Inkjet & Digitaldruck

Managed Print Services: Versteckte Potentiale nutzen

Donnerstag 19. Februar 2009 - Die Optimierung von Arbeitsprozessen mit dem Ziel, Kosten nachhaltig zu reduzieren, beschäftigt zur Zeit viele Unternehmen. Ein Bereich, in dem sich verstecktes Sparpotential verbirgt, ist das Output-Management. Managed Print Services (MPS) unterstützt Unternehmen dabei, nicht nur Verbrauchsmaterial zu reduzieren, sondern die gesamte Druckerflotte auf die individuellen Druckbedürfnisse anzupassen, damit Druckkosten zu senken und gleichzeitig papierbasierte Prozesse zu optimieren.

„Managed Print Services bietet Unternehmen vielfältige Möglichkeiten, Kosten zu sparen“, sagt Wolfram Pfeffer, Direktor Global Services bei Lexmark. „Und es beinhaltet nicht nur die automatisierte Nachbestellung von Druckkassetten, sondern vor allem strategische Beratung und fortlaufende Optimierung der Druckerinfrastruktur im Sinne eines ‚’continous improvements’.“
Eine aktuelle Studie belegt: Fast die Hälfte (49 Prozent) aller befragten Unternehmen in Europa hat ihre Druckrichtlinien im vorletzten Jahr reformiert. Darüber hinaus gaben rund 42 Prozent der Firmen an, künftig weniger drucken zu wollen. Unternehmen lassen sich in den unterschiedlichsten Fragen, zum Beispiel bei Umwelt und Personal, beraten – auch das Druckmanagement ist ein zentraler Bereich im Unternehmen, in dem sich Kosten reduzieren und Prozesse optimieren lassen.
Der Ansatz: Prozesse aufsetzen, die über das Drucken hinausgehen
Managed Print Services geht gezielt auf das Unternehmen sowie dessen spezielle Gegebenheiten und Bedürfnisse ein und umfasst folgendes Leistungsspektrum:
·Optimierung der Output-Strategie: Basierend auf der Analyse der Infrastruktur und der Druckbedürfnisse eines Unternehmens entwickelt MPS maßgeschneiderte Konzepte, um die Anzahl der gedruckten Seiten zu reduzieren.
·Beschaffungs-, Finanzierungs-, Installations- und Integrationsplanung der Geräteflotte
·Maximierung der Kostentransparenz: Klare Übersicht der Ausgaben und Performance-Kennzahlen
·Automatisierung der Bestellprozesse: Wenn das Verbrauchsmaterial zur Neige geht, wird es – nach einer mehrstufigen Plausibilitätsprüfung – automatisch nachbestellt und geliefert.
·Asset Management: Zentrales Management, detailliertes Monitoring und permanente Auslastungskontrolle von Druckern und Multifunktionsgeräten
·Kontinuierliche Produktaktualisierung: Dauerhafte Gewährleistung der modernsten Technologie und effizientesten Infrastruktur
Managed Print Services unterstützt zentrale Unternehmensaufgaben
1. Optimierung des Workflow
„MPS“ umfasst weit mehr als nur eine zentral gesteuerte Druckerflotte. Bevor eine Lösung implementiert wird, werden die Prozesse analysiert und eine spezielle Output-Infrastruktur entwickelt. Zum Beispiel können Kreditkartenunternehmen eine Funktion nutzen, mit der Dokumente automatisch mehrere Male ausgedruckt, an verschiedene Abteilungen gefaxt oder per E-Mail verschickt werden. Die Multifunktionssysteme verfügen über Schnittstellen zu allen gängigen und zukünftigen Applikationen. Die integrierte Software-Lösung steuert den gesamten Prozess über das Touchscreen-Bedienpanel des Druckers.
2. Rationalisierung der Drucker-Infrastruktur
Meist finden sich in Unternehmen gewachsene Strukturen mit unterschiedlichsten Geräten von mehreren Herstellern, da im Laufe der Zeit immer mehr Geräte angeschafft werden. Bei einer Konsolidierung können Fax, Scanner und Arbeitsplatzdrucker durch ein Multifunktionsgerät ersetzt werden. Anstelle von Farbdruckern genügt oft ein Schwarz-Weiß-Gerät in den Abteilungen, die nicht mit Farbe arbeiten müssen. So lassen sich viele Faktoren nachhaltig verbessern, eine optimale Auslastung der einzelnen Geräte erzielen und somit Kosten sparen.
3. Umwelt
Für fast alle Unternehmen ist die effiziente Nutzung von Technik, Energie und Papier im Sinne der Umwelt ein grundlegendes Thema. Managed Print Services ermöglicht es Unternehmen, durch effizientes Druckmanagement weniger zu drucken und dadurch Toner und Papier zu sparen. Gleichzeitig wird die Druckerinfrastruktur konsolidiert und optimiert – und damit sichergestellt, dass jedem Mitarbeiter genau die Druckfunktionen zur Verfügung stehen, die er benötigt.
4. Sicherheit
Abhängig von Branche und Geschäftsfeld hat jedes Unternehmen andere Anforderungen an die Dokumentensicherheit. Banken oder Anwaltskanzleien etwa sind in besonderem Maße verpflichtet, Dokumente vertraulich zu behandeln. Für diesen Fall sind Drucker mit Kartenlesern oder Codefeldern ausgestattet, so dass die Dokumente nur von dem Mitarbeiter ausgedruckt werden können, der sich am Gerät autorisiert.
5. Nachbestellung des Verbrauchsmaterials
Ein unerfreulicher Nebeneffekt vieler verschiedener Geräte, Hersteller und Modelle in einem Unternehmen ist die Vielzahl an unterschiedlichen Tintenpatronen, Tonern und Papierarten, die unnötig Lagerraum beanspruchen und Kapital binden. Ein Beispielszenario: Wenn der Toner zur Neige geht, muss ein Mitarbeiter in den Lagerraum gehen, nach dem richtigen Toner suchen, ihn ersetzen und dann – sofern daran gedacht wird – den Toner an den Hersteller zum Recycling zurückschicken. Mit MPS können Tonerkassetten proaktiv und automatisch nachgeliefert werden, bevor sie leer sind. So wird die Produktivität nicht beeinträchtigt und das Unternehmen kann mit minimaler Unterbrechung weiterarbeiten.
Das Ergebnis: Effiziente Unterstützung des Unternehmens
Weltweit tätige Konzerne haben in der Regel Geschäftsstellen in verschiedensten Ländern und Zeitzonen, was beim Management der Druckerflotte zu logistischen Schwierigkeiten führt. Mit MPS kann eine globale Druckerflotte gemanagt und ihre Bestellprozesse automatisiert werden – und das bei voller Kostentransparenz.
Unternehmen suchen nach Möglichkeiten, flexibles Arbeiten zu gewährleisten und dennoch im Gesamtkonzern einheitliche Strukturen zu schaffen, dabei die Kosten zu reduzieren und Prozesse zu optimieren. Managed Print Services unterstützt sie dabei, dies für das Outputmanagement umzusetzen.