Workflow
Einstieg in den Markt der Softwarelösungen
Freitag 14. September 2012 - Immer mehr Fachhändler für Bürotechnik befinden sich im Wandel vom Meisterbetrieb für Büroinformationselektronik hin zum Lösungsanbieter im Dokumentenmanagement. Die gewonnene Ausschreibung für den UTAX-Fachhändler G&P Kopiersysteme GmbH ist ein Beispiel dafür, wie dies gemeinsam mit einem starken Partner gelingt.
Die Anforderungen waren hoch: Das Output-Management für das Rathaus in Lüchow und an fünf weiteren Standorten sollte komplett neugestaltet werden. Folgendes war dabei zu erfüllen: Benutzerauthentifizierung am MFP, Zählfunktion und zentrales Management-Tool, OCR-Scanfunktion sowie eine Kostenstellenfunktion. Zudem galt es, sich mit dem Projekt gegen einen langjährigen Mitbewerber durchzusetzen.
Als die Ausschreibung der Samtgemeinde Lüchow (Wendland) bei der G&P Kopiersysteme GmbH in Lüneburg eintraf, war dem Inhaber-Duo Stefan Pickbrenner und Hans-Werner Grimm klar, dass sich die Anforderungen nur mit einer intelligenten Softwarelösung erfüllen ließen. Die Infrastruktur der Verwaltung der Samtgemeinde ist teils dezentral organisiert, was sich auch auf die Gestaltung des Output-Managements auswirkte. Realisiert werden sollte die neue Lösung an sechs unterschiedlichen Standorten mit ihren ganz spezifischen Druck-, Kopier-, Fax- und Scanaufgaben. Die insgesamt neun neu angeschafften MFP sollten den speziellen Anforderungen ihrer Nutzer entsprechen – so z. B. für das Rathaus und das benachbarte Amtshaus mit Bürgerservice eine OCR-Scanfunktion haben – dabei aber auch über die örtliche Distanz hinweg über ein zentrales Management-Tool verfügen. Das monatliche Gesamtvolumen für alle Systeme beläuft sich auf 40.000 Seiten s/w sowie 8.000 Seiten Farbe.
„Dank der passgenauen Sicherheits- und Kostenstellen-Software aQrate, den richtigen Vorschlägen zur Hardware und vor allem der guten Unterstützung seitens UTAX konnten wir die Samtgemeinde überzeugen“, erinnert sich Stefan Pickbrenner und fügt hinzu: „Ausschlaggebend dafür, dass sich der Kunde für eine Zusammenarbeit mit uns und UTAX entschieden hat, war schließlich ein perfekt organisierter Vor-Ort-Termin mit Vertretern der Gemeinde am UTAX-Firmensitz in Norderstedt. Hierbei konnten die Systeme sowie die von der Gemeinde mitgebrachten Chips zur Authentifizierung live getestet werden.“ Hilfreich sei darüber hinaus eine Software-Schulung eines G&P-Mitarbeiters gewesen, der aQrate im Anschluss einwandfrei beim Kunden installieren konnte.
Was die Samtgemeinde am neuen Output-Management besonders schätzt ist, dass eine optimale Domänenintegration realisiert wurde und sicheres Drucken jetzt schnell und einfach möglich ist. Den Fachleuten von G&P ist es mit der UTAX-Software aQrate gelungen, reibungslos an die bestehende Rechteverwaltung anzuknüpfen und die Kostenstellen wie gewünscht im System zu spiegeln. Die Gemeinde-Mitarbeiter können sich an den MFP mit dem Schlüsselanhängerchip authentifizieren, den sie bereits zur Zeiterfassung nutzen. Mittels Authentifizierung ist jetzt vertrauliches Drucken und persönliches Scannen in öffentlich zugänglichen Räumen möglich, was im Hinblick auf den Datenschutz für die Verwaltung sehr wichtig war.
Folgende UTAX-Systeme kamen neben der Software aQrate in der Samtgemeinde Lüchow (Wendland) zum Einsatz: ein CDC 1965 für die Hausdruckerei, fünf Farb-Multifunktionssysteme CDC 1930 (davon drei im Rathaus, eines im benachbarten Amtshaus und ein weiteres im Bürgerbüro Clenze), ein DIN-A4-Farb-MFP CDC 5626 mit integrierter Fax-Funktion für die Bücherei in Lüchow, ein s/w-DIN-A3-MFP CD 1435 für den Standort Archiv und Feuerwehr sowie ein DIN-A3-Farb-MFP CDC 5520 für das Jugend- und Mehrgenerationenhaus.
