Workflow
Roland steuert mit DocBridge Pilot sein Output-Management
Montag 01. August 2011 - Die Roland-Gruppe hat ihr Output-Management (OM) erneuert. Kernstück der Umstellung ist die Software DocBridge Pilot, mit der das Unternehmen den Druck seiner jährlich rund zwei Millionen Dokumente steuert: Policen, Korrespondenz, Beitragsrechnungen, Kundenkarten, Berichte, Anhänge.
Die von Compart entwickelte Lösung wurde in nur drei Monaten eingeführt. Sie bedient rund 90 unterschiedliche Druckstapel, bezogen auf Kategorie und Empfänger der Schreiben.
Der Versicherungskonzern, der in Deutschland zu den führenden Rechtsschutz-Anbietern zählt, suchte ein innovatives Tool, das anhand der Metadaten automatisch erkennt, welches Dokument wie zu bearbeiten und über welchen Kanal auszugeben ist. Zudem wurde eine Software benötigt, die ein- und ausgangsseitig alle gängigen Datenformate unterstützt, PCL und PDF genauso wie AFP. Ilja Wiemers, bei der Roland Rechtsschutz-Versicherungs-AG zuständig für die Dokumenten-Management-Systeme: „DocBridge Pilot besitzt den großen Vorteil, dass man exakt festlegen kann, welche Dokumente an welchen Kunden wie ausgegeben werden müssen. Dafür sind keine komplexen Programmierkenntnisse nötig. Vor allem die Möglichkeit, beliebig viele Druckstapel zu definieren und externe Druckdienstleister anzubinden, hat uns überzeugt.“
DocBridge Pilot ist eine plattformunabhängige Software, mit der sich maßgeschneidert Sendungen für jede Ausgabeform erstellen lassen: als Druck genauso wie als E-Mail, Fax, Archivdatei und Datei zum Download in Webportalen. Dabei ist der Import der zu verarbeitenden Dokumente von der Ausgabe der Sendungen getrennt. Die Software übernimmt die Daten eines Dokuments und konvertiert sie, wobei die Formatierung erhalten bleibt. Das Dokument kann nun je nach Bedarf modifiziert, verteilt, klassifiziert, indiziert und in alle gängigen Formate umgewandelt werden. Dadurch lassen sich die Dokumente nahezu überall darstellen, drucken, archivieren und auf andere Art und Weise verarbeiten. Die dafür notwendigen Informationen werden dabei als Metadaten extrahiert. Während die Software die Dokumente einem zentralen Sendungspool zuordnet, werden die Metadaten in einer relationalen Datenbank abgelegt. Mittels eines an den PC-Arbeitsplätzen (Clients) implementierten Druckertreibers sind die Anwender in der Lage, auch Office-Dokumente im selben Sendungspool abzulegen und sie damit zentral weiterverarbeiten zu lassen.
Hinzu kommen verschiedene Funktionen für die Ausgabe der Dokumente, beispielsweise das Sortieren und Konvertieren in das gewünschte Ausgabeformat oder das „Anreichern“ von Seiten mit Zusatzinformationen für die Weiterverarbeitung. Gemeint sind hier vor allem das Hinzufügen von Beilagen wie Werbeflyer und Anweisungen für die nachgelagerte Kuvertierung. Außerdem: die Möglichkeit, mehrere Dokumente unterschiedlichen Ursprungs und Formats, aber mit demselben Adressaten, zu einer Sendung zu bündeln. Dies kann je nach Konfiguration komplett automatisiert ablaufen oder zu einem frei wählbaren Zeitpunkt initiiert werden. Der Vorteil dabei: Die Software berücksichtigt bei der Erstellung von Sendungen die für einen bestimmten Posttarif zulässige Gewichtsgrenze. Auf diese Weise lassen sich insgesamt die Portokosten optimieren.
Bei Roland kommt DocBridge Pilot derzeit nur im Druck zum Einsatz. Einmal täglich werden über eine integrierte „Scheduling“-Funktion alle erstellten Dokumente aus einem zentralen Datenpool abgeholt und nach DocBridge Pilot geladen. Dort erfolgt die Aufbereitung und Konvertierung dieser im PCL- und AFP-Format gespeicherten Dokumente in AFP- bzw. PDF-Spooldateien, um sie anschließend entweder beim Dienstleister oder im eigenen Haus zu drucken.
