Workflow
Xerox stellt DocuShare 6.0 in zwei Varianten vor
Donnerstag 05. Juli 2007 - Direkte Unterstützung von Web 2.0 Anwendungen
Xerox hat die Version 6.0 seiner ECM-Software (Enterprise Content Management) DocuShare vorgestellt. Die Software-Suite enthält eine Reihe von Werkzeugen, mit denen Firmen Inhalte direkt in Web 2.0-Anwendungen einsteuern können. Beispielsweise können Anwender direkt aus DocuShare heraus Einträge für Blogs oder „Wikis“ verfassen.
Xerox DocuShare ist ein web-basiertes System, mit dessen Hilfe Unternehmen einfach Dokumente bearbeiten, verwalten und verteilen können. DocuShare steht damit im Mittelpunkt einer funktionierenden kollaborativen Arbeitsumgebung. Durch die Möglichkeit, firmenweit verteiltes Wissen an einer Stelle zu bündeln und zu nutzen erhöht die Software den Wert von Informationen. Indem ein Unternehmen in der Lage ist, aus der Vielzahl der verfügbaren Unternehmensdaten die jeweils relevanten Informationen zusammenzustellen, kann es beispielsweise schneller und exakter auf Veränderungen im Markt reagieren. Die Dokumentenmanagement-Lösung von Xerox hilft Anwendern somit, ihre Produktivität zu steigern und Kosten zu senken. Sie ist in Deutschland über den Direktvertrieb von Xerox Gobal Services erhältlich.
Die neue Version von DocuShare enthält zwei spezifische Produkte, die auf einer gemeinsamen Technologieplattform aufbauen. Xerox DocuShare 6.0 liefert Basis-ECM-Funktionen, während DocuShare CPX 6.0 deutlich umfangreichere Möglichkeiten für die Inhaltsverwaltung oder das Geschäftsprozess-Management bietet. Zu den neuen Funktionen der Version 6.0 gehören eine Reihe von Tools aus der Welt des Web 2.0. Unternehmens-Blogs oder Informationsportale im Internet können direkt aus DocuShare heraus beliefert werden. Der Anwender nutzt dazu die „WYSIWYG“-Möglichkeiten der Software. Ebenfalls neu ist die Option, Inhalte via E-Mail in den Datenbestand von DocuShare einzusteuern. Mitarbeiter vor Ort beim Kunden können damit neue Daten und Informationen umgehend einer breiten Nutzergruppe zur Verfügung stellen.
Beide Varianten der Software unterstützen Nutzer auf unterschiedlicher Ebene. Anwender können beispielsweise einen Gastzugang erhalten, mit Leserechten ausgestattet werden oder einen vollen Zugriff auf die Inhalte erhalten. Diese Rechte lassen sich jederzeit und einfach anpassen, ohne dass zusätzliche Komponenten installiert werden müssen. Firmen können damit die Software ohne große Kosten auf projektspezifische Anforderungen anpassen.
Millennial ready!
„Informationen aus Web 2.0-Quellen werden derzeit vor allem von der jüngeren Generation von Mitarbeitern genutzt also von Personen, die wir als «Millennials» bezeichnen“, sagt Marika Ellermann, Marketing Manager Xerox Global Service der Xerox GmbH. „Diese Mitarbeiter sind es gewohnt, Informationen anders zu verarbeiten als ihre älteren Kollegen und vor allem andere Quellen für ihre Tätigkeit zu nutzen. Mit DocuShare 6.0 geben wir Unternehmen die Möglichkeit, mit einer wichtigen Entwicklung auf dem Arbeitsmarkt Schritt zu halten und den eigenen Mitarbeitern zu helfen, ihr volles Potenzial zu verwirklichen.“
Funktionserweiterungen
Xerox DocuShare 6.0 und DocuShare CPX 6.0 sind zu Desktop-Anwendungen ebenso kompatibel wie zu Scannern und Output-Systemen. Die Software überbrückt so die Kluft zwischen papiergebundenen und elektronischen Dokumenten. Zu ihren weiteren Funktionen zählen:
– Erweiterte Möglichkeiten zur Bildspeicherung. Hierbei ist selbst ein Volumen von mehr als 500.000 eingelesenen Bildern pro Tag kein Problem. Bilddaten können dabei von Xerox- als auch Nicht-Xerox-Systemen in einem Schritt eingelesen werden und geben Firmen so ein hohes Maß an Flexibilität bei der Erfassung von Daten.
– Ein „Scan Cover Sheets“ genanntes Verfahren. Dieses vereinfacht den Prozess, wie Bilder eingescannt und in DocuShare weiter verarbeitet werden. Mit CPX 6.0 lässt sich diese Funktion auch mit Geschäftsabläufen verzahnen. Eingescannte Rechnungen können beispielsweise automatisch an die Buchhaltung geleitet werden oder das Ausfüllen eines Spesenreports führt direkt zum Ausdruck der passenden Quittung.
– Erweiterungen für die Einhaltung rechtlicher Vorgaben, in der Unterstützung von Arbeitsabläufen oder bei der Nutzung von vordefinierten Formblättern, die auf der Seitenbeschreibungssprache XML basieren. Damit lassen sich beispielsweise einfache Excel-Datenblätter in elektronische Formblätter verwandeln, die direkt mit einer Datenbank, bestimmten Anwendungen oder häufig genutzten Reports verbunden werden. Diese werden automatisch aktualisiert, wenn neue Daten in das System eingesteuert werden.
DocuShare 6.0 lässt sich darüber hinaus in den Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) integrieren. Auch unterstützt die Software Webportal-Technologien, die auf JSR-Funktionen (Java Specification Request) basieren.
