Weiterverarbeitung
VIPER powert digitalen Rechnungsprozess
Mittwoch 19. März 2008 - Pitney Bowes Management Services kooperiert mit b4 value.net und ergänzt seine für Transaktionsprozesse entwickelte FinanceWorks-Lösung um die neue e-Invoicing-Komponente VIPERTM. Die Lösung lässt sich leicht implementieren, ist international einsetzbar, spart Prozesskosten und integriert sich nahtlos in bestehende Systeme.
Pitney Bowes Management Services (PBMS) ist mit der b4 value.net GmbH eine strategische Kooperation eingegangen. Der Spezialist im Dokumentenmanagement konnte damit sein Serviceangebot weiter ausbauen: Die für den Rechnungsbereich entwickelte FinanceWorks-Lösung wurde jetzt um eine e-Invoicing-Komponente ergänzt. Die neue Komponente VIPERTM (Virtual Paper) ermöglicht einen schnellen und einfachen Austausch von elektronischen Rechnungen und Datensätzen über eine offene Plattform. Prozesse werden gestrafft, Zeit und Kosten eingespart, und gleichzeitig ist die Sicherheit der Daten garantiert. Der besondere Clou: Die Implementierung ist in wenigen Minuten abgeschlossen.
Um die neue Serviceleistung zu nutzen, genügt ein ganz normaler Internetzugang. Der Integrationsaufwand ist minimal: Als Zugang zum von Pitney Bowes gehosteten Webportal dient eine Art Druckertreiber, der auf jedem Windows-PC installiert werden kann, erklärt Rainer Fischer, Solution Manager FinanceWorks bei PBMS. Darüber wird eine sichere Verbindung zum VIPER-Portal aufgebaut und die Rechnungsdaten auf die Plattform übertragen. Papierdokumente werden so durch ein virtuelles Papier (VIPERTM) ersetzt.
Deutlicher Nutzen für Versender
Der digitale Rechnungsprozess beginnt in der gewohnten Arbeitsumgebung, die Daten können aus jedem Softwareprogramm von Excel bis SAP über den Treiber verschlüsselt auf das Portal geladen werden. Hier werden sie geprüft, extrahiert, konvertiert und für den Empfänger aufbereitet. Dabei überprüft die Software die elektronisch eingehenden Rechungen auch danach, ob alle relevanten Angaben wie etwa Steuer-ID, Steuernummer, Rechnungsdatum oder -nummer vorhanden sind. So wird keine Rechnung versendet, die formale Mängel enthält und Anlass zur Reklamation gibt. Und Reklamationsbearbeitungen sind bekanntlich die aufwändigsten und kostenintensivsten Abläufe im Gesamtprozess, weiß Fischer. Die Dokumente werden dann mit einer elektronischen Signatur versehen und zusammen mit dem empfängerspezifischen Datensatz an den Empfänger weitergeleitet.
Wenn der Rechnungsempfänger seine Unterlagen postalisch erhalten möchte, druckt PBMS optional die Dokumente im eigenen Druckzentrum aus und organisiert den Versand. Durch die hohen Druckmengen haben wir einen günstigen Druckpreis, und durch bedarfsgerechte Auswahl von verschiedenen Postdienstleistern können wir auch deutliche Portovorteile realisieren, welche wir an unsere Kunden weitergeben. Das Bündeln mehrerer Rechungen an einen Empfänger spart erfahrungsgemäß noch einmal 25 Prozent und mehr an Porto- oder Transaktionskosten. Denn: Der Nutzer zahlt lediglich pro getätigten Versand.
und Empfänger
Mit FinanceWorks bietet PBMS auch dem Rechnungsempfänger die Möglichkeit, Aufwand und Kosten der Rechnungsbearbeitung zu reduzieren. Neben den per VIPERTM übermittelten Belegen scannen wir die eingehenden Papierrechnungen und extrahieren die Daten, so dass sie ebenfalls über das VIPER-Portal übermittelt werden können, sagt Fischer. Bei gescannten Rechnungsdokumenten stellt PBMS durch eine manuelle Prüfung auch sicher, dass alle eingelesenen Rechnungselemente richtig erkannt und erfasst sind.
Im Gegensatz zu vielen anderen Lösungen berücksichtigt die Lösung alle Arten von rechnungsrelevanten Datenströmen (Papier, EDI, e-Invoicing) und harmonisiert so die damit verbundenen Prozesse.
Fischer: Das Erstellen eines Rechnungsdokuments kostet bis zu zwei Euro das Handling beim Rechnungseingang sogar 13 Euro und mehr pro Dokument. Ausgaben, die durch FinanceWorks erheblich reduziert werden können. Denn das Standardisieren der Kommunikation zwischen Sender und Empfänger strafft die Prozesse deutlich und spart Zeit und Ressourcen.
PBMS bringt die neue Lösung europaweit zum Einsatz. Für uns war wichtig, dass wir keine Insellösung schaffen, erklärt Fischer. FinanceWorks soll möglichst viele Unternehmen miteinander verbinden können und das auch über die Landesgrenzen hinaus.
