Aus den Unternehmen

Über die Wolke: Sichere Lösungen von Canon für Dokumentenzugriff

Montag 29. Januar 2024 - Angesichts zunehmend hybrider Arbeitskulturen - Arbeit findet im Büro, unterwegs, im Home-Office oder in Co-Working-Umgebungen statt - wird der Bedarf an Cloudlösungen immer größer. Alle sollen immer und überall auf Informationen und Dokumente zugreifen können. Das stellt vor allem kleine und mittlere Unternehmen vor große Herausforderungen, wenn ihnen die personellen Ressourcen für Einrichtung und Pflege solcher Systeme fehlen.

Eine benutzerfreundliche und kostengünstige Lösung bietet dafür der Cloud Connector von Canon. Der Name ist dabei Programm: Die Software verbindet die analoge mit der digitalen Welt in der Cloud und ist eine ideale Anwendung für Einsteiger in diese Technologie. Für Fortgeschrittene gibt es mit uniFLOW Online eine Lösung für anspruchsvollere Aufgaben der Dokumentenverwaltung.

Canon Cloud Connector ist eine Druck-, Scan- und Workflowlösung, die Digitalisierung von Dokumenten und deren Bearbeitung und Archivierung ohne kostspielige Infrastruktur oder Wartung ermöglicht. Auch Emails finden so nahtlos Einbindung in die Prozesse und Ablagen der Cloudziele. Diese optionale Zusatzlösung für die Canon Multifunktionssysteme der imageRUNNER- und imagePRESS-Serien kommen ohne komplexen IT-Support und ohne Installation zusätzlicher Treiber aus. Ergebnis: müheloser Zugriff auf Dateien, gesteigerte Effizienz und Produktivität und dadurch nicht zuletzt zufriedenere Mitarbeitende.

Überall Drucken, Scannen, Suchen
Neben den klassischen Workflowfunktionen, bei denen es um digitale Prozesse und Archivierung geht, bietet der Cloud Connector die praktische Funktion zum Drucken über E-Mail. Dafür wird das fragliche Dokument einfach an die E-Mailadresse eines Canon Multifunktionsgerätes geschickt. Wird ein Dokument gescannt, kommt bei Geräten, die diese Funktion unterstützen, die optische Zeichenerkennung zum Einsatz. Damit wird der Inhalt digital durchsuchbar und Inhalte können über copy/paste extrahiert werden. Eine praktische Funktion, die Zeit spart und Nerven schont.

Der Canon Cloud Connector verbindet den Cloud-Speicher mit den unterschiedlichsten Tools, nämlich E-Mail, Box, Dropbox, Microsoft Teams, OneDrive, OneDrive for Business und SharePoint Online. Die benutzerfreundliche Oberfläche und die minimalen Anforderungen an die Infrastruktur machen den Cloud Connector zur perfekten Lösung für Unternehmen, die nach zeit- und kosteneffizienten Druck- und Scanlösungen suchen.

uniFLOW Online – Lösung für komplexere Aufgaben
Aber auch für komplexere Workflow-Aufgaben gibt es Lösungen des japanischen Herstellers. Für anspruchsvolle Aufgaben und Outputmanagement in der Cloud bietet Canon die seit 2019 regelmäßig vom Buyers Laboratory Incorporation (BLI) ausgezeichnete Lösung uniFLOW Online an. uniFLOW Online ist eine sichere Druck- und Scanlösung auf Public-Cloud-Basis für Unternehmen jeder Größe, die für die Verwaltung ganzer Umgebungen konzipiert wurde. Mit uniFLOW Online können vertrauliche Dokumente sicher ausgedruckt werden: Druckaufträge, die mit dem uniFLOW SmartClient oder Direct Secure Print angeschoben werden, bleiben in der Druckwarteschlange des Benutzers, bis er oder sie sich an einem System authentifiziert und den Druck freigibt. Druckaufträge sind innerhalb des Systems an jedem beliebigen Standort und jedem angeschlossenen Drucker abrufbar – dies auch unabhängig von Stadt oder Land: In Hamburg den Druck anschieben, in München oder London am Gerät den Druck abholen. Finishing-Optionen, heften, lochen oder beispielsweise Broschürendruck können auch direkt am System vor dem Druck noch nachträglich eingestellt werden. Und auch für uniFLOW Online besteht die Möglichkeit zur Anbindung an Box, Dropbox, Evernote, Google Drive, Microsoft OneDrive, OneDrive for Business und Microsoft SharePoint Online.

Besonders für unterwegs ist die Funktion nützlich, Druckaufträge nicht nur über Web-Upload oder E-Mail vom Rechner aus anschieben zu können: Das geht auch unabhängig vom Standort mit dem Smartphone oder Tablet. Diese Druckaufträge werden auf einem Widget, einer „Minianwendung“, auf dem mobilen Endgerät angezeigt und können dort auch noch gelöscht werden. Auch hierbei gilt: Alle übermittelten Druckaufträge werden in die sichere Druckwarteschlange gestellt und erst nach Authentifizierung am Drucker ausgegeben. Der Auftrag kann also noch gelöscht werden, ohne dass Kosten entstehen. Wer Gästen das Drucken ermöglichen will, kann das über die Funktion „Mobiles Drucken für Gäste“ anbieten.

Scannen, wohin man will
Mit uniFLOW Online können Dokumente direkt digitalisiert und an verschiedene Ziele übermittelt werden. Das erleichtert ein großzügig bemessener und intuitiv zu bedienender Touchscreen am Eingabegerät, beispielsweise einem Canon Modell der imageRUNNER, i-SENSYS-, imagePRESS- oder Maxify-Serien. „Scan-to-myself“ ist über einen Button vordefiniert und ermöglich den flotten Zugriff auf diese häufig benötigte Funktion. In zahlreiche andere Cloud-basierte Ziele kann ebenfalls direkt gescannt werden. Dazu zählen Concur, Dropbox, Google Drive, Box, Microsoft OneDrive, OneDrive for Business, Evernote, Microsoft SharePoint Online und Therefore Online.

Fazit
Für Einsteiger in die Arbeit mit Cloudlösungen ist der Canon Cloud Connector eine einfach zu bedienende Lösung mit sehr guten Basisfunktionen, die auch ohne große Fachkenntnis installiert und gepflegt werden kann. Für Fortgeschrittene mit komplexeren Anwendungen ist uniFLOW Online die Lösung der Wahl – damit kann „die Freiheit über die Wolke“ fast grenzenlos sein.