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Studie zu Information Management und Lösungsangebot von Canon

Donnerstag 20. Juni 2024 - Laut einer neuen Studie von Canon Europe Ltd., London, ist nur einer von vier IT-Entscheidungsträgern im Vorfeld eines Audits, beispielsweise einer ISO-Zertifizierung, wirklich zuversichtlich. Dabei äußerten die Befragten insbesondere Bedenken hinsichtlich der Informations- und Datenverwaltungsprozesse ihrer Unternehmen. Die Ergebnisse der Umfrage unter 1.709 IT-Managern in Großbritannien, Frankreich, Deutschland, Italien, nordischen Ländern, Niederlanden und Spanien weisen auf kritische Lücken in der aktuellen digitalen Struktur vieler Unternehmen hin. Sie verdeutlichen einen Mangel an Transparenz und Kontrolle über die Informations- und Dokumentenprozesse - dies sei jedoch für ihre Rolle von zentraler Bedeutung. Dokumentenmanagement Lösungen von Canon sind dafür maßgeschneidert, und zwar für die unterschiedlichsten Branchen und Abteilungen.

Marc Bory, Vice President, Digital Printing & Solutions, Marketing & Innovation bei Canon Europe Ltd., sagt dazu: „Neue Technologien verändern derzeit die Möglichkeiten des hybriden Arbeitsplatzes. Informationen werden hier sowohl in digitaler Form als auch in Papierform ausgetauscht. Das birgt neue Erwartungen, die es zu erfüllen gilt. Informationen spielen in diesem Zusammenhang eine tragende Rolle. Sie entscheiden darüber, wie gut sich ein Unternehmen anpassen und auf neue Möglichkeiten reagieren kann. Dabei zeigt unsere Untersuchung folgendes: Neben einer großen Unsicherheit bei der Verwaltung und dem Schutz von Daten besteht eine mangelnde Produktivität bei den Prozessen zur Dokumentenverwaltung. Dadurch wird nicht das volle Potenzial der vorhandenen Informationen zur Steigerung des gesamten Geschäftswerts ausgeschöpft.“

Datensicherheit
Die Sorgen hinsichtlich der Datenverwaltung zeigen sich bei IT-Leitern speziell vor einem Audit oder einer Zertifizierung sehr deutlich. Auf die Frage nach den Gründen wurden durchgängig zwei Themenbereiche genannt: fehlende Kontrolle über das Verhalten der Mitarbeitenden und mangelnde Transparenz von Dokumenten und Daten – beide spielen eine entscheidende Rolle. Diese Sorgen sind nicht unberechtigt. 36 Prozent der IT-Entscheider geben an, dass sie den Verdacht haben oder sicher sind, dass Mitarbeitende nicht immer die Compliance-Regeln, beispielsweise die DSGVO-Bestimmungen, befolgen. Jeder fünfte IT-Manager, 17 Prozent, weiß von einem versehentlichen Verstoß durch einen Mitarbeitenden im vergangenen Jahr. Mehr als die Hälfte berichtet, dass die IT-Sicherheit den größten Teil ihrer Arbeitszeit in Anspruch nimmt.

Tatsächlich steht die Risikominimierung – insbesondere in Bezug auf IT-Sicherheit und Compliance – für IT-Führungskräfte nach wie vor weit im Vordergrund. Für 60 Prozent der Befragten steht die Sicherheit unter den drei größten Herausforderungen. Für mehr als ein Viertel steht sie sogar an erster Stelle.

Canon Information Management Solutions – Maßgeschneiderte Markenlösungen
Seit bereits mehr als 30 Jahren ist Canon im Bereich Services und Solutions mit seinem Information Management-Angebot vertreten und unterstützt Unternehmen bei der Automatisierung von Prozessen und Informationsflüssen innerhalb ihrer Organisation. IMS von Canon bieten die Technologie und darüber hinaus die Beratung und den Service, die bei der Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen erforderlich sind.
Canon arbeitet dabei mit einer Vielzahl von Branchen zusammen – darunter Fertigungsindustrie, Finanzwesen, öffentlicher Sektor und Telekommunikation. Außerdem verfügt Canon über das umfassende Know-how, um zuverlässige End-to-End-Lösungen für eine ganze Reihe von Herausforderungen im Information Management anzubieten. Heute beschäftigt Canon in der gesamten EMEA-Region über 300 Information Management-Spezialisten, die mehr als 2.000 europäische Unternehmen betreuen. Zu den seit Jahren etablierten IMS-Lösungen von Canon gehören Software-Solutions wie Iris, Therefore und sysHUB, aber auch Compart und Quadient.

