Aus den Unternehmen

Steigen Druckkosten wegen neuer, hybrider Arbeitsmodelle?

Mittwoch 23. März 2022 - Epson Report zeigt: Heterogene Druckerflotten und unklare Richtlinien stellen IT-Manager vor neue Herausforderungen 

Eine unter Mitwirkung von Epson erstellte Studie zeigt, dass schätzungsweise 89 Prozent der IT-Manager in den letzten 12 bis 18 Monaten in ihren Unternehmen einen Anstieg der Druckkosten feststellten, obwohl fast die Hälfte (45 Prozent) parallel dazu einen Rückgang des Druckvolumens angab.
Da flexible Arbeitsmodelle mit sowohl Homeoffice als auch Präsenztagen immer beliebter werden, sahen sich IT-Manager mit der Situation konfrontiert, dass Drucker, die von Mitarbeitern für das Homeoffice in Eigenregie gekauft wurden (rund 53 Prozent der Befragten), dennoch von den Unternehmen finanziert werden mussten. Mehr als ein Drittel (37 Prozent) der IT-Führungskräfte sieht es daher als eine Priorität an, die verschiedenen Druckermarken zu beschränken. Auch kam es vor, dass die Mitarbeiter:innen viel Geld für Druckerpatronen ausgeben, weil sie Drucker kauften, die nicht für den geschäftlichen Einsatz vorgesehen waren (70 Prozent) und zudem nicht sauber zwischen geschäftlichen und privaten Ausdrucken unterschieden.
Gleichzeitig berichtet mehr als ein Drittel der Befragten (38 Prozent) von Staus an den in den Firmen installierten Druckern, weil Mitarbeiter:innen ihre zurückgestellten Druckjobs dann erledigten, wenn sie im Büro anwesend waren. Dazu fielen noch bei knapp zwei Drittel (64 Prozent) vermehrt Überstunden aufgrund mangelhafter Wartung der Geräte an.
Dies führte dazu, dass fast zwei Drittel (63 Prozent) der Manager die Art und Weise der Druckerverwaltung in Zukunft deutlich ändern werden. Rund die Hälfte (52 Prozent) gab an, dass der Wartungsbedarf der Drucker verringert wird und 39 Prozent erwarten eine Kostensenkung bei gleichzeitiger Einhaltung der im Unternehmen geltenden Umweltziele.

Nachhaltigkeit
Ein Hauptproblem der Befragten war, den Nachhaltigkeitsbelangen Priorität einzuräumen und gleichzeitig die neuen Herausforderungen zu bewältigen, die durch den Übergang zu hybriden Arbeitsmodellen entstanden.
Obwohl 73 Prozent der Befragten angaben, dass sie bei der Anschaffung von Druckern nun einen Schwerpunkt auf Nachhaltigkeitsaspekte legen, sind sich viele nicht bewusst, dass die Tintenstrahltechnologie einen größeren nachhaltigen Vorteil bietet als die Lasertechnologie, und obwohl 57 Prozent der Befragten anerkennen, dass durch einen Wechsel des Druckertyps CO2-Emissionen eingespart werden könnten, ziehen nur 43 Prozent hitzefreie Lösungen in Betracht.

