Workflow

Unternehmensübergreifende Produktion mit JDF und Hiflex Print Support

CIPPI 2007 Preisübergabe

Freitag 02. November 2007 - Drei Unternehmen erhalten für ihr Beziehungsgeflecht den CIP4 Innovationspreis 2007

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Im August 2005 wurden erstmals die CIP4 International Print Production Awards (CIPPI-Awards) verliehen. Mit diesem Preis würdigt die CIP4-Organisation die Errungenschaften innovativer grafischer Unternehmen auf dem Gebiet der digitalen Integration, Vernetzung und Automatisierung. Seit 2005 sind stets Hiflex-Kunden unter den Preisträgern – so auch im Jahre 2007.

Die CIP4-Organisation (International Cooperation for the Integration of Processes in Prepress, Press and Postpress) verleiht die weltweit ausgeschriebenen CIPPI-Awards in drei Kategorien:
• Innovativste Nutzung der Prozessautomatisierung in einer
• Bestes Kosten-Nutzen-Verhältnis durch den Einsatz der Prozessautomatisierung
• Größte Effizienzsteigerung und Verbesserung der Kundenbetreuung durch den Einsatz von Prozessautomatisierung

Die Gewinner wurden von einer unabhängigen, international ausgeprägte Expertengruppe („CIPPI Award Review Panel“) ermittelt, die eigens von der CIP4-Organisation einberufen wurde. Nach eingängiger Prüfung sämtlicher Einreichungen stimmten die Experten über die Gewinner ab. Ein Kommentar zum Druckhaus Berlin-Mitte lautet: „DBM ist ein reines Beispiel einer sehr klugen und erfolgreichen JDF Implementierung. Das Projekt war sehr ehrgeizig und wurde akkurat beschrieben. DBM hat neue Erfolgs-Standards für JDF Implementierungen in einer hersteller- und unternehmens-übergreifenden Umgebung gesetzt.“

In den zurückliegenden Jahren bezogen sich die Auszeichnungen vor allem auf Optimierungen des Workflows durch die JDF-Vernetzung innerhalb eines Unternehmens. Dieses Jahr geht die CIP4-Auszeichnung erstmals an einen Verbund von Einkäufern, Druckereien und Veredlern, die über das Hiflex Software-Tool „Hiflex Print Support“ unternehmensübergreifend miteinander kommunizieren und Anfragen sowie Bestellungen abwickeln. Die prämierte Implementierung bindet drei Unternehmen ein: den Drucksacheneinkäufer Gutenberg-Werbering Gesellschaft aus dem österreichischen Linz, das Druckhaus Berlin-Mitte (DBM) als Gutenbergs Drucksachenlieferant und Grieger Offsetdruck, wo DBM Fremdarbeit (Druckbogenveredelung) zukauft. Alle drei Unternehmen erhalten jetzt gemeinsam den CIPPI-Award für die „Innovativste Nutzung der Prozess-auto-mati-sierung.“

Die Situation vor der externen Vernetzung
Das Druckhaus Berlin-Mitte nutzt seit 2003 die unternehmensweite Vernetzung und war weltweit das erste Unternehmen, das den JDF-Workflow unter Praxisbedingungen einsetzte und eine neue Ära der Vernetzung einläutete. Die JDF-Implementierung startete zunächst mit dem Hiflex MIS und dem MAN Roland Printnet-System, inzwischen ist auch der Kodak Prinergy-Workflow eingebunden sowie die Logotronic Professional Systeme der beiden KBA Rapida. Die integrierte Vernetzung der Buchbinderei (Schneidestraße und Sammelhefter) wird in Kürze ans Netz gehen.

Als JDF-Pionier ist das Druckhaus Berlin-Mitte stets bestrebt, die Automatisierung der Arbeitsabläufe voranzutreiben. „Dabei haben wir durch die JDF-Vernetzung unsere Produktivität erheblich erhöht,“ so Geschäftsführer Herbert Preißler. Der interne Produktionsprozess ist voll integriert – dazu gehört auch die etwa 30 Kilometer außerhalb produzierende KBA Rapida und nicht zuletzt das perfekt funktionierende Papier Management: Das Druckhaus in Berlin wird vom Papierhändler Just-in-time beliefert und konnte so sein Papierlager abschaffen.

