Workflow
Integration von Papierdokumenten in digitale Workflows
Dienstag 15. Februar 2011 - Mit eCopy bietet Konica Minolta eine intelligente Data Capture und Scan Routing Software, mit der sich die Dokumentenerfassung an den bizhub-Multifunktionssystemen (MFP) sowie die Verteilung und Verwaltung der Papierdokumente automatisieren lässt.
Als embedded Version kann eCopy direkt in die Displays der Ausgabesysteme integriert werden. Konnektoren sichern zudem die nahtlose Anbindung an bereits im Unternehmen bestehende Softwareumgebungen.
Unternehmen oder öffentliche Institutionen, die große Mengen an standardisierten Belegen wie Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine oder Formulare digitalisieren, sind auf weitestgehend automatisierte Arbeitsprozesse angewiesen. „Hier unterstützt eCopy, denn in Verbindung zu den umfangreichen Scan-Funktionen unserer bizhub-Systeme bildet die Applikation die perfekte Ergänzung, um eine automatisierte, strukturierte Ablage digitalisierter Dokumente im Unternehmen zu realisieren,“ so Helge Dolgener, Leiter Produktmanagement Office Products bei Konica Minolta Business Solutions Deutschland. „Damit lassen sich unternehmensinterne Abläufe noch mehr optimieren.“
Das Tool eCopy ShareScan sorgt dafür, dass der Mitarbeiter am Display des Ausgabesystems über vordefinierte Dokumententypen per Klick entscheidet, wo das eingescannte Dokument abgelegt werden soll, so dass beispielsweise eine Rechnung auch automatisch im Rechungsordner landet. Zusätzlich passt die Software über die manuelle Eingabe variabler Daten wie etwa Kunden- oder Auftragsnummer, Datum etc. automatisch den Dateinamen an. Innovative Scan-to-Word und Scan-to-Excel Funktionen erleichtern dem Anwender die Bearbeitung der gescannten Dokumente. Zudem stehen eine OCR-Text- und eine Barcode-Erkennung zur Verfügung.
Alternativ kann der Mitarbeiter nach der Benutzerauthentifizierung am MFP – via Firmenausweis oder Kennwort/Passwort – auf seine Windows Ordnerstruktur zugreifen und das Dokument entsprechend ablegen. Die Authentifizierung sorgt zudem dafür, dass Mitarbeiter auf ihre persönlichen E-Mail-Adressbücher zugreifen können. Darüber hinaus erhalten externe E-Mail-Empfänger eingescannte Dokumente scheinbar vom E-Mail-Account des Absenders und die vom MFP versendete E-Mail landet automatisch im Windows Outlook-Postausgang des Absenders. Trotz der möglichen Ablage in der Windows Ordnerstruktur, nutzen in der Regel viele Unternehmen zur Verwaltung und Archivierung ihrer Dokumente bereits bestehende Softwareanwendungen. Ein Alleinstellungsmerkmal von eCopy ist daher das Angebot an zur Verfügung stehenden Konnektoren, mit der eine Anbindung an alle derzeit am Markt erhältlichen ERP-, ECM-, E-Mail- und Fax-Systeme möglich ist.
Mit eCopy PaperWorks können gescannte Dokumente am Arbeitsplatz markiert und bearbeitet oder mit einem Stempel sowie Kommentaren versehen werden. Auch externe Dateien können hinzugefügt und so ein völlig neues, durchsuchbares PDF-Dokument erstellt werden. eCopy ShareScan ist in zwei Versionen erhältlich, die auch eine Lizenz für PaperWorks enthalten: eCopy ShareScan Essentials richtet sich an kleinere und mittlere Unternehmen, die maximal ein Multifunktionssystem anbinden möchten. Daher steht auch nur eine eingeschränkte Anzahl an Konnektoren und maximal fünf PaperWorks Lizenzen zur Verfügung. Für mittlere und große Unternehmen, die ihre Datenbanken anbinden möchten, ist eCopy ShareScan Suite die ideale Lösung, weil sie eine unbegrenzte Anzahl an MFPs unterstützt. Dabei benötigt jedes System eine eigene Lizenz.
Bei beiden handelt es sich um embedded-Versionen, das heißt, durch die offene Systemarchitektur OpenAPI kann die Applikation direkt in die bizhub-Systeme der neuen Generation integriert werden und der Anwender greift über das Display darauf zu. Hier sorgt außerdem eine grafische Bedieneroberfläche für ein hohes Maß an Benutzerfreundlichkeit. Auch das eigene Firmenlogo kann das Unternehmen integrieren, so dass hinter diesem beispielsweise das Firmenadressbuch hinterlegt wird. Zudem ist eine Dokumentenvorschau möglich. So kann der Mitarbeiter per Miniaturansicht das eingescannte Dokument kontrollieren, bevor er es ablegt. Hierbei unterstützen ihn Funktionen wie Leerseitenlöschung, Seitendrehung oder das nachträgliche Scannen und Einfügen von schlecht lesbaren Seiten.
Daneben bietet Konica Minolta mit der eCopy Scan-Station eine Alternative für Unternehmen, die noch bizhub-Systeme der älteren Generation nutzen. Die externe Scan-Station wird an das MFP angeschlossen und direkt daneben platziert.
