Workflow
Massenhaft Probleme: Wenn Geschäftsdokumente von gestern sind
Samstag 18. Februar 2012 - Kleinunternehmen, Mittelständler oder Großunternehmen: zwischen einigen hundert und mehreren zehntausend Briefen oder Formularen bewegt sich der monatliche Ausstoß an Dokumenten in den Unternehmen.
Oft genug sind die Vorlagen dazu schon zehn und mehr Jahre alt, so Manuel Niemeyer, Experte für Dokumenten-Output-Management und Geschäftsführer der Landshuter Cartago Software. Weniger ein Mangel an Kreativität ist die Ursache dieses Problems: meist ist der technische Aufwand schlicht zu hoch, um Massendokumente des Arbeitsalltages dynamisch zu gestalten. Mit einem einfachen Editor hat der Unternehmer das Problem gelöst und bietet so eine Schnittstelle zwischen beispielsweise einem ERP-System wie SAP und dem Drucksystem. Auch eine digitale Ausgabe als PDF ist ohne weiteres möglich.
Für das weltweit eingesetzte ERP-System der SAP AG besteht eine SAP-Schnittstelle zur direkten Implementierung von Dokumentvorlagen in den ERP-Workflow. Rechnungen, Bestellbestätigungen, Lieferscheine oder interne Abrechnungen sind nur einige der Beispiele, bei denen ein individuell anpassbares Design wichtig und als Bestandteil des Corporate Designs entscheidend für die Außenwirkung ist. Meist jedoch ist die Änderung der Vorlagen, die bisher in Unternehmen im Einsatz sind, mit Entwicklungsaufwand verbunden, den nur die IT-Abteilung bewältigen kann. „Unser Entwicklungsziel war einfache Anwendbarkeit. Der Cartago Live Designer ist ein web-basierter Dokumentendesigner nach den offenen W3C Standards. Keinerlei Installation ist nötig, um dieses Werkzeug zu nutzen – damit fügt es sich nahtlos in die bestehende Infrastruktur ein“, beschreibt Niemeyer.
Bequem wie ein Office-Werkzeug ist die Software zu verwenden, drei Ausgabeformate stehen dabei über eingebaute Engines zur Verfügung: PDF, AFP und PS/PCL, der Output kann dabei ebenso für den Online-Bereich wie auch Batch erfolgen. Über den Cartago Live Workspace erfolgt die Verwaltung der interaktiven und dynamischen Dokumente. „Damit ist ein einheitliches Design aller Dokumente im Unternehmen möglich – unabhängig von deren Herkunft. Innerhalb kürzester Zeit können Vorlagen verändert und angepasst werden, ohne den Umweg über die IT-Abteilung gehen zu müssen“, so Niemeyer. Alle gängigen Webprotokolle für internetbasierte Dokumente werden ebenso unterstützt – SOAP, REST wie auch HTTP(S). Auf Knopfdruck steht eine Vorschau als PDF oder HTML zur Verfügung – Vorschau, Druck oder E-Mail-Versand sind so sofort möglich.
