Weiterverarbeitung
Mit Innovationen ans Ziel
Samstag 15. Dezember 2007 - Die Provinzial Rheinland hat als regionale Versicherung rund zwei Millionen Kunden. Um diese optimal mit Informationen zu versorgen, verfügt die Zentrale in Düsseldorf über eine eigene Druck- und Versandabteilung. Für ein optimales Management setzt das Unternehmen auf Hard- und Softwarelösungen des Postbearbeitungsspezialisten Pitney Bowes, die teilweise speziell entwickelt wurden. Fazit: Obwohl im vergangenen Jahr die Anzahl des Druckoutputs um über sieben Millionen Blatt stieg, sparte die Versicherung damit beinahe eine Million Postsendungen ein.
Von der Gebäude- über Haftpflicht- bis hin zur Lebens- oder Rentenversicherung: Das Angebotsspektrum der Provinzial Rheinland AG ist umfangreich. Das betrifft auch die Druck- und Versandabteilung: Hier werden die Kundendaten verarbeitet, Informationen und Unterlagen erstellt und die Ausgangspost vorbereitet. Zusätzlich organisiert die Zentrale in Düsseldorf auch den kompletten Druck und Versandbereich für die westfälische Provinzial sowie die Sparkassen Direkt Versicherung und organisiert damit insgesamt ein enormes Postaufkommen.
Tausende Dokumente, Flyer und Broschüren verlassen pro Monat die Zentrale in Düsseldorf, um Kunden im ganzen Rheinland über Neuerungen, Vertragsstatus und Angebote zu informieren. In den letzten Jahren hat sich unser Druck- und Versandoutput enorm gesteigert. Vor fünf Jahren hatten wir rund 70 Millionen gedruckte Seiten im Jahr. Mittlerweile sind es zwischen 120 und 150 Millionen, so Klaus Müllers, Leiter der Druck- und Versandabteilung bei der Provinzial Rheinland AG. Diese Dokumente werden im Haus weiterverarbeitet also sortiert, gefalzt, kuvertiert und versendet. Bei automatisch erstellten Schreiben kommt es vor, dass Kunden zwei oder drei Briefe am selben Tag erhalten, so Müllers. Für Kunden lästig für uns teuer. Daher haben wir nach einem Weg gesucht, hier steuernd einzugreifen. Dank intelligenter Software, optimierter Datensteuerung und dem Versand der Poststücke über die TNT Post erreichte die Provinzial Rheinland AG 2006 dadurch einen Rückgang von rund einer Million Postsendungen im Vergleich zum Vorjahr.
Lückenlose Überwachung und transparente Dokumentation
Besonders bei Finanzen und Versicherungen gilt: Sicherheit im Dokumentenversand ist wesentlich. Müllers: Wir verarbeiten sensible und persönliche Daten, in deren Handling unsere Kunden uns hundertprozentig vertrauen. Dem tragen wir Verantwortung, indem wir in der Postbearbeitung für maximalen Schutz sorgen. Seit 2003 unterstützt die Provinzial Rheinland dies mit der Datensteuerungssoftware Direct Connect von Pitney Bowes. Die maschinelle Verarbeitung stellt einen hohen Sicherheitsstandard sicher. Zudem ist damit die Sendungsverfolgung der Dokumente möglich: So können wir genau nachvollziehen, was wann verarbeitet wurde, wo es sich im Prozess befindet und welcher Operator zuständig war.
