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DMS EXPO 2007: Xerox präsentiert Fallbeispiele für Enterprise Content Management im Mittelstand
Donnerstag 27. September 2007 - Neben der Deutschlandpremiere der ECM-Lösung «DocuShare 6.0» stellen Xerox Global Services (XGS) und die Thomas Gabel Consulting GmbH auf der DMS EXPO 2007 in Köln (25. 27. September 2007, Halle 7, Stand E090) aktuelle Anwender-Fallstudien vor.
Diese Fallstudien sollen dem Messebesucher die vielfältigen Möglichkeiten eines unternehmensweiten Content-Managements in mittelständischen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen aufzeigen. Die Dokumentenmanagement-Lösungen von Xerox helfen Anwendern dabei, ihre Produktivität zu steigern und Kosten zu senken. Zu sehen sind:
Staatsrat der Regierung des Großherzogtums Luxemburg:
Für den Staatsrat der Regierung Luxemburg hat Thomas Gabel Consulting eine Dokumenten-Verwaltung auf Basis von DocuShare als Extranet-Anwendung implementiert. Ziel war, die gesamte Arbeit des Staatsrates über eine einzige ECM-Lösung abzubilden. Hierzu zählen:
die Verwaltung aller Dokumente, die im Staatsrat zur Begutachtung von Entwürfen und Vorlagen im Gesetzgebungsverfahren benötigt werden,
die Abbildung der Arbeitsprozesse zur Prüfung, Überarbeitung, Kommentierung und Freigabe der Gesetzesentwürfe,
eine Integration von Rechercheinstrumenten und gesetzlichen Hintergrundinformationen,
die Einbindung von Scan-Arbeitsplätzen zur Erfassung von gesetzgebungsrelevanten Dokumenten mit Xerox DocuMate Scannern,
die Unterstützung des Informations- und Kommunikationsprozesses zwischen den Staatsräten,
die Abbildung des gesamten Administrationsprozesses des Staatsrates und seinen Kommissionen und
die Schaffung einer Plattform für die Verwaltung und sichere Speicherung der gesamten internen Korrespondenz.
Interbook Akademische Buchhandlung GmbH, Trier:
Im Fall der Interbook GmbH hat Thomas Gabel Consulting eine Lösung für den elektronischen Rechnungs- und Lieferscheineingang sowie für die Rechnungsprüfung und digitale Archivierung entwickelt. Zentrale Aspekte dabei sind:
eine digitale Rechnungsprüfung mittels Freigabeworkflow,
die elektronische Archivierung aller Kreditoren- und Debitoren-Belege,
COLD-Funktion zur automatischen Übernahme von Rechnungsdrucken in das DocuShare-System,
die elektronische Erfassung der Eingangsrechnungen und Lieferscheine mittels Xerox DocuMate-Scanner,
eine automatische Felderkennung auf vordefinierten Rechnungsformularen sowie eine automatisch passende Formularauswahl.
die Unterstützung des Abgleichs von Lieferscheinen und Sammelrechnungen
die Prüfung und Überwachung von Bestell- und Lieferstati.
Telematica Instituut, Enschede, Niederlande:
Für eine der renommiertesten Forschungseinrichtungen für mobile Informationstechnologien weltweit, dem Telematica Instituut in Enschede, wurde eine DocuShare-Lösung für die Verwaltung aller Forschungsprojekte entwickelt. Die zentrale Aufgabe hierbei bestand darin, die Interaktion der Forschungsteams untereinander über ein spezielles Projektportal zu unterstützen. Dieses dient seither als zentrale Projektplattform für alle Forschungsprojekte sowohl für interne Benutzer als auch für eine Vielzahl externer Projektmitglieder. Zu den Funktionen der Lösung zählt:
die Unterstützung der Projektarbeit über Projekt-Workspaces
die flexible Recherche in Projekt- und Themenräumen zur internen Wissensakquise
die Publikation von Projektergebnissen auf Webseiten des Instituts und anderer Partner
die Unterstützung der internen Kommunikation im Forschungsinstitut durch Intranet-Applikationen auf Basis von DocuShare (umfangreiche Nutzung von Wikis, Blogs und Diskussionsforen).
die Auswertung von DocuShare-Inhalten und Nutzungsverhalten zur automatisierten Generierung so genannter «KnowledgeMaps»
Für die Zukunft ist geplant, den heute größtenteils manuell gesteuerten Publikations- und Freigabeprozess des Institutes zu automatisieren, das Kundenmanagementsystem Microsoft Dynamics CRM 3.0 an DocuShare anzubinden und daneben den DocuShare Mobile Client für die Forscherteams zu implementieren. Hiermit können die Mitarbeiter des Instituts extern auch ohne Online-Verbindung zum Server die für sie relevanten Projektdokumente mitführen und bearbeiten.