Marc Bory ergänzt „Unternehmen wenden sich zunehmend an IT-Teams, um durch den Einsatz von Technologie einen geschäftlichen Mehrwert zu erzielen. Unabhängig davon, ob es sich bei einem Unternehmen um eine Bank, einen Einzelhändler, ein Startup oder einen Konzern handelt: Die Art und Weise, wie Informationen erfasst, verarbeitet und bereitgestellt werden, ist entscheidend für den Gesamterfolg. Canon IMS helfen dabei die Kontrolle über Informations- und Dokumentenprozesse zu übernehmen. So können neue Effizienzpotenziale erschlossen und nachhaltiges Wachstum erzielt werden.“

Mangel an realem digitalem Fortschritt
IT-Entscheider in den untersuchten Regionen sind von ihrem digitalen Reifegrad überzeugt: 78 Prozent sind der Meinung, dass ihre Unternehmen in Bezug auf digitale Prozesse bereits ausgereift sind. Das heißt, dass sie bereits digitalisierte und automatisierte Prozesse durchführen. Die Detailfragen der Studie zeigen jedoch ein anderes Bild:
• In Bezug auf Auffinden, Zugriff, gemeinsame Nutzung und Löschen von Dokumenten zu Audit-Zwecken befinden sich die meisten Unternehmen in einer ähnlichen Lage wie im Jahr 2022.
• Automatische Zugriffsrechte auf Dokumente – die am weitesten verbreitete Funktion – gibt es nur in 53 Prozent der Unternehmen. Eine vollständige Automatisierung der Informations- und Dokumentenverwaltung liegt also noch in weiter Ferne.
• 28 Prozent der Mitarbeitenden müssen nach wie vor jedes Mal standardisierte Organisationsdokumente manuell ausfüllen. 26 Prozent erleben Fehler oder Inkonsistenzen, die durch Datensilos verursacht werden.
• Eine von zehn Führungskräften hat in den letzten zwei Jahren Projekte zur Implementierung aufgesetzt. Zu den Herausforderungen bei der Umsetzung gehören: Kompatibilitätsprobleme (28 %), Verzögerungen (27 %) und anhaltende Fehler mit der neuen Technologie (21 %).

Die Vorteile, die Digitalisierung einem Unternehmen bringen kann, liegen durchaus auf der Hand: Fast alle (99 %), die eine Automatisierung eingeführt haben, berichten von einem Nutzen, der die Nachteile durch Compliance deutlich überwiegt. Die Beschäftigten arbeiten effizienter (37 %), ihr Arbeitserlebnis wird angenehmer (35 %) und auch die Erfahrung auf der Kundenseite wird gesteigert (34 %). Allerdings werden diese potenziellen Vorteile nicht immer vollständig genutzt.

Obwohl das Information Management als produktivitätssteigernd anerkannt ist – 37 Prozent der IT-Entscheider nennen es sogar als Hauptvorteil – werden die verfügbaren Dokumentenmanagementlösungen nicht in vollem Umfang genutzt. Dieser Mangel an digitalem Fortschritt hemmt das Potenzial der IT-Teams und behindert die Wertschöpfung, die sie erbringen können.

Tori Miller Liu, Präsidentin und CEO der Association for Intelligent Information Management (AIIM), sagt dazu: „In einer perfekt digitalisierten Welt müssen moderne Arbeitsplätze durch hochwertige und leicht zugängliche Informationen oder unstrukturierte Daten angetrieben werden. Die Verwaltung einer zunehmenden Menge unstrukturierter Daten stellt jedoch in einer hybriden Umgebung für Unternehmen eine echte Herausforderung dar. Hier ist ein effektives Information Management die einzige Antwort: Es sorgt für mehr Transparenz und Kontrolle und für eine bessere Compliance. Außerdem bietet es für bereits vorhandene Informationen neue Möglichkeiten.“

Die Antwort für diese von Tori Miller formulierte Herausforderung heißt Canon IMS. Das Markenversprechen „Excellence in Quality“, das sich in allen Produktlinien des japanischen Herstellers wiederfindet, gilt im gleichen Maß für die Canon Information Management Solutions.