Stapel endlos sowie auch als Einzelblattstapel entgegen. Es sortiert und steuert Beilagen zu, falzt die Unterlagen und fügt sie in einen Umschlag, der automatisch verschlossen wird. Im laufenden Jahr rechnet Dechow mit rund 25 Millionen Kuvertierungen. „In unserem Unternehmen kommt es darauf an, die unterschiedlichen Papierformate, die wir produzieren, schnell und störungsfrei zu verarbeiten“, erklärt Dechow. Rund 14.000 Briefe kann die Maschine in einer Stunde verarbeiten, eine Erleichterung der Abläufe gerade in Spitzenzeiten. „Der Schwerpunkt unserer Tätigkeit liegt in der Erstellung und dem Versand von sogenannten Transaktionsdokumenten – also Rechnungen, Mahnungen oder Mailings“, sagt Dechow. „Dieser Sektor macht etwa 90 Prozent unseres Dokumentenversands aus.“ Mit entsprechenden Hochleistungsdruckern ist es möglich, rund 20.000 Seiten pro Stunde zu bedrucken – „die müssen erst einmal verarbeitet sein.“
 
Einfach zu bedienen und flexibel einsetzbar
„Wir setzen die FPS sowohl in der Einzelblatt- als auch in der Endlosverarbeitung ein“, sagt Michael Dechow. „Die Daten werden auf Rolle geliefert und mit einem Abrollsystem direkt mit der Kuvertiermaschine verbunden, so dass das Papier direkt in das System hineintransportiert wird.“ Handelt es sich um einen Auftrag mit Einzelblattformaten, kann die Maschine in kurzer Zeit mit einem Einzelblattanleger bestückt werden, aus dem sie die Dokumente einzieht. Da unterschiedliche Druckdaten auf unterschiedlichen Papierformaten verarbeitet werden, muss die Maschine täglich mehrfach umgerüstet werden. „Bei der FPS dauert die Umrüstung zwischen Einzelblatt- und Endlosverarbeitung nur wenige Minuten“, so Wolfgang Körner, Account Manager bei Pitney Bowes. „Über den Einzelblattanleger können bis zu 36.000 Blatt pro Stunde verarbeitet werden.“ Das System muss von den Mitarbeitern der Data-Service GmbH in der kurzen Zeitspanne zwischen zwei Aufträgen umgerüstet werden – das setzt eine unkomplizierte Bedienung voraus. „Eine Maschine, die die täglichen Arbeitsabläufe hier effizient unterstützt, muss flexibel in unsere Arbeitsabläufe integrierbar sein“, so Dechow. „Genau das ist der Vorteil der FPS.“
 
Vor allem an den letzten zehn Tagen eines Monats steigt das Postaufkommen deutlich an, in diesem Zeitraum wächst das tägliche Versandvolumen um 30 Prozent. Die Leistungen von Data-Service gehen jedoch über die reine Verwaltung von Kundendaten hinaus: Abonnentensoftware und Direct-Mail-Services zählen ebenso zum Portfolio wie Laserprints, die im hauseigenen Druckzentrum erstellt werden – vom Druckfile bis zum Dokument. „Sobald ein Kunde etwas bestellt, produzieren wir hier die Lieferbelege und Rechnungen“, sagt Dechow. Drei große Laserdrucksysteme drucken die erzeugten Files auf Papierrollen, Endlospapier im Stapel und Einzelseiten. „Welche Dokumente auf Rolle oder Einzelblatt gedruckt werden, hängt ganz von den Wünschen und Anforderungen unserer Kunden ab“, erklärt Michael Dechow. Eine Rolle Papier umfasst bis zu 42.000 DIN-A4-Dokumente, je nachdem, ob die Seiten einzeln oder nebeneinanderliegen. Der Vorteil der Endlospapierverarbeitung liegt in der hohen Verarbeitungsgeschwindigkeit. Einzelblätter sind dagegen im Einkauf günstiger und ermöglichen das beidseitige Bedrucken des Papiers – das wiederum spart Versandkosten.
 
Allround-Talent mit Qualität
Schnelligkeit und Flexibilität – das sind die zentralen Herausforderungen für die FPS. Pitney Bowes hat das System für eine effiziente Drucknachbereitung im hochvolumigen Bereich entwickelt – dabei verarbeitet die Maschine nicht nur gängige DIN-lang- und C5-Formate, sondern auch C4-Kuverts -, bei einer Geschwindigkeit von bis zu 9.000 Kuvertierungen pro Stunde. Auch ausgefallene Beilagen wie Booklets oder Coupons sind kein Problem für die FPS. Ein Leistungsmerkmal, das auch für die Stockelsdorfer Spezialisten wesentlich ist: „Wir versenden in regelmäßigen Abständen Coupons und andere Beilagen: So bewerben die Verlage zum Beispiel andere Publikationen aus ihrem Sortiment oder stellen neue Zeitschriften vor“, so der Marketingchef. Häufig wechselnde Formate, auch bei hohem Postaufkommen – eine alltägliche Herausforderung für die Kuvertiermaschine, die sie souverän bewältigt. Selbst Probeexemplare sind schnell verarbeitet.
 
Das Kuvertiersystem FPS verfügt über einen Scanner für OMR- und Barcode-Erkennung. Diese nutzt die Data-Service GmbH für ein effizientes Management des Datenoutputs: „Anhand der Codes erkennt das System, ob eine Rechnung zwei, drei oder mehr Seiten umfasst, sammelt die bedruckten Blätter, steuert gegebenenfalls Beilagen zu und falzt und kuvertiert die kompletten Sendungen“, sagt Dechow. Derzeit arbeitet DSS mit der Steuerung des Workflows durch OMR-Codes. Um auch zukünftigen Kundenanforderungen gerecht zu werden, ist die FPS zusätzlich mit Soft- und Hardware für eine dateigestützte Verarbeitung ausgerüstet. Damit kann die Data-Service GmbH flexibel auf die steigenden Ansprüche der Kunden reagieren: Die Möglichkeit, ein Dokument im gesamten Arbeitsablauf kontrollieren zu können, bietet größtmögliche Integrität und eine revisionssichere Verarbeitung.
 
Eine konstante Partnerschaft
DSS baut seit 20 Jahren auf Pitney Bowes. „Die Leistungen haben uns einfach überzeugt, und das konstant“, so Dechow, der direkt mit der Geschäftsleitung zusammenarbeitet. Deswegen setzt das Stockelsdorfer Unternehmen in der Weiterverarbeitung weitere Maschinen des Mailstream-Spezialisten ein: „Bei uns sind drei weitere Pitney Bowes-Kuvertiersysteme im Einsatz: zwei DM9 und eine DI3000 – das sind typische Lettershopmaschinen.“ Die bislang eingesetzte Serie 9 wurde im November vergangenen Jahres durch die neue FPS ersetzt. Dieses System entspreche den speziellen Anforderungen der DSS am besten. „Die FPS bietet uns die Möglichkeit, unsere komplexen Daten optimal zu verarbeiten – und die Chance, unsere Produktion weiter zu steigern“, so Dechow. „Dabei haben wir mit Pitney Bowes einen zuverlässigen Partner an der Seite, so dass wir auch unseren Kunden die gewohnte Qualität und einen optimalen Service bieten können.“