Aus den Unternehmen

Vorträge bilden das Herzstück der DOXNET Jahreskonferenz

Dienstag 05. Juli 2016 - Das Herz der DOXNET Jahreskonferenz sind die Grundsatz- und Expertenvorträge. Neben dem Blick auf die Gegenwart und in die Zukunft, gaben die knapp 30 Vorträge erneut interessante Einblicke in aktuelle Trends des Dokumentenmanagements und in Projekte von Unternehmen.

Im Rahmen der 18. DOXNET Fachkonferenz & Ausstellung in Baden-Baden wurden neben dem herstellerneutralen Programm und den bewährten Herstellervorträgen nach der erfolgreichen Premiere 2015 zum zweiten Mal „Education-Workshops“ angeboten, die erneut auf große Resonanz stießen (siehe Pressemitteilung „Education-Workshops“).
Raphael Lamskemper von der Zurich Gruppe Deutschland sprach über die „Große Befreiung vom Papier“. Der Leiter des Dokumenten-Managements lieferte Einblicke in das Dokumentenverarbeitungs-Center der Zurich Gruppe Deutschland. Lamskemper war sich des provokanten Titels seines Vortrags bewusst, aber der Referent stellte gleich klar, dass es ihm in erster Linie darum geht, den Kunden kommunikativ zukünftig so zu bedienen, wie er es wünscht. Die Ausgangsfragen lauten: Wie will der Kunde mit uns kommunizieren? Wie bewältigt man einen Ansturm von gemeldeten Schadensfällen, der beispielsweise in Zeiten von vermehrten Unwetterschäden auf eine Versicherung zuläuft? Eine Antwort darauf sieht er in der hohen Flexibilisierung der Mitarbeiter und in Arbeitsmodellen, die an das Kommunikationsverhalten der Kunden angepasst sind. Ein weiteres Ziel lautet, den Kunden die Kommunikationsplattformen zu bieten, die für sie vertraut und einfach sind. Der Weg dorthin führt über zentralisierte Eingangskanäle mit digitaler Produktion sowie eine standardisierte und automatisierte Bearbeitung.
Zahlen von der Zurich Gruppe lieferte Lamskemper gleich mit: Täglich gehen 9.000 Briefe und 40.000 elektronische Eingangsdokumente (E-Mail, E-Postbrief, SMS oder WhatsApp) ein. Ziel ist, aus jeder Eingangskommunikation einen digitalen Geschäftsvorfall zu erstellen. Eine Software erkennt dank Schlüsselwörtern den Inhalt, dann findet die Bearbeitung statt, bevor entschieden wird, wie die Kommunikation zum Kunden zurückläuft; immer mit der Vorgabe einer „taggleichen Auslieferung“ der elektronischen Geschäftsvorfälle. Lamskemper stellte detailliert den Aufbau des Dokumentenverarbeitungs-Centers und die Überwachung der Prozesse durch ein Monitoring-System vor.
Dank der Digitalisierung wird die Bearbeitungsdauer deutlich beschleunigt, mehr als 90 Prozent aller Geschäftsvorfälle erreichen den Sachbearbeiter digital im Workflow-System. Die interne Hauspost wird ebenfalls digitalisiert zugestellt und ausgetauscht. Alle Eingangs- und Ausgangsdokumente liegen im digitalen Archiv. Informationen sind jederzeit und an jedem Platz verfügbar, außerdem ist der Status aller Kundenanliegen transparent. In Arbeitstagen ausgedrückt, konnte die Prozessdauer von 4,8 auf 0,8 Tage gesenkt werden.
„Selber machen! oder: wie die Führung lernte, Digitalen Vollfarbdruck zu lieben“ lautete der Titel des Vortrags von Thomas Burger und Peter Stephan, beide von der EnBW AG. Die Ist-Situation im alten Print-Center war von einem stark gestiegenen Druckvolumen geprägt, es konnte nur mit zwei Farben gearbeitet werden, für Änderungen und Erweiterungen gab es kaum Spielraum. Die Fragen, die sich die Verantwortlichen stellten: Digitaler Vollfarbdruck ja oder nein? Die Antwort lautete „ja“. Die Papierzuführung sollte von der Rolle erfolgen, als Druckstoff entschied man sich für Tinte. Das Ergebnis waren Quantensprünge in Effizienz und Qualität.
Die nächste Frage: selber drucken oder outsourcen? Im Rahmen einer 360 Grad-Analyse wurde ein Blick in die Zukunft geworfen. Nach Berechnung aller Parameter ist ein klares Ergebnis herausgekommen: Ein neues, eigenes Print-Center sollte her, denn Eigenfertigung ist die lukrativere Alternative, die sogar die Wirtschaftlichkeit steigert, wenn bisher ausgelagerte Druckaufträge künftig eigengefertigt werden. So generiert das neue Druckzentrum substantielle Einsparungen.
Thomas Burger verantwortet bei der EnBW als Leiter Mobilitäts- und Officeservice das Transaktionsdruckzentrum, Teamleiter für das Transaktionsdruckzentrum ist Peter Stephan, unter dessen Zuständigkeit auch die Hausdruckerei und die Postlogistik liegt. „Seit diesem Jahr läuft das neue Print-Center im Normalbetrieb“, berichten die beiden Experten, die das Projekt von der Vorstudie bis zum produktiven Vollbetrieb verantworteten.
„17+4 – das Siegerblatt der SV Sparkassenversicherung“ betitelten Detlef Zeger und Dirk Preuschoff-Porzelt ihren Vortrag. Was steckt hinter dem Titel? 17 Jahre Erfahrung bei der SV und vier gute Partner als Erfolgsgeheimnis eines erfolgreichen Outsourcing-Projektes. 2015 hat die SV das komplette Outsourcing für das Druckzentrum München vorgenommen. Neben der Auslagerung der Portooptimierung, der Archivdokumentenerstellung sowie der Druck- und Kuvertiertätigkeiten sind weitere Produktions- optimierungsmaßnahmen durchgeführt worden, so wurden zum Beispiel Teile der Produktion auf Endlosverarbeitung umgestellt. Eingeführt wurde außerdem Umweltschutzpapier.
Die Referenten legten ihre Entscheidungskriterien für die jeweiligen Anbieter dar: „Technisch und preislich lagen alle Dienstleister auf einem sehr ähnlichen Niveau“, sagte Preuschoff-Porzelt und verdeutlichte, dass dann auch softe Faktoren, wie die Kommunikation miteinander, eine Rolle gespielt haben. Das war einer der Aspekte, der von vielen DOXNET Referenten betont wurde, denn der Umgang miteinander und eine gute Kommunikation untereinander nimmt neben technischen und finanziellen Aspekten einen hohen Stellenwert ein.
Von der Entscheidung zum Outsourcing 2011 bis zum Projektbeginn im Januar 2013 und dem Projektende im Mai 2014 dauerte der Prozess bei Sparkassen-Versicherung knapp drei Jahre. Rückblickend bewerten es die Referenten als äußerst positiv, ein umfassendes Pflichtenheft erstellt und eine Projektstruktur mit allen beteiligten Unternehmen entwickelt zu haben. Die Bilanz: Das gesamte Projekt kann sowohl qualitativ als auch finanziell mit „sehr gut“ benotet werden.
Die Vorträge im Auditorium bildeten das Herzstück der 18. DOXNET Jahrestagung. Zusammen mit den Herstellervorträgen und den Education-Workshops gab es wieder interessante und exklusive Einblicke in die unterschiedlichsten Themen der Dokumentenmanagements und auch darüber hinaus.