Workflow

Drucksachen in Rekordgeschwindigkeit

Mittwoch 25. Mai 2005 - Auch Mitarbeiter ohne fachliches Know-how in Medienfragen erstellen mit dem neuen webbasierten Mediensystem „GeNERA“ Drucksachen in wenigen Minuten.

Anzeige:

Broschüren, Flyer und Plakate gestalten und erstellen, kann (fast) jeder. Den Beweis liefert das neue webbasierte Mediensystem „GeNERA“ der Nürnberger Willmy MediaGroup. Die Anwendung steht den Usern jederzeit online zur Verfügung, ohne dass dafür vor Ort neue Programme installiert werden müssen. Die Grundlayouts für verschiedene Print-Publikationen sind gespeichert, Texte und Bilder werden passend über das Internet eingefügt. Auch DTP-Laien können das gewünschte Corporate Design (CD) so spielend einhalten und teure DTP-Programme und -Dienstleistungen werden künftig überflüssig.

„Das funktioniert wirklich reibungslos“, bestätigt Frauke Wille, zuständige Projektleiterin in der Marketingabteilung der Nürnberger Bundesagentur für Arbeit (BA). Die BA hat „GeNERA“ Anfang April auf einem zentralen Rechner für die bundesweit 180 Agenturen für Arbeit und rund 660 Geschäftsstellen für ca. 1.000 Mitarbeiter installiert und betreibt das System als „BA-MediaNet“. Bis auf den Druck wird die Arbeit nun komplett im Haus erledigt. Wurden die Entwürfe früher an die Layouter in externen Werbeagenturen weitergegeben, bleibt jetzt alles in einer Hand. Der BA-Mitarbeiter, der eine Broschüre braucht, erstellt sie einfach selbst. 
 
Ein Beispiel: Die Berliner Agentur für Arbeit veranstaltet Mitte des kommenden Monats einen Informationsabend für Arbeitslosengeld II-Empfänger. Um möglichst viele Menschen zu erreichen, produziert ein Mitarbeiter sechsseitige Infoflyer und legt sie in den Geschäftsstellen aus. Sollen wichtige Multiplikatoren angesprochen werden, schaltet die örtliche Arbeitsagentur zusätzlich eine Anzeige in den örtlichen Tageszeitungen. Früher war das ein ziemlicher Aufwand. „Mit dem neuen System brauchen wir für die Produktion nur wenige Minuten, wo früher umständliche Auftrags- und Abstimmungsprozesse mit verschiedenen Partnern notwendig waren“, sagt Projektleiterin Frauke Wille. Aber egal, ob Poster oder Prospekt: Alle im BA-CD möglichen Publikationen können über eine Menüleiste ausgewählt werden. Auf dem Bildschirm im Büro öffnet sich dann eine Vorlage, die aus verschiedenen bearbeitbaren Text- und Bildfeldern besteht.
 
Doch nicht jeder Mitarbeiter kann in allen Bereichen des Dokuments werkeln. „Bestimmte Felder bewahrt das System vor dem Zugriff Unbefugter“, erklärt Yong-Harry Steiert, Geschäftsführer in der Willmy MediaGroup. Dabei werden vor allem Bereiche geschützt, die eine tragende Säule des CDs darstellen. Das heißt: Die Logos können nicht gelöscht oder ersetzt werden und auch gleich bleibende Bildelemente oder der Seitenaufbau werden nicht verändert. Diese so genannten Templates haben die Nürnberger Entwickler nach den Layoutvorgaben des Kunden umgesetzt. „Problemlos verändern können die Anwender aber die freigegebenen Felder“, so Steiert. Ein Doppelklick auf das entsprechende Textfeld genügt und die Angestellten haben die Möglichkeit, die Info direkt in das Plakat zu schreiben. Ein Doppelklick aktiviert auch die Bilddatenbank. „Das System bietet nur die Aufnahmen zur Auswahl an, die wirklich auf der Seite platziert werden dürfen“, sagt Steiert. „Die Erstellung lokaler Publikationen konnte so in hohem Maße professionalisiert werden – denn bisher wurde oft auch in Ermangelung von Finanzmitteln mit Office-Programmen selbst „gebastelt“, oft auf Kosten des Layouts“, so Frauke Wille von der BA.
 
Auch der Bildausschnitt kann, soweit es die CD-Vorgaben erlauben, verändert werden. „Um GeNERA zu bedienen, müssen die Angestellten keine DTP-Kenntnisse haben“, sagt Christof Förtsch, Geschäftsführer in der Willmy MediaGroup. Um die BA-Medien zu produzieren, genügen künftig Kenntnisse in der Textverarbeitung. „Wenn ich das Plakat fertig gestaltet habe, gibt der Bearbeiter noch die gewünschte Stückzahl ein. Das System ermittelt dann, welche Druckerei am günstigsten ist“, sagt Projektleiterin Wille. Druckereien, die an das System angebunden werden, wurden zuvor durch die Nürnberger Zentrale in einer Ausschreibung ermittelt.
 
Was aber nicht bedeutet, dass jeder Mitarbeiter nach Gutdünken Aufträge erteilen kann. Ist das Werk vollbracht, geht die Arbeit zuerst per E-Mail an den Vorgesetzten. Befindet er alle Punkte für gut, drückt der Verantwortliche auf senden und schickt alle druckreifen Daten via E-Mail und FTP-Server an die Druckerei. Durch die Produktion ohne Medienbruch spart sich die BA unter anderem die enormen Kosten für die komplette Druckvorstufe.
 
Die Investition lohnt sich für Unternehmen, die individualisierte Informationen durch ihre Zweigstellen im In- und Ausland erstellen lassen wollen. Aber auch Firmen mit nur einem Standort profitieren von GeNERA. „Allein durch das enorme Einsparpotenzial an teuerer DTP-Hard- und Software, DTP-Know-how und Arbeitszeit lohnt sich das System für alle, die viel Werbe- und Infomaterial benötigen“, erklärt Geschäftsführer Christof Förtsch.