„Während die betriebsweite Standardisierung, die interne Automatisierung sowie die Kommunikation hoch entwickelt sind, suchten wir nach einem Weg, auch unsere externen Partner und Zulieferer in diesen Prozess mit einzubeziehen“, erläutert Herbert Preißler. Dazu gehören nach seinen Ausführungen die Printbuyer und Partner, bei denen das Druckhaus Berlin-Mitte extern Aufträge zu vergeben hat. „Dabei stellten wir fest, dass der Bestell- und Beschaffungsprozess sehr zeitaufwändig ist und folglich noch erhebliches Rationalisierungspotenzial in sich birgt.“

Herbert Preißler hatte dabei das Problem, dass es kein professionelles Portal auf dem Markt gab, mit dem man sowohl Anfragen entgegennehmen und beantworten, als auch selbst Angebote einholen und Aufträge vergeben konnte. „Wir bekamen häufig Anfragen, die nicht strukturiert waren und wichtige Angaben vermissen ließen. Auch wenn wir selbst Angebote von unseren Zulieferern erhielten, hatten wir immer den Eindruck, dass wir Äpfel und Birnen miteinander zu vergleichen hatten. Außerdem gab es keinerlei Transparenz und keine Möglichkeit, unsere Bestellungen und Terminvorgaben präzise zu verfolgen – wie wir es in unserem automatisierten Workflow gewohnt sind,“ beschreibt Herbert Preißler die damals höchst unbefriedigende Situation. „Wir hatten aber den Wunsch, dass die Drucksachen-Beschaffung und die externen Kommunikationsprozesse dem existierenden internen Prozess angepasst sein sollten. Denn wir waren – und das hat sich auch bestätigt – dass dies Zeit und Geld spart, die Nerven schont und vor allem die Kommunikation verbessern und Produktivität massiv erhöht.“

Zettelwirtschaft vor Einführung des innovativen Print-Procurements
Vor der Einführung des automatisierten Beschaffungs- und Bestellprozesses waren viele Arbeitsschritte unstrukturiert, es herrschte „Zettelwirtschaft“ und die Mehrfacherfassung von identischen Daten waren die Folge beim Anfrage- und Angebotsprozess.

• Man erhielt Angebotsanfragen per e-Mail, mit der Post, Fax oder Telefon. Die Sachbearbeiter mussten alles notieren (Kundenname, Adresse, Kontaktperson, Termine etc.) und die technischen Spezifikationen wie Produktart, Format, Farben, Papierart, Weiterverarbeitung etc. in das Hiflex MIS eingeben. Das Angebot wurde nach dem Ausdruck aus dem Hiflex MIS entweder per Post oder Fax, im günstigsten Fall als E-Mail verschickt.
• Wurden externe Services notwendig und das Druckhaus selbst als Einkäufer tätig (Anfrage und Beauftragung von Drucksachen oder Weiterverarbeitungs-Leistungen), mussten die entsprechenden Dienstleistungen gemäß Produktdefinition angefragt werden. Diese Anfragen mussten separat personalisiert und über die entsprechenden Kanäle verteilt werden. Für Alternativ-Angebote machte dies die Anfrage bei mindestens zwei oder drei Dienstleistern erforderlich.
• Die angefragten Unternehmen erfassten nach Erhalt der Anfrage ihrerseits wieder die Daten und technischen Spezifikationen, ließen in ihren Kalkulationssystemen die Anfrage rechnen und sendeten die Angebote über die verschiedenen Kommunikationssysteme an das Druckhaus zurück.
• Alle Angebots-Rückläufe mussten individuell bearbeitet werden. Es gab weder einen Standard, nach dem man hätte arbeiten können, noch ein Werkzeug, das die Arbeit hätte erleichtern und die Angebote miteinander vergleichen können.
• Jede zusätzliche Information (zum Beispiel weitergehende Anfragen, Anmerkungen oder Absagen) konnte ebenso wenig automatisiert bearbeitet werden. Zudem wurden die Kontakte mit den entsprechenden Anbietern meist per Telefon hergestellt, ergänzende Informationen mussten manuell erfasst werden – ein aufwändiger und mühsamer Prozess, zumal die Verfügbarkeit des Services und die Termine telefonisch geklärt wurden.
• Die Angebote der verschiedenen Zulieferer waren üblicherweise nicht direkt vergleichbar, wobei oftmals wichtige Informationen nicht klar und deutlich im Angebot ausgewiesen waren. Das machte den Evaluations-Prozess nicht gerade einfacher.
• Hatte man endlich Klarheit, mussten die Bestellungen per Post, Fax oder E-Mail veranlasst werden. Die entsprechenden Auftragsbestätigungen wurden – wenn es die Zeit erlaubte – als Fax, Brief, E-Mail oder per Telefon durchgegeben. All dies kostete den Sachbearbeiter Zeit und Mühe.