Auskunftsstärke gehört zu den selbst gesetzten Maßstäben der Provinzial sowohl intern als auch extern. Diesen Anspruch können wir nun besser erfüllen: Mit den Reportings können wir Prozesse bis auf das einzelne Dokument herunterbrechen. Das bedeutet: Das System speichert Informationen in eine Datei, die den Prozess begleitet dem sogenannten Mail Run Data File (MRDF). Die Maschine erhält die Informationen über die Weiterverarbeitung der einzelnen Dokumente quasi vorab. Per Kontrollsystem kann sie dann erkennen, ob alle Informationen korrekt aus der Datei entnommen wurden. Wird ein Dokument im Produktionsprozess beschädigt oder fehlen Daten, erkennt die Maschine das und greift korrigierend ein. Das fehlerhafte Dokument wird aus dem Prozess ausgesteuert und automatisch ein Reprint angefordert, sagt Horst Gebeke, Senior Account Manager DMT bei Pitney Bowes. Auch doppelt gedruckte Dokumente werden durch den automatischen Auftragsabgleich erkannt und ausgesteuert. Dann erstellt Direct Connect in Verbindung mit einer dateigestützten Kuvertierung eine Liste über alle verarbeiteten Dokumente. Diese gibt an, welche Stücke beschädigt wurden oder welche das Kuvertiersystem nie erreicht haben. Durch Angaben wie Sammelmengen, Laufgeschwindigkeiten, verarbeitete Sendungen, zugeführte Blätter, ausgesteuerte oder entfernte Dokumente oder History-Listen wird höchste Integrität beim Versand gewährleistet. Der Auftrag wird erst dann als abgeschlossen betrachtet, wenn alle enthaltenen Dokumente das System korrekt verlassen haben.
Musste früher jede einzelne Nummer des nachzudruckenden Dokuments per Hand eingegeben werden was bei großen Aufträgen schon einmal 500 bis 600 Eingaben bedeuteten konnte , ist die automatische Steuerung eine große Erleichterung. Es ist nicht mehr nötig, dass der Bediener alle beschädigten Poststücke sammelt und neu generieren lässt, sagt der Leiter der Druck- und Versandabteilung.
Mit Direct Connect können wir selbst auf die laufenden Prozesse zugreifen und Informationen herauslesen Geschwindigkeit, Status oder wie viele Kuvertierungen des Auftrags schon verarbeitet wurden. Damit sollte vor allem sichergestellt werden, dass keine Fehlkuvertierungen mehr erzeugt werden. Nur so können wir den von uns selbst sehr hoch gesetzten Standard an Datensicherheit erreichen. Die Software Direct Connect ist einfach in das bestehende System integrierbar. Direct Connect erfüllt wegen der Revisionssicherheit die Anforderungen des Fachbereichs am besten, so Müllers. Zudem konnte die Lösung optimal in die vorhandene Umgebung integriert werden.
Effiziente Weiterverarbeitung im Haus
Versicherungspolicen, Angebote, Auszüge: Bei der Provinzial Rheinland AG werden die Daten zu 90 Prozent endlos auf große, rund 50.000 Blatt umfassende Papierrollen gedruckt und direkt weiterverarbeitet. Auch hier baut die Versicherung auf Systeme des Mailstream-Experten Pitney Bowes: In der Zentrale arbeiten die Kuvertiermaschinen aus der bewährten 9er-Serie sowie seit Herbst vergangenen Jahres das Hochleistungssystem APS.
Die Kuvertiermaschine Serie 9 wurde speziell für die Verarbeitung von großvolumigen Aufträgen wie etwa Transaktionspost entwickelt. Selbst bei maximaler Verarbeitungsgeschwindigkeit arbeitet sie effizient und gründlich. Auch das Zuordnen von individuellen Beilagen wie Prospekten oder Flyern geschieht schnell und zuverlässig. Damit kann die tägliche Transaktionspost auch optimal für Marketingzwecke genutzt werden. Die Serie 9 verarbeitet als Mehrkanalsystem Umschläge der Formate DIN C6 bis DIN C5. Ergänzend hat sich die Provinzial Rheinland für eines der schnellsten und produktivsten Kuvertiersysteme entschieden: das Hochleistungskuvertiersystem APS, das ebenfalls speziell für den Transaktionsversand entwickelt wurde. Besonders wichtig für die Verarbeitung von sensiblen Dokumenten wie Rechnungen oder Kontoauszügen, aber auch bei personalisierten Mailings, ist die lückenlose Sendungsverfolgung. Das System stellt damit sicher, dass jedes Dokument korrekt und komplett zusammengestellt wird. Im dateibasierten Closed-Loop-Verfahren werden nicht korrekt verarbeitete Dokumente so lang nachgedruckt, bis Soll- und Ist-Datei hundertprozentig übereinstimmen und der Auftrag korrekt und vollständig abgeschlossen ist. Während unsere beiden Mehrkanalsysteme der Serie 9 rund 10.500 Sendungen pro Stunde verarbeiten, schafft die APS als Einkanalsystem beinahe doppelt so viele, so Müllers. Sie wird vor allem für den Rechnungsversand und Sonderaktionen wie Direktmailings und Werbemaßnahmen der Marketingabteilung verwendet.
