Aus den Unternehmen

Elektronische Formularlösung senkt Kosten im Kfz-Handel

Montag 24. Juli 2000 - Zehn bis zwöf verschiedene Formulararten, aufgrund besserer Einkaufskonditionen fürs Jahresgeschäft auf Paletten eingelagert. Nebenan im Kundendienstbereich ein 24-Nadel-Matrixdrucker, der bei hohem Arbeitsgeräusch wenig repräsentative Kundenbelege und kaum lesbare Durchschläge auswirft.

Dazu ein Geschäftsführer oder Werkstattleiter, der statt Customer Care mit dem manuellen Trennen und Sortieren der einzelnen Durchschläge beschäftigt ist. Kein seltenes Bild in mittelständischen Autohäusern und großen Vertragswerkstätten, die mittlerweile im Belegdruck, bezogen auf Personal, Lagerung und Papier, einen erheblichen Kostenfaktor ausgemacht haben.

Zur drängenden Frage, wie sich interne Belege und Kundendokumente ökonomischer aus Warenwirtschaftssystemen produzieren lassen, gesellt sich zunehmend eine weitere Überlegung: Wie können Autohäuser die kostspieligen und zeitaufwendigen Logistikprozesse wie Bestellung von Formularvordrucken, Lagerung, Bestandsaufnahme sowie Entsorgung veralteter Formulare in den Griff bekommen? Zusätzlicher Dorn im Auge vieler Geschäftsführer im Kfz-Gewerbe, die sich die Mühe gemacht haben, einmal den „Formulartourismus” im Unternehmen in D-Mark umzurechnen, bleibt das lästige und personalintensive Formular-Handling, welches die Effizienz des Betriebes je nach Ausprägung erheblich beeinträchtigen kann.

Formulardruck auf Blanko- und Geschäftspapier

Abhilfe schaffen hier neuerdings Soft- und Hardware-verbindende „Output Management”-Lösungen, die teure, Lagerplatz beanspruchende Formularvordrucke durch elektronisch im Drucker erstellte Formulare ersetzen. „Elektronisches Formularmanagement bietet den entscheidenden Vorteil, dass alle im Kfz-Betrieb benötigten Formulare – Kundenbelege, Rechnungen, Frachtbriefe, Mahnungen – nun auf weißem Kopierpapier oder direkt auf farbigem Geschäftspapier ausgedruckt werden können – in Laserqualität”, erklärt Axel Holzhauer von der Minolta Europe GmbH das bahnbrechende „Forms-on-demand”-Prinzip.

So lässt sich der im Autohaus benötigte Papierbedarf mit der Prout inForm-Lösung, die Minolta als Komponente mit seinen Prout-zertifizierten Laserdruckern und High-End-Drucksystemen vertreibt, auf gerade einmal zwei Papiersorten reduzieren. „Konkret bedeutet dies enorme Einsparungen bei den Lager- und Papierkosten”, so Holzhauer. „Blankopapier oder Geschäftspapier mit eingedrucktem zweifarbigem Firmenlogo kostet rund ein Drittel weniger als ein Formularvordruck, der obendrein schnell veraltet und daher häufig im Reißwolf oder Altpapier landet.”

Ein wichtiger Aspekt: ist doch Flexibiltät im schnelllebigen dienstleistungsorientierten Kfz-Business ein zentraler Wettbewerbsfaktor. Per Hand eingefügte Korrekturen sind ebenso passé wie langes Warten auf das Eintreffen aktualisierter Formularvordrucke. Die individuellen Formulare werden von den Minolta-Spezialisten vor Ort – ohne Eingriff in das existierende Warenwirtschaftssystem oder in den laufenden Betrieb – als elektronische Versionen erstellt und zusammen mit Firmenlogos und Animationsprozeduren im Prout inForm Speicher abgelegt. Das Formular selbst wird im Drucker automatisch erzeugt, die Datenströme rufen die entsprechende Formularmaske selbsttätig auf. Da sich die komplette Software auf dem Speicher der Prout Technologie befindet, lassen sich Modifikationen an bestehenden Formularen, grundlegend neue Formulare sowie Programmerweiterungen denkbar schnell umsetzen.

Laserdruckqualität plus Corporate Identity

In der Autohaus-Praxis hat sich die plattformunabhängige Minolta/Prout-Lösung auch unter dem Gesichtspunkt der Kundenbindung bewährt. Vertragshändler der bekannten Hersteller, die das neue „Forms-on-demand”-Produkt bereits im Einsatz haben, denken heute mit einem Lächeln an matrixgedruckte Formularsätze mit vier Durchschlägen, an Nadeldrucker-Lärm und Endlospapier zurück. Sämtliche Formulare – aber auch formularungebundenes Schriftgut wie Briefe oder Angebote – werden jetzt über die Minolta Officesysteme PagePro 18, PagePro 25 oder Di 250 in unschlagbarer Laserdruckqualität ausgedruckt. Auf Wunsch mit dem Color PagePro Plus auch in Farbe.
Anstelle einer blassen, unrepräsentativen Durchschrift erhält der Kunde nun ein dem Corporate Design des Autohauses entsprechendes Original: Für erforderliche Belegkopien zieht das Minolta Drucksystem aus dem zweiten Schacht weißes Blankopapier und gibt die Dokumente anschließend sortiert aus. Die Prout inForm Software sorgt dafür, dass das Logo des Autohauses beim Ausdruck automatisch und CI-gerecht an der richtigen Stelle platziert wird.

Minolta/Prout – auch ohne die Imagekomponente und den Faktor Qualitätsdruck eine interessante Alternative zum Auslaufmodell „Nadeldrucker/Formulardruck”. Bei Investitionskosten in Höhe von 10.000 bis 15.000 Mark, abhängig vom Drucksystem, ist eine schnelle Amortisierung vorprogrammiert. Bereits bei Autohäusern, die jährlich rund 30.000 Belege mit Formularvordrucken produzieren, beläuft sich das Einsparpotenzial pro Jahr auf 4.000 bis 5.000 Mark – verbucht allein auf die „Kostenstelle Papier”.