Dieser in der Branche zurzeit übliche und weit verbreitete Kommunikationsprozess lässt sich durchaus als asynchron bezeichnen. Dabei ist man aufgrund der nicht automatisierten Prozesse ständig im Zweifel, ob alle Dokumente und Informationen vorliegen oder nicht. Diese Situation resultiert in einem kaum noch zu bewältigenden Planungs-Wust.

„All dies veranlasste uns, nach einer Lösung zu suchen, die den Beschaffungsprozess vereinfacht. Wir haben jährlich etwa 10.000 Anfragen, die beantwortet werden müssen. Um dies effizient abzuwickeln und gleichzeitig produktiv kommunizieren zu können, benötigten wir dringend eine Lösung für unseren Beschaffungsprozess,“ so Herbert Preißler. Für ihn war es naheliegend, auf Basis der positiven Erfahrungen mit JDF beim internen Produktionsprozess eine vergleichbare Lösung auch für die externe Kommunikation anzustreben. Konsequenterweise wurde das Problem mit Kollegenbetrieben (der Pegasus-Gruppe, www.pegasus-pns.com) und Hiflex erörtert und fand schließlich eine höchst innovative Lösung, die in dieser Form bislang weltweit noch nicht realisiert war.

Hiflex Print Support
Die drei CIP4-Preisträger Druckhaus Berlin-Mitte, Grieger Offsetdruck und Gutenberg-Werbering trugen zu der Entwicklung des JDF-fähigen und web-basierten Beschaffungstools Hiflex Print Support bei. Hiflex führte das neue Tool dann im Herbst 2006 als Erweiterung seines Produktportfolios ein.

Hiflex Print Support optimiert als Internet-Tool die Abwicklung von Geschäfts- und Kommunikations-prozessen in der Druckindustrie. Hierzu verbindet Print Support die Lieferkette zwischen denen, die Druckprodukte in Auftrag geben, und denen, die Drucksachen produ-zieren über eine gemeinsame Plattform und steuert als E-Mail-basiertes Abwicklungs-System die Verwaltung, Anfrage und Beauftragung von Jobs aus Vorstufe, Druck und Weiterverarbeitung.

Printeinkäufer setzen Print Support ein, um Anfragen zur Produktion ihrer Druck-sachen zu versenden sowie Aufträge direkt an Druckereien zu vergeben. Für den Einkäufer bringt die Abwicklung der Drucksachen-beschaffung über Internet und E-Mail deutliche Zeit- und Kostenersparnisse, da die Übermittlung von Anfragen und Angeboten sehr effizient und standardisiert erfolgt. Für viele Anbieter ist es wichtig, dass sie in jedem Fall eine Rückmeldung zu ihrem Angebot erhalten. Die im Print Support-Workflow enthaltenen Kommunikations-funktionen leisten dies mit minimalem Aufwand. Wird der Auftrag schließlich vergeben, werden auch die Auftragsdaten via JDF von Hiflex Print Support an das Management Information System der Druckerei weitergegeben.

