Inkjet & Digitaldruck
Drucken, Kopieren und Scannen mit der GeldKarte
Montag 16. Juni 2008 - Kopiersysteme gehören an Hochschulen zu den gängigen Serviceeinrichtungen für die Studierenden. Heutige Kopiersysteme sind multifunktional - sie können im Netzwerk drucken und scannen. Zu diesen Systemen zählen Canon imageRUNNER, die bei der Hochschule für Verwaltungswissenschaften in Speyer installiert sind. Das Bezahlen der anfallenden kleinen Beträge für Drucken, Kopieren und Scannen verursacht allerdings einen hohen Aufwand. Das tägliche Einsammeln von Münzen ist aufwändig, die Ausgabe von Kopierkarten verstopft das ohnehin mit Plastikkarten überfüllte Portemonnaie. Gemeinsam mit dem österreichischen Hersteller Inform hat Canon an der Hochschule für Verwaltungswissenschaften in Speyer eine bisher einmalige und intelligente Lösung für Hochschulen realisiert, die auf die GeldKarte setzt.
Die Betreiber von Bildungseinrichtungen stehen heute vor der Herausforderung, einerseits moderne Lösungen für das Kopieren anzubieten, andererseits den Aufwand für alle Seiten gering zu halten. „Gerade bei Hochschulen mit kurzen Aufenthaltszeiten der Studierenden ist es in der Regel der Fall, dass Restbeträge auf den eigens ausgegebenen Karten verbleiben. Eine Gutschrift ist aus technischen Gründen oft ebenso wenig möglich wie die Auszahlung in bar. Gleiches gilt für Karten, die nicht übertragbar sind“, erläutert Sebastian Weski, Product Manager Office Solutions, Canon Deutschland. Auch die Deutsche Hochschule für Verwaltungswissenschaften in Speyer (DHV), an der die meisten Studenten nur für eine kurze Zeit während eines Aufbaustudiums verweilen, stand bei der Neuanschaffung der Kopiersysteme vor diesem Problem.
Über 400 Studenten drucken, kopieren und scannen dort täglich zahlreiche Schriftstücke. Zwar ist die absolute Zahl der Studierenden damit im Vergleich zu anderen Hochschulen nicht hoch. Bedingt durch den postuniversitären Charakter des Studiums verbringen die Studierenden jedoch nur wenige Semester an der DHV, in denen sie ein hohes Pensum an Fachliteratur verarbeiten müssen. Die Suche nach einem zeitgemäßen Kopiersystem war für die DHV Speyer erfolgreich: Das Canon Business Center in Frankfurt entwickelte gemeinsam mit dem Wiener Unternehmen Inform eine Lösung, die auf der weit verbreiteten GeldKarte basiert. Rund 75 Prozent aller deutschen EC-Karten besitzen derzeit den GeldKarten-Chip. Bis zum Jahr 2010 werden alle EC-Karten damit ausgestattet sein.
Der Verzicht auf proprietäre Karten an der DHV Speyer schlägt zwei Fliegen mit einer Klappe. Kann die Hochschule auf die Ausgabe eigener Karten und den damit verbundenen Aufwand verzichten, so erspart Cashless Copy den Studierenden eine weitere Karte im ohnehin an Plastikkarten nicht armen Portemonnaie der heutigen Zeit. „Wir wussten, dass Inform entsprechende Kassiersysteme für das Micropayment entwickelt. Diese waren bisher bereits in Österreich an den größten Universitäten im Einsatz, allerdings noch nicht für Deutschland“ sagt der zuständige Canon Account Manager Oliver Käufler. Nach der Entscheidung für das System wurde Cashless Copy an die deutschen Vorschriften angepasst. Änderungsbedarf bestand dabei lediglich bei der Art und Weise, wie die Bezahldaten von der Hochschule an die zuständige Evidenzzentrale übermittelt werden sollten. Die Evidenzzentralen nehmen im System der GeldKarte wesentliche Funktionen zur Gewährleistung der Systemsicherheit und bei der Abwicklung des Zahlungsverkehrs wahr. Sie verrechnen die Entgelte, indem sie von der kontoführenden Bank beauftragt werden, digital übermittelte Beträge eines bestimmten Kunden entgegenzunehmen – in diesem Fall die DHV in Speyer.
„Dank Cashless Copy und Canon ersparen wir uns die Ausgabe und haben die optimale Lösung gefunden“, sagt Regierungsrat Claus Ableiter, an der DHV Speyer zuständig für die Beschaffung. Drei moderne Multifunktionssysteme vom Typ Canon imageRUNNER iR3570 werden heute an der DHV in Speyer für das Kopieren, Scannen und Drucken eingesetzt. Die Guthaben auf den GeldKarten der Studenten werden einfach an den angeschlossenen Terminals des Herstellers Inform abgebucht.
Nicht nur für die Studenten ist die Dokumentenbearbeitung und -ausgabe damit komfortabel und einfach. Auch die für Beschaffung zuständige Abteilung der DHV Speyer ist damit um eine zeitraubende Aufgabe entlastet worden. Die zuständigen Mitarbeiterinnen lesen die Bezahldaten heute einfach mit einem USB-Stick am Inform-Kassiersystem aus. Die Daten werden danach mit der Cashless Copy Software via PC bearbeitet und sicher an die Evidenzzentrale übertragen. Sind die Daten an die Evidenzzentrale übermittelt worden, so wird das Guthaben taggleich an die kontoführende Sparkasse Speyer übertragen. Die DHV verfügt somit rasch über die nötigen Mittel, die für den Unterhalt der iR-Systeme benötigt werden und hat stets die exakte Kostenkontrolle. Die Strategie von Canon, auf das Know-how von Partnern zu setzen und maßgeschneiderte Lösungen für seine Kunden anzubieten, hat sich für alle Seiten ausgezahlt.