Zu den Spitzenzeiten im letzten Quartal des Jahres fallen bis zu zweieinhalb Millionen Rechnungen pro Monat an. Müllers: Vor fünf Jahren haben wir hierfür noch den kompletten November und Dezember gebraucht. Mit den schnellen Systemen und der präzisen Datenverarbeitung benötigen wir heute nur noch zwei Wochen, dann ist der Rechnungsversand erledigt. Und noch ein positives Fazit gib es zu berichten: Viele Mailings können nun im Haus verarbeitet werden, die früher mangels Kapazitäten extern vergeben werden mussten. Damit haben wir ein Zeitfenster für andere Aufgaben geschaffen, zum Beispiel schnell zwischengeschobene Sonderaktionen und eine effiziente Auslastung der Maschine sichergestellt.
Eine Partnerschaft, die auf Vertrauen fußt
Seit den 70er Jahren sind bei der Provinzial Rheinland Systeme von Pitney Bowes im Einsatz. Als wir 2003 unsere komplette Flotte aktualisiert haben, haben wir natürlich auch nach rechts und links geschaut. Dennoch: Die Leistungen und das Angebot von Pitney Bowes haben uns überzeugt. Dazu zählt der Kundenservice, die Betreuung vor Ort, das Preis-Leistungs-Verhältnis, die leichte Handhabung und die konstante Laufleistung der Maschinen. Besonders beeindruckend war die Art und Weise, wie Pitney Bowes auf unsere diversen Wünsche eingegangen ist. Dabei waren unsere Anforderungen nicht leicht umzusetzen: Pitney Bowes hat speziell für uns die Möglichkeit entwickelt, auf Basis einer Inputdatei Dokumente aus allen Eingangskanälen während eines Jobs wahlweise zuzuführen. Für die Provinzial bedeutet das: Wurden früher jeweils aus dem ersten Zuführkanal eine Police, aus dem zweiten ein Zahlschein und aus dem dritten ein Scheck zugesteuert, ist mit der neuen Software der separate Versand beispielsweise einer Police mit Scheck oder auch eines separaten Zahlscheins möglich. Das Engagement für unsere individuellen Anforderungen hat uns überzeugt. Unseren Maschinenpool gibt es so nicht noch einmal, er wurde alleine für uns maßgeschneidert.
Fazit: Mit dem Einsatz der modernen Technik konnte der manuell hohe Aufwand eingegrenzt und die Prozesssteuerung vereinfacht werden, was die Effizienz in den Abteilungen steigerte. Außerdem werden die Prozesse bis ins Detail protokolliert. Wir müssen nur noch die Maschine einrichten, den Job auswählen und Start drücken, so Müllers. Damit muss der Operator nur noch die Kuverts und Beileger nachlegen und den Ablauf beaufsichtigen.
Die Koppelung aus Software und Technik ermöglicht es uns, auch in unserem Dokumentenmanagement die Zuverlässigkeit und den Service anzubieten, den wir als Versicherung leisten, so Müllers. Wir sehen uns als Dienstleister, der auch das Kerngeschäft eines zentralen Druckzentrums verstehen muss nur so können wir dem Vertrauen unserer Kunden in unser Datenmanagement Rechnung tragen. Gemeinsam mit Pitney Bowes hat die Provinzial Rheinland ihr Datenmanagement optimal gestaltet. Wir sind sehr zufrieden mit unserem Partner, und wir wissen wir können uns auf ihn verlassen. Und das ist nichts anderes als das, was wir als Versicherung auch nach außen kommunizieren.