Für Druckereien bietet Print Support die Möglichkeit, Anfragen an ihre Zulieferer (beispielsweise Buchbindereien oder Kollegenbetriebe) zu managen. Dabei ist Print Support nicht auf Anwender des Hiflex MIS beschränkt. Allerdings können die Auftragsdaten aus dem Hiflex MIS auf einfache Art und Weise in Print Support importiert werden, und die Anfragen aus Print Support heraus versendet werden.

Erlösung durch die Lösung
So fragt die Gutenberg-Werbering Gesellschaft in Linz (Österreich) beim Druckhaus Berlin-Mitte beispielsweise Poster für anstehende Produktionen über Print Support an. Die Anfrage beinhaltet zwei Versionen: Poster 1 soll auf 115 g/qm Papier und Variante 2 auf 500-Gramm-Papier gedruckt werden. Für beide Versionen sind unterschiedliche Auflagen (650 bzw. 800 Poster) erforderlich. Während DBM die Poster-Varainte 1 selbst produzieren kann, setzt die Version 2 den Druck von Kartons voraus. Diese Produktart wird als Service beim Verpackungsspezialisten Walter Grieger Offsetdruck oHG in Nettetal (nahe Mönchengladbach) eingekauft. Konsequenterweise bittet DBM den Kollegenbetrieb Grieger (ebenfalls über Print Support) um ein Angebot für die Poster-Version 2, das Teil des Angebotes von DBM an Gutenberg wird.

Da die JDF-Dateien Kunden- und Job-Daten (Projektbeschreibung und Prozessparameter) beinhalten, können sie von jedem JDF-fähigen MIS (hier Hiflex MIS) übernommen werden, so dass manuelle Eingaben reduziert werden und die Daten für weiterführende Aufgaben zur Verfügung stehen. So kann DBM die Anfrage kalkulieren und planen und die Anfrage mit JDF-Anhang (per E-Mail und Print Support) an Grieger weiterleiten. Auch hier laufen die Daten sofort in das Hiflex MIS ein, Grieger kann kalkulieren, Verfügbarkeit und Termin prüfen, das Angebot abgeben (oder auch im Falle nicht ausreichender Kapazitäten absagen) und samt Preisen an DBM zurücksenden.

Beim Druckhaus Berlin-Mitte können nun die Angebote der eigenen Kalkulation mit der von Grieger zu einem gemeinsamen Angebot zusammengefasst und über Print Support an Gutenberg gesendet werden. Gutenberg-Werbering, der möglicherweise auch bei anderen Lieferanten angefragt hat, kann die eingehenden Preise in einer von Print Support automatisch erzeugten Übersicht vergleichen und den Auftrag vergeben.

Nach Erhalt des Auftrags können die beim DBM bereits vorliegenden JDF-Daten für die Produktion modifiziert werden (exakte Auflage, Termin etc.) und per JDF an das Prepress-System Kodak Prinergy weitergeleitet werden, wo der Auftrag automatisch angelegt wird. Neben den notwendigen administrativen Daten erhält das System so auch alle technischen Informationen der Auftragsvorbereitung. Sobald der Job druckfertig ist, bekommen auch die nachgelagerten Abteilungen die für sie relevanten Informationen: die Disposition wird darüber informiert, ob die Platten fertig sind, CIP3-Daten werden in CIP4-DATen umgerechnet, im Drucksaal laufen die Auftragsdaten und Farbvoreinstelldaten in das MAN Roland Printnet-System oder KBA Logotronic ein. Das, was bei DBM hoch automatisiert abläuft, wickelt auch Grieger in ähnlicher Weise mit dem eigenen Maschinenpark ab.

Partner werden zu einem virtuellen Unternehmen
Der innovative Aspekt der Prozessautomatisierung bildet den Kern dieser Anwendung. Mit dem Einsatz von Hiflex Print Support und JDF werden die an einer Drucksache beteiligten Parteien zu einem „virtuellen“, integrierten Unternehmen. Denn Hiflex Print Support transportiert das Job Definition Format „JDF“ über die internen Produktionsprozesse hinaus und ermöglicht damit einen unternehmensübergreifenden JDF-Workflow. Der Einsatz von Print Support und JDF bewirkt dabei signifikante Zeit- und Geldeinsparungen, da sehr effizient und für alle Beteiligten transparent kommuniziert wird.