Steuerung
Die Kontrolle über die Druckerhardware während der Telearbeit zu behalten, wurde von 75 Prozent der Befragten als Hauptproblem genannt, wobei 63 Prozent zugaben, dass die IT-Abteilung die Kontrolle über die Druckerflotte verliert.
Die Wiedererlangung dieser Kontrolle wird ein wichtiger Schritt sein, um sowohl Kosten- als auch Nachhaltigkeitsprobleme zu beheben. 73 Prozent der Befragten gaben an, dass die Verwaltung und Kontrolle der Druckerflotte ein spezifischer Teil ihrer Umwelt- und Nachhaltigkeitsstrategie ist, sodass die Suche nach mehr Klarheit über nachhaltige Drucklösungen ein schneller Weg sein könnte, diese Herausforderung anzugehen. Die Heat-free-Technologie von Epson ist in Modellen erhältlich, die sich sowohl für kleine Büros/Heimbüros als auch für große Unternehmen eignen, und reduziert den Energieverbrauch und die CO2-Emissionen im Vergleich zu Laserdruckern nachweislich um bis zu 83 Prozent.
Gareth Jay, Epson Europa, kommentiert: „IT-Verantwortliche standen in den letzten Jahren unter einem noch nie dagewesenen Druck, da die Zeit und die Ressourcen ihrer Teams stark beansprucht wurden und sich mit der Anpassung der IT- und Druckanforderungen an eine neue Arbeitswelt auseinandersetzen mussten.
„Einige der Ergebnisse unserer Umfrage machen deutlich, dass wir noch viel Aufklärungsarbeit leisten müssen, um die Vorteile unserer wärmefreien Business-Tintenstrahldrucker zu nutzen, die zur Bewältigung der genannten Herausforderungen beitragen können – sei es, dass sie Zeit und Geld sparen, weniger Energie verbrauchen und weniger CO2 ausstoßen, weniger Eingriffe erfordern oder weniger Verbrauchsmaterialien benötigen als Laserdrucker.
„Aber diese Ergebnisse geben auch Anlass zur Hoffnung und zeigen Chancen auf. Viele der Befragten überlegen nun, wie sie künftige Störungen abmildern und widerstandsfähiger werden können. Es besteht die Möglichkeit, in neue Drucktechnologien zu investieren und die Leistungsfähigkeit der vorhandenen Druckflotten zu erhöhen. Anpassungen zur besseren Unterstützung der Belegschaft müssen keine Kopfschmerzen bereiten, können zu erheblichen Effizienz- und Produktivitätssteigerungen führen und Unternehmen dabei helfen, ihre Nachhaltigkeitsziele wieder zu erreichen.“ 
Im Rahmen der Epson State of the Market Survey, die von dem unabhängigen Marktforschungsunternehmen Coleman Parkes durchgeführt wurde, wurden 3.000 IT-Entscheidungsträger aus 30 Ländern in Europa, dem Nahen Osten und Afrika befragt.

Zu den wichtigsten Ergebnissen der Umfrage gehören:
Änderungen im Druckbereich aufgrund der Pandemie und die Auswirkungen des hybriden Arbeitens:
• Eskalierende Kosten: Die überwiegende Mehrheit der Unternehmen (89 Prozent) verzeichnete in den letzten 12 bis 18 Monaten einen Anstieg ihrer Druckkosten, der im Durchschnitt 14 Prozent betrug.
• Verlust der Kontrolle: Die Kontrolle über die Druckerhardware während der Fernarbeit wurde als größtes Problem genannt, wobei nur 42 Prozent angaben, dass sie – bis zu einem gewissen Grad – die richtige Kontrolle über die Entscheidung über den Kauf und die Verwaltung von Druckern hatten. Während die überwiegende Mehrheit der Unternehmen (93 Prozent) in irgendeiner Form einschränkte, welche Drucker die Mitarbeiter während der Pandemie für die Heimarbeit anschaffen durften, und die meisten (76 Prozent) neue Richtlinien einführten, gaben 42 Prozent zu, dass sie sich nur bedingt daran hielten. Zu den wichtigsten Bedenken in Bezug auf das Drucken von zu Hause aus gehören die Sicherheit, die Verantwortlichkeit für Geräte außerhalb der Büroumgebung und die Entgegennahme von Wartungsanfragen für Produkte, die von den Mitarbeitern einzeln gekauft wurden.
• Entstehen von hybriden Gewohnheiten: Auch das Druckverhalten selbst ändert sich. Es wird zunehmend darauf geachtet, dass nur wichtige Dokumente gedruckt werden, und die Drucker stehen zu wichtigen Zeiten unter großem Stress, wenn gespeicherte Druckvorgänge ausgeführt werden, wenn die Mitarbeiter ins Büro kommen. Fast die Hälfte (44 Prozent) glaubt, dass sie innerhalb der nächsten zwei Jahre zu zentralisierten Druckerbanken übergehen werden, während etwa zwei Drittel (64 Prozent) der Unternehmen bereits eine zentralisierte Gruppe von Druckern innerhalb der normalen Büro-/Arbeitsumgebung betreiben. Etwa ein Viertel der Unternehmen (23 Prozent) geht davon aus, dass es mehr Geräte für weniger Benutzer geben wird. Die prognostizierten Arbeitsplatzmuster variieren; etwas mehr als ein Drittel (36 Prozent) der Befragten geben an, dass die Mitarbeiter schrittweise an ihren Arbeitsplatz zurückkehren werden, und 27 Prozent berichten, dass ein Rotationssystem zum Einsatz kommen wird.
• Zunehmende Bedeutung von Drucksachen mit der Forderung nach Schnelligkeit und Zuverlässigkeit: Die Hälfte der Befragten (49 Prozent) glaubt, dass Druck und Drucktechnologie in den nächsten 12 Monaten für ihr Unternehmen an Bedeutung gewinnen werden. Nach der Pandemie berichtet die Mehrheit (72 Prozent) der Befragten, dass sie weiterhin eine höhere Zuverlässigkeit der Drucker benötigen, 61 Prozent glauben, dass das Drucken im Hinblick auf die Verwaltung kritischer Daten wichtig bleiben wird, und 53 Prozent geben an, dass sie schnellere Druckgeschwindigkeiten benötigen, um der Nachfrage gerecht zu werden.
• Nachhaltigkeitsziele in Gefahr: Die Mehrheit der Befragten (69 Prozent) ist der Ansicht, dass ökologische und soziale Aspekte nach der Covid-19-Pandemie für ihre Unternehmen an Bedeutung gewinnen werden, aber die Hälfte gab zu, dass die Nachhaltigkeit in den letzten 12-18 Monaten in den Hintergrund getreten ist. Während 60 Prozent der Befragten erwarten, dass die Einführung des hybriden Arbeitens zu nachhaltigerem Drucken führen wird, glauben fast zwei Drittel (61 Prozent), dass die Verbreitung neuer Drucker zur Unterstützung der Heimarbeit bedeutet, dass sie ihre Nachhaltigkeitsziele nicht erreichen werden.
• Der Energieverbrauch ist eine zentrale Herausforderung: Obwohl 95 Prozent der Unternehmen den Energieverbrauch ihrer Druckerflotte überwachen, haben nur 35 Prozent einen klaren Überblick. Es besteht jedoch ein starker Wunsch nach einem besseren Verständnis der Einsparungen, die durch eine Änderung der Art und Weise, wie die Druckerflotte verwaltet wird (66 Prozent), und durch eine Änderung der verwendeten Druckertypen (57 Prozent) erzielt werden könnten.
• Weitverbreitete Fehleinschätzungen: Während die Umfrage eine Bildungslücke bezüglich der Vorteile von Tintenstrahldruckern aufdeckte, gaben die Befragten an, dass diese einfacher zu warten sind, eine bessere Druckqualität liefern und billiger im Betrieb sind.

