Workflow
Compliance-konform übersetzen mit Optimal Systems und Across
Samstag 31. Januar 2009 - Optimal Systems und Across Systems geben ihre Technologie-Partnerschaft bekannt. Durch die Anbindung der OS|ECM-Suite an den Across Language Server, die zentrale Plattform für alle Sprachressourcen und Übersetzungsprozesse im Unternehmen, profitieren Anwender künftig von dem nahtlosen Zusammenspiel beider Bereiche: Dokumentenerstellung, -verwaltung und -archivierung einerseits und Übersetzungsmanagement andererseits. Optimal Systems und Across adressieren damit international agierende Unternehmen, die Dokumente und Unterlagen in zahlreiche Sprachen übersetzen müssen. Die Integration der beiden Systeme sorgt für ein hohes Maß an Prozesssicherheit im Hinblick auf die Compliance-Anforderungen in Unternehmen. Zudem können mit dem Across Language Server vorhandene Übersetzungen für neue Lokalisierungsprojekte genutzt werden. Damit lassen sich die Kosten für die Erstellung mehrsprachiger Dokumente signifikant reduzieren.
Das Thema compliance-konformes Verwalten und Archivieren von Dokumenten und geschäftsrelevanten Unterlagen ist in Unternehmen inzwischen angekommen. Während es für die Erstellung, Pflege und Verwaltung der Dokumente etablierte Prozesse gibt, ist der Bereich Übersetzen von Dokumenten bisher nur unzureichend eingebunden. Diese Lücke schließen nun OPTIMAL SYSTEMS und Across Systems durch die Anbindung ihrer Systeme.
Der Across Language Server als zentrale Plattform für alle sprachbezogenen Belange steuert, koordiniert und unterstützt dabei den gesamten Übersetzungsprozess. Die Schnittstelle zwischen den beiden Systemen ermöglicht direkten Datentransfer sowie systemgestützte und teilautomatisierte Arbeitsabläufe. Gleichzeitig ist eine durchgehende Transparenz bei der Bearbeitung der Übersetzungsaufträge gegeben. Jederzeit, auch im Nachhinein, kann so nachvollzogen werden, wer mit dem Übersetzungsauftrag betraut ist bzw. war.
Die einzelnen Workflow-Schritte
Das Übersetzungsprojekt wird in der ECM-Suite von OPTIMAL SYSTEMS initiiert. In einem entsprechenden Dialog definiert der Anwender die Metadaten zur Übersetzungsaufgabe (zum Beispiel die benötigten Zielsprachen und das Enddatum für die Übersetzungen). Bei Bedarf können Einstellungen auch in Profilen hinterlegt werden. Die zu übersetzenden Daten werden dann direkt an den Across Language Server übergeben. Entsprechend der vorab definierten Workflows wird hier das Übersetzungsprojekt abgearbeitet und anschließend wieder in das ECM-System von OPTIMAL SYSTEMS gestellt. Original und übersetztes Dokument werden in dem ECM-System entsprechend miteinander verknüpft.
Synergie-Effekt für Global Sourcing
Der Across Language Server ermöglicht durch das Translation Memory und das Terminologie-System auch den Aufbau eines zentralen Sprachdaten-Pools. Dabei werden im Translation Memory Texte als Sätze zergliedert, das Ausgangssegment und die fremdsprachige Entsprechung paarweise in dem System gespeichert. Mit der Terminologie-Komponente des Language Server werden Fachbegriffe und unternehmensspezifische Formulierungen gepflegt und verwaltet. Auf diese Weise können Übersetzungen und Terminologie bei neu zu erstellenden Texten wiederverwendet werden, sodass eine konsistente Darstellung ein und desselben Sachverhalts in unterschiedlichen Texten gegeben ist. Auch die Übersetzungskosten lassen sich auf diese Weise signifikant reduzieren.
Die Anbindung unseres ECM-Systems an den Across Language Server eröffnet unseren Kunden neue Horizonte, sagt Dr. Olaf Holst, Director Sales & Partner Management von OPTIMAL SYSTEMS. Sie gewinnen durchgehende Prozesssicherheit bei der Erstellung mehrsprachiger Dokumente. Insofern erfüllen sie künftig damit auch die compliance-Anforderungen, d.h. die rechtlichen Vorgaben für die elektronische Aufbewahrung ihrer mehrsprachigen Unterlagen.
Durch die Internationalisierung unserer Märkte gehört Mehrsprachigkeit verschiedenster Inhalte inzwischen zum Geschäftsalltag, sagt Niko Henschen, Geschäftsführer von Across Systems. Die nahtlose Einbindung des Translation Managements in die IT-Landschaft der Unternehmen gewährleistet, dass die damit verbundenen Anforderungen effizient und gezielt umgesetzt werden können.
