Workflow

Technische Dokumentationen „just-in-time“ erstellen

Donnerstag 31. Januar 2008 - KNOLL Maschinenbau entscheidet sich für Redaktionssystem von SCHEMA

Anzeige:

Die SCHEMA GmbH, Anbieter XML-basierter Redaktions- und Content Management Systeme, hat mit der baden-württembergischen KNOLL Maschinenbau GmbH einen weiteren Großkunden aus der Fertigungsindustrie gewonnen. Der Anbieter von Förder- und Filteranlagen für Späne und Kühlschmierstoffe will künftig mit SCHEMA ST4 seine Handbücher und Benutzerinformationen optimieren, um sie somit zeitnah mit Fertigstellung der Anlagen zur Verfügung zu haben. Mit der XML-basierten Lösung des Nürnberger Softwareanbieters SCHEMA lassen sich Textbausteine effizient erstellen, pflegen und verwalten. Das medienneutrale Datenformat gewährleistet darüber hinaus, dass die Inhalte für weitere Projekte und unterschiedliche Zielmedien wiederverwendet werden können. Auch bei der Übersetzungsarbeit erleichtert SCHEMA ST4 das Datenmanagement: Das Redaktionssystem klassifiziert und liest neu zu übersetzende Textbausteine automatisch aus. Beim Übersetzungsmanagement der 21 zu bedienenden Zielsprachen kann KNOLL somit deutliche Einsparpotenziale erzielen.

„Bei der Einführung von SCHEMA ST4 stand für uns der wirtschaftliche Aspekt im Vordergrund. Unsere technischen Dokumentationen können wir künftig effizient erstellen und somit auch just-in-time reagieren“, erläutert Philipp Hammer, Fachinformatiker bei KNOLL. „So lassen sich Liefer- und auch Zahlungsverzögerungen vermeiden.“

KNOLL Maschinenbau gehört zu den führenden Anbietern von Förder- und Filteranlagen für Späne und Kühlschmierstoffe in der Metallbearbeitung. Verdrängerpumpen sind auch im Bereich der Chemie- und Lebensmittelindustrie im Einsatz. Mit einem umfassenden Produktprogramm werden komplette Anlagen und Systemlösungen mit zentralen oder dezentralen Funktionen realisiert. Das Familienunternehmen mit Firmensitz in Bad Saulgau beschäftigt derzeit ca. 670 Mitarbeiter. Die technische Redaktion des Maschinenbau-Unternehmens erstellt sämtliche begleitenden Informationen zu der gesamten Produktpalette. Um das gestiegene Volumen der technischen Dokumentationen mit dem bestehenden Redaktionsteam zu bewältigen und gleichzeitig Einsparpotenziale beim Übersetzungsmanagement zu nutzen, entschied sich KNOLL für die Einführung eines Redaktionssystems.

Die Wahl fiel auf SCHEMA ST4, da die Lösung des Nürnberger XML-Spezialisten bereits im Standard genau den Anforderungen des mittelständischen Maschinenbauers entsprach und eine strukturierte und einfach zu bedienende Benutzeroberfläche bietet. Ausschlaggebend für die Entscheidung war letztlich auch die hohe Akzeptanz des SCHEMA-Systems innerhalb des Redaktionsteams.

Durchschnittlich 80% Wiederverwendung von Textbausteinen
Der Projektverantwortliche Philipp Hammer bei KNOLL ist überzeugt: „Mit dem Einsatz von SCHEMA ST4 werden wir die Produktinformationen künftig effizienter erstellen, unsere Redaktionsabteilung langfristig entlasten und die Kosten für Übersetzungen senken. Wir schätzen, dass unsere Redakteure durch die Wiederverwendung von Textbausteinen bei neuen Dokumentationsprojekten in durchschnittlich 80 Prozent der Fälle auf bereits erstellte Textmodule zurückgreifen werden können.“

Gerade technische Dokumentationen enthalten häufig wiederkehrende Elemente wie Sicherheits- und Gefahrenhinweise. Einmal erstellte Informationseinheiten lassen sich mit SCHEMA ST4 effizient verwalten. Nur wenn ein neues Bauteil zur Produktpalette hinzukommt oder sich eine bestehende Produktkomponente verändert, müssen Texte künftig vollständig neu erstellt werden. Dies vereinfacht die Arbeit der Redakteure, vereinheitlicht den Stil und erlaubt insbesondere eine zeitnahe Erstellung der Produktinformationen bei Fertigstellung des Produktes. So lassen sich Lieferverzögerungen und letztlich auch Zahlungseinbußen vermeiden.

Bedienungsanleitungen, Steuerungen, Ersatzteillisten und Herstellererklärungen des Maschinenbauers sollen wie bisher vorrangig im Format Adobe PDF ausgegeben werden. Das XML-Datenformat bietet dabei die Grundlage für ein einheitliches Layout der verschiedenen Dokumente. Egal, ob es sich um wenige Einzelseiten oder eine Bedienungsanleitung von mehr als 70 Seiten handelt, wird so eine einheitliche Außendarstellung des Unternehmens und seiner Produkte gewährleistet.

Kosten senken für Übersetzungen in bis zu 21 Sprachen
Auch bei der Übersetzungsarbeit erleichtert SCHEMA ST4 das Datenmanagement: Das Redaktionssystem klassifiziert und liest neu zu übersetzende Textbausteine automatisch aus. Darüber hinaus müssen einmal übersetzte Informationseinheiten nicht erneut in die Zielsprache übertragen werden. Dadurch lassen sich die Kosten für die Übersetzungen der Dokumentationen – bei KNOLL Maschinenbau in bis zu 21 Sprachen – signifikant senken. Um künftig auch die Terminologieverwaltung für die Übersetzungen zu verbessern, plant das Maschinenbau-Unternehmen ein Translation Management System einzuführen. Damit soll eine zentrale Plattform für alle Sprachressourcen und Übersetzungsprozesse im Unternehmen etabliert werden.