Workflow
Xerox präsentiert ECM-Lösungen auf der DMS EXPO 2007
Mittwoch 26. September 2007 - Deutschlandpremiere von DocuShare 6.0 / Wirkungsvolles Dokumenten-Management im Mittelstand
Gemeinsam mit der Thomas Gabel Consulting GmbH (TGC) stellt Xerox Global Services (XGS) auf der DMS EXPO 2007 erstmals in Deutschland die Enterprise-Content-Management-Lösung (ECM) «DocuShare 6.0» vor. DocuShare hilft mittelständischen Firmen, Großunternehmen sowie öffentlichen Einrichtungen, das vorhandene Organisationswissen zu bündeln und produktiv zu nutzen. Die neue Version der Software ist am Xerox-Stand in Halle 7, Stand E 090, zu sehen. TGC ist der strategische Partner von DocuShare in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
Information als Produktionsfaktor
Xerox DocuShare ist eine web-basierte Content-Management-Lösung, die Organisationen in die Lage versetzt, den Informationsfluss zu kanalisieren. Durch eine Automatisierung von Prozessabläufen und eine Rationalisierung bei der Erfassung von Informationen hilft DocuShare dem Mitarbeiter, rasch die richtigen Geschäftsentscheidungen zu treffen. Die Dokumenten-Management-Lösung von Xerox unterstützt Anwender, ihre Produktivität zu steigern und Kosten zu senken.
Der einfache Zugriff auf große Bestände an elektronischen und papier-basierten Dokumenten ist allerdings nur ein Kennzeichen von DocuShare. Interaktive Gruppenarbeitsräume, so genannte Workspaces, ermöglichen es Arbeitsgruppen, Dokumente gemeinsam zu nutzen, unabhängig von einander zu ändern und sogar online miteinander zu kommunizieren. Diese virtuellen Arbeitsräume dienen damit einer effizienten Verbreitung und Nutzung von Unternehmenswissen.
Darüber hinaus zeichnet sich DocuShare durch seine intuitive Funktion zur Aufgabensteuerung (Workflow) aus. Diese schafft Transparenz in Arbeitsprozessen und vereinfacht die Koordination und Kontrolle von Abläufen aller Art.
Xerox DocuShare 6.0 ist in zwei spezifischen Ausprägungen erhältlich, die auf einer gemeinsamen Technologieplattform aufbauen. Xerox DocuShare 6.0 liefert grundlegende ECM-Funktionen, während DocuShare CPX 6.0 deutlich umfangreichere Möglichkeiten für die Inhalteverwaltung und das Geschäftsprozess-Management bietet. DocuShare 6.0 ist eine skalierbare ECM-Lösung, die mit minimalem IT-Aufwand installiert und vom Anwender leicht erlernt werden kann. An Stelle einer kundenindividuellen Programmierung der Anwendung tritt bei DocuShare 6.0 die Konfiguration intuitiver Regeln der Inhalteverwaltung. Somit können unkompliziert Branchen- oder Speziallösungen auf Basis der Software entwickelt werden, beispielsweise für die Verarbeitung von Transaktionsdaten in Rechnungen, Verträgen oder Formblättern.
DocuShare 6.0 bietet gegenüber seinen Vorgängerversionen eine Reihe funktionaler Neuerungen:
– Unterstützung aller etablierten Unternehmens-Datenbanken, wie IBM DB2, Oracle, MS SQL-Server
– Detailliertes System-Audit zur Erfüllung von Compliance-Anforderungen
– «Content Rules» als hochflexible Form der inhaltebasierten automatischen Ver- und Bearbeitung von Dokumenten
– eine Kalendersynchronisation zwischen Microsoft Outlook und Xerox DocuShare
– Erweiterte Collaboration-Funktionen mit WYSIWYG-Oberfläche für:
o Wikis
o Weblogs
o Online-Kommunikation
o Kommentierung
– Medienneutrale, XML-basierte Dokumentenspeicherung
– Erweiterung des Lizenzmodells um
o Read Only Benutzer
o Gleichzeitige Benutzer (concurrent)
– Vollständige Scan-Integration, beispielsweise über Scan-Deckblätter (Scan-to-Folder, Scan-to-User direkt in DocuShare)
Signaturlösung auf Basis von DocuShare
Neben diesen Möglichkeiten von DocuShare zeigen Xerox und Thomas Gabel Consutling im Rahmen der DMS EXPO 2007 weitere Speziallösungen, die die Möglichkeiten der ECM-Software zusätzlich erweitern. Hierzu zählt beispielsweise CoSign. Das Tool integriert sowohl fortgeschrittene wie auch qualifizierte elektronische Signaturen in DocuShare.
Die Menge der papier-basierten Dokumente in Unternehmen wirft Fragen der Verarbeitungszeit, bei der Kontrolle und Überwachung des Papierflusses sowie Haftungsproblematiken auf. Viele Unternehmensdokumente müssen häufig gesetzlich vorgeschrieben sorgfältig dokumentiert und überwacht werden. Oft muss jederzeit nachweisbar sein, wie und wann ein Dokument entstanden ist und wie es sich im Zeitablauf geändert hat. Mit CoSign ist es möglich, elektronische Signaturen in Dokumenten automatisch zu erstellen, zu verwalten, zu prüfen und zu verifizieren sowie Workflow-Aufgaben signiert zu bestätigen. Diese Vorgänge erfolgen dabei direkt aus DocuShare heraus.
Mobilität in der Wissensverwaltung
Der «DMS Mobile Client» für DocuShare ermöglicht es Außendienstmitarbeitern oder Mitarbeitern, die von zu Hause aus arbeiten, komfortabel auf Inhalte des ECM-Systems zugreifen zu können. Der DMS Mobile Client bietet umfangreiche DMS-Funktionen in einer mobilen Arbeitsumgebung. Der Client kommt als unabhängiges Softwarepaket mit einer eigenständigen Datenbank des mobilen Anwenders zum Einsatz. Der DMS Mobile Client ist dabei frei konfigurierbar und bindet sich nahtlos in das ECM-System von Xerox ein. Vom Benutzer ausgewählte Ordner oder Dokumente werden zwischen mobilem Client und zentralem DMS synchronisiert. Dabei auftretende Konflikte wie Versionsfragen, Berechtigungen, oder Speicherorte werden automatisch erkannt und behoben.
«DocuShare Express» DMS out of the box
Einen einfachen und sehr kostengünstigen Einstieg in die Welt von DocuShare bietet das von der TGC entwickelte Paket «DocuShare Express». Dabei handelt es sich um eine bewusst im Leistungsumfang auf die wesentlichen Dokumentenverwaltungsaufgaben kleiner und mittelständischer Unternehmen reduzierte Version von DocuShare. Diese ist auf IBM-Hardware vorinstalliert und beinhaltet Lizenzen für 10 Benutzer. DocuShare Express ist in einem Tag beim Kunden eingeführt.