Dazu Herbert Preißler, DBM-Geschäftsführer: „Uns fehlte ein durchgängiger Arbeitsfluss im Bereich der Drucksachenbeschaffung – ob das nun die Abwicklungsprozesse mit unseren Kunden oder die mit unseren Lieferanten – bei denen wir wiederum die Kunden sind – betraf. Für uns war die Zeit einfach reif, den Prozess der Drucksachenbeschaffung in den JDF Workflow zu integrieren.”

Der Erfolg gibt ihm Recht. Inzwischen nimmt die Zahl der Kunden und Zulieferer, mit denen das Druckhaus via Hiflex Print Support zusammenarbeitet, permanent zu.

Druckhaus Berlin-Mitte GmbH
Vor mehr als 120 Jahren errichtete der Verleger Rudolf Mosse mitten im damaligen Berliner Zeitungsviertel eine Druckerei, in der bis zum 2. Weltkrieg Zeitungen, Illustrierte, Kurs- und Kochbücher gedruckt wurden. Im Februar 1945 wurden fast das gesamte Zeitungsviertel und auch das Verlagshaus Mosse stark zerstört und fielen nach Kriegsende der sowjetischen Besatzungszone zu. In der DDR wurde aus der Druckerei 1951 zunächst der „VEB Industriedruck“, dessen Name sich im Laufe der Jahre noch mehrmals änderte – 1956 in „VEB Graphische Werkstätten Berlin“ und 1968 in „Druckkombinat Berlin“. In dieser Zeit wurden bis zu 600 Mitarbeiter beschäftigt.

Nach dem Mauerfall entstand 1990 dann die „Druckhaus Berlin-Mitte GmbH“, zu deren Kunden die Stadt Berlin, Verlage, Theater, Kinos, Opern, der Staatliche Kunsthandel und viele andere mehr zählen. 1992 übernahm ein Investor das Verlagshaus. Heute ist die „Druckhaus Berlin-Mitte GmbH“ eine der modernsten mittelständischen Druckereien in der Region Berlin-Brandenburg und beschäftigt derzeit als vollstufiges Unternehmen etwa 85 Mitarbeiter und 14 Auszubildende an drei Standorten.

Mailings, Displays, Bücher und Kundenzeitschriften sind heute die Produktionsschwerpunkte der Druckerei.

Walter Grieger Offsetdruck oHG
Das 1973 als Buchdruckerei gegründete Familienunternehmen Walter Grieger Offsetdruck oHG an der deutsch-niederländischen Grenze beschäftigt heute rund 100 Mitarbeiter und ist auf hoch veredelte Displays und Verpackungen spezialisiert. Kunden sind überwiegend Markenartikler, deren Aufträge von Display- oder Verpackungsherstellern sowie Werbeagenturen vermittelt werden. Die Auflagenhöhen liegen zwischen 1 und mehr als 1.000.000 Bogen. Der Bogenoffsetbereich besteht aus vier KBA Rapida-Maschinen, jeweils in Kartondruck-Ausstattung und Lackierwerken: zwei Rapida 162a – eine Sechsfarben-Maschine für den Mischbetrieb konventionell und UV (unter anderem für den Druck von Folien und metallisierte Kartons) und eine Fünffarben-Maschine, eine Fünffarben-Rapida 142 und eine Sechsfarben-Rapida 105 (auch für den Mischbetrieb). Alle Maschinen verfügen über Farb- und Dichtemesssysteme und sind über KBA Logotronic auf CIP4- und JDF/JMF-Basis mit dem Management Information System von Hiflex vernetzt.

Gutenberg-Werbering Gesellschaft m.b.H. in Linz, Österreich
Der Gutenberg-Werbering ist ein 1910 gegründetes Publishing-Haus, das neben einer eigenen Offsetdruckerei mit etwa 90 Mitarbeitern, Reklametafeln und Displays herstellen lässt, vermietet und managt.