Inkjet & Digitaldruck

DJH-Verband setzt auf Rundum-Service im Document Business

Samstag 30. August 2008 - Die deutschen Jugendherbergen, die im kommenden Jahr ihr 100-ja?hriges Jubila?um feiern, setzen bei der Organisation ihres Dokumenten-Managements auf den Document Business-Spezialisten TA Triumph-Adler West GmbH. Das Ergebnis dieser Kooperation kann sich sehen lassen: Heute ko?nnen die Jugendherbergen ihr Document Business u?berregional managen, beno?tigen weniger Zeit fu?r die Verwaltung ihrer Dokumente und sparen obendrein Kosten ein. Mo?glich wird dies durch eine individuell angepasste Systemlandschaft und einen umfangreichen Rundum-Wartungsservice.

Guter und gu?nstiger Service – das ist ein Muss fu?r Jugendherbergen, um fu?r jeden Reisenden attraktiv zu sein. Um Geld in Ausstattung und Service investieren zu ko?nnen, setzen deutsche Jugendherbergen heute auf die Senkung von Kosten im Bu?ro. Im Fokus stand fu?r die Herbergen, den Verwaltungsaufwand im Document Business zu senken: „Unser Ziel ist es, dass sich unsere hochqualifizierten IT-Experten auf ihre Kernta?tigkeiten konzentrieren ko?nnen“, betont U?mit Varol, IT-Leiter der DJH Service GmbH in Detmold. Bei der Auftragsvergabe stand schnell die Entscheidung fu?r TA Triumph-Adler fest: „Wir beno?tigen einen Dienstleister, der wie die Jugendherbergen bundesweit vertreten ist und zudem einen umfangreichen und flexiblen Wartungsservice anbietet. TA Triumph-Adler erfu?llt unsere Erwartungen perfekt“, so Varol.

Vor der Auftragsvergabe fielen beim Drucken, Faxen, Scannen und Kopieren hohe Kosten an: Zahlreiche unterschiedliche Hardwaresysteme und zeitraubende Arbeitsprozesse erho?hten Verwaltungsaufwand und Kosten im Dokumenten-Output. Hier setzten die Document Business-Spezialisten aus Dortmund an: Mit Hilfe des firmeneigenen Beratungs- und Analysekonzepts TOM fu?hrten sie eine kostenlose Analyse der Bu?roausstattung durch. Ermittelt wurden unter anderem die Anschaffungskosten, die Anzahl der eingesetzten Systeme, die ja?hrlich beno?tigten Verbrauchsmaterialien und die internen Prozesse. Die Untersuchungsergebnisse bildeten die Basis fu?r eine Drucklo?sung, die passgenau auf die Anforderungen der Herbergsbetriebe zugeschnitten ist. Eine besondere Herausforderung hierbei: Die Anpassung der gesamten Drucklo?sung an das favorisierte Citrix-System, mit dem die Jugendherbergen ihre gesamte Verwaltung zuku?nftig steuern mo?chten.

Zur Umsetzung des neuen Konzepts wurden zuna?chst in allen Herbergen eines Landesverbandes einheitliche Hardware-Systeme installiert – eine wichtige Voraussetzung, um die Kosten im Dokumenten-Management zu senken. Ein weiterer Schritt zur Kostenoptimierung: Die zentrale Verwaltung der Druckerlandschaft in allen Jugendherbergen. Sie wird durch das Erfassungssystem Accounting4Work WP ermo?glicht, das den Herbergen erstmals einen U?berblick verschafft, wie hoch ihr Output-Management beim Scannen, Drucken, Faxen und Kopieren ist. Zugleich ist die Software in der Lage, die Wartung der Gera?te einfacher zu gestalten. Sie erkennt, wenn in einer Herberge beispielsweise der Toner zu Ende geht oder Papier beno?tigt wird. Das Papier und alle weiteren Verbrauchsmaterialien liefert der Wartungsservice von TA Triumph-Adler West, der die Kosten mit Hilfe der Software dem entsprechenden Herbergsbetrieb zuordnet.

Eine Formulardruck-Lo?sung ermo?glicht den Herbergsbetrieben zudem, mit allen in den Herbergen verwendeten Druckern ein einheitliches Druckbild zu generieren: Formatierungen und inhaltliche A?nderungen – beispielsweise im Briefkopf – ko?nnen mit dieser Drucklo?sung zentral vorgenommen werden. Fu?r die Herbergen ein entscheidender Vorteil: Jeder Betrieb kann ku?nftig flexibler arbeiten – die aufwa?ndige und kostspielige Beschaffung von Briefpapier in den einzelnen Herbergen entfa?llt.

Heute ko?nnen die Jugendherbergen je nach Landesverband mit einer Kostenreduktion von u?ber 10 Prozent im Dokumenten-Output rechnen. Neben diesen deutlichen Einsparungen hat die Zusammenarbeit mit TA Triumph-Adler fu?r die Jugendherbergen noch weitere Vorteile: Da die Bezahlung nach bedruckten Seiten erfolgt, werden die Kosten der Bu?rokommunikation transparent und kalkulierbar. Abgerechnet wird u?ber eine Monatspauschale, die die Miete der Systeme sowie die Zahl der durchschnittlich gedruckten Seiten umfasst.