Inkjet & Digitaldruck
Lexmark eröffnet Showcase in Frankfurt
Samstag 10. Mai 2008 - Zwischen 400 und 1.200 Euro geben Unternehmen jährlich für die Ausdrucke jedes einzelnen Mitarbeiters aus. Rund ein Sechstel davon wandert - so die Analysten von Gartner - ungelesen in den Papierkorb. Antworten auf alle Fragen rund ums Thema effizientes und umweltbewusstes Drucken finden Unternehmen jetzt im Showcase in der Lexmark Deutschlandzentrale in Dietzenbach bei Frankfurt. Besucher erfahren hier aus erster Hand, wie effektives und umweltbewusstes Drucken in der Praxis umgesetzt werden kann.
Kosten, Umweltschutz und Sicherheit gewachsene Strukturen mit viel Optimierungspotenzial
Die Experten von Lexmark sind sich einig: Unternehmen wissen oft nicht, dass intelligentes Drucken Kosten und Ressourcen spart. So belegen Studien, dass 67 Prozent der Unternehmen ihre Druckkosten nicht kennen (1) . Durch den hohen Papierverbrauch und überdimensionierte Ausgabegeräte wird zusätzlich die Umwelt belastet. Außerdem beziffert eine Umfrage von TNS Sofres das Sicherheitsrisiko für Unternehmen durch vertrauliche Dokumente, die in Druckerablagen vergessen wurden, auf mindestens 100.000 Euro (2).
Mit unseren Produkten, Services und Lösungen zielen wir auf diese typischen Probleme und zeigen Unternehmen, wie sie ihre Druckerinfrastruktur rationalisieren, Druckprozesse optimieren, ihre Dokumentensicherheit verbessern und gleichzeitig die Umwelt schonen, sagt Ahmed el Husseini, Marketing Manager Professional and Managed Services bei Lexmark. Wir selbst gehen mit gutem Beispiel voran und möchten unseren Besuchern zeigen, wie wir dies in unserem eigenen Unternehmen im laufenden Geschäftsbetrieb umgesetzt haben.
Lexmark Showcase in Dietzenbach
Eine Analyse der Lexmark Output-Infrastruktur in unserer Zentrale in Dietzenbach bei Frankfurt am Main hat ergeben, dass mit 81 Geräten weit mehr Drucker, Kopierer und Multifunktionsgeräte im Einsatz waren als benötigt. Ferner lag der Papierverbrauch mit 1.170 Seiten pro Monat und Mitarbeiter weit über dem Durchschnitt. Die daraus resultierenden Kosten von 884 Euro pro Jahr und Anwender entsprachen dem Industrie-Durchschnitt für eine nicht optimierte Systemlandschaft. Außerdem konnte mit allen Geräten unkontrolliert gedruckt werden – der Zugriff funktionierte auch ohne Authentifizierung.
Nach eingehender Analyse des tatsächlichen Druck- und Kopierbedarfs reduzierte Lexmark zunächst die Anzahl der Geräte von 81 auf 13. Neben der Kostensenkung durch die optimale Auslastung der Geräte wurde gleichzeitig die Umweltbelastung deutlich gesenkt. Wichtig war dabei, die Funktionalität für jeden Mitarbeiter zu erhöhen. Dank der zentralen Steuerung und Kontrolle aller Output-Geräte ist es nicht mehr nötig, Toner auf Vorrat zu kaufen und zu lagern. Die Geräte melden selbständig, wenn der Toner zur Neige geht und stoßen damit rechtzeitig einen Prozess an, durch den die Verbrauchsmaterialien innerhalb von einem Tag direkt zum jeweiligen Gerät geliefert werden. Zudem sind jetzt ausschließlich Kartuschen mit hoher Ergiebigkeit im Einsatz. Auch das Dokumentenmanagement gestaltet sich effizienter: Durch die vollständige Authentifizierung mit ID-Karte oder Benutzername und Passwort am Drucker beziehungsweise Multifunktionsgerät (MFP), wurde die Sicherheit erhöht und Dokumente können jetzt mittels Tracking bis zur Entstehung zurückverfolgt werden.
Doch damit nicht genug: Eine Vielzahl von intelligenten Funktionen half, den Papierverbrauch zu reduzieren. Mithilfe der voreingestellten Duplex-Funktion bedrucken alle Geräte automatisch beide Seiten. Zusätzlich können mit der Multi-up-Druck-Funktion zwei oder mehr Seiten auf einer zusammengefasst werden. Eine Bildschirm-Vorschau hilft darüber hinaus, Fehldrucke zu reduzieren. Mit den nun flächendeckenden Funktionen Scan to E-Mail und Scan to Folder lassen sich so manche Postwege sparen und Abläufe einfacher gestalten. Abschließend wurden die Mitarbeiter von Lexmark zu Dokumentenmanagement und allen Fragen der Sicherheit beim Drucken geschult, so dass die Neuerungen gleich zum Einsatz kommen konnten.
Vorteile einer optimierten Druckerumgebung
Die Umstellung der Infrastruktur unterstützt uns effektiv dabei, weniger zu drucken und Kosten zu sparen, sagt Ahmed el Husseini. Wir haben unsere Geräteauslastung optimiert und dadurch unsere Produktivität enorm gesteigert.
Lexmark hat in seinem Showcase eine optimale Druckerumgebung geschaffen. Die Bilanz nach dem ersten Quartal zeigt, dass die Kosten für Verbrauchsmaterial um 29 Prozent gesenkt wurden, die Papierkosten sogar um 67 Prozent zurückgingen. Insgesamt reduzierte Lexmark die direkten Kosten für Drucke und Kopien um 36 Prozent.
Entsprechend positiv fällt auch die Umweltbilanz aus. Durch den Einsatz von beidseitigem Druck und dadurch, dass die Mitarbeiter jetzt weniger drucken konnte die Anzahl der gedruckten Seiten um rund 29 Prozent reduziert werden. Damit werden pro Jahr etwa 1.050 Kilogramm Papier eingespart. Der Energiebedarf sank durch die deutliche Reduzierung der Geräteanzahl um 76 Prozent. Auch die Anzahl der verbrauchten Druckkassetten konnte – zum Beispiel durch den Einsatz von Kasetten mit besonders hoher Reichweite – reduziert werden, so dass hier 65 Prozent weniger Abfall anfällt.
Dank der Administration durch einen externen Dienstleister sind die Geräte stets verfügbar, Verzögerungen wegen zu spät bestellter Toner gehören der Vergangenheit an. Die neue Druckerumgebung ist sicher und leicht zu bedienen. Ein weiteres Plus: Diese Strategie ist – ganz nach individuellen Ansprüchen – auf andere Unternehmen übertragbar.
(1) Ipsos Studie, die im Auftrag von Lexmark im Dezember 2007 durchgeführt wurde.
(2) TNS Sofres Sicherheitsstudie, die im Auftrag von Lexmark im Dezember 2006 durchgeführt wurde.