Die Methodik: Die Epson Umfrage zur Marktsituation
Die Umfrage unter 3.000 Befragten in 30 Ländern in Europa, dem Nahen Osten und Afrika wurde im Januar 2022 vom unabhängigen Marktforschungsunternehmen Coleman Parks durchgeführt. Zu den Befragten gehörten IT-Entscheidungsträger aus Unternehmen mit mindestens 340 Mitarbeitern aus verschiedenen Branchen, darunter Unternehmens- und professionelle Dienstleistungen, Regierungsbehörden, Gesundheitswesen, Bildungswesen, Einzelhandel, Rechts- und Finanzdienstleistungen. 

Über Epson Heat-Free Business Inkjet:
Epson Heat-Free Business Inkjet bietet modernen Unternehmen eine Reihe von Vorteilen: Sie gewinnen Zeit und Platz, schaffen eine bessere Arbeitsumgebung und reduzieren Emissionen und Kosten. Die Vorteile:
• Geringerer Stromverbrauch spart Energie und Geld: Die Heat-Free-Technologie von Epson verbraucht bis zu 83 Prozent weniger Energie. Da Tintenstrahldrucker keine Sicherungseinheit zum Erhitzen benötigen, führt dies zu einem deutlich geringeren Stromverbrauch.
• Zeitersparnis durch konsistenten Hochgeschwindigkeitsdruck: Die Heat-Free-Technologie erfordert keine Aufwärmphase beim Einschalten oder Aufwachen aus dem Ruhezustand. Das bedeutet, dass Sie sofort mit dem Drucken beginnen können, was im Vergleich zu Laserdruckern eine bis zu 50 Prozent schnellere Druckbereitschaft bedeutet.
• Weniger Ersatzteile, geringere Umweltbelastung: Laserdrucker haben in der Regel mehr Verbrauchsmaterialien und erfordern in vielen Fällen den regelmäßigen Austausch von Trommel, Transferband und Sicherung. Dank der Heat-Free-Technologie verbrauchen unsere Tintenstrahldrucker bis zu 96 Prozent weniger Verbrauchsmaterialien als Laserdrucker.
• Weniger Eingriffe erhöhen die Produktivität: Die Heat-Free-Struktur der Epson Tintenstrahldrucker bedeutet, dass es weniger Teile gibt, die ausfallen können, was die Anzahl der erforderlichen Eingriffe reduziert.