Aus den Unternehmen

Intelligenter Input für den digitalen Workflow

Donnerstag 30. Juli 2009 - Müssen Dateien nach dem Scannen noch per Hand verschlagwortet und archiviert werden, kommt es trotz schneller Hardware oft zu unnötigen Verzögerungen. Mit den Softwarelösungen OpenAPI Scan und myOpenAPI können Unternehmen die Effizienzgewinne durch digitale Workflows nun vollständig ausschöpfen und ihre Dokumentenprozesse optimieren. Die intelligenten Applikationen, die Konica Minolta exklusiv für ihre bizhub Multifunktionssysteme anbietet, übernehmen die Indexierung und Ablage aller gescannten Dokumente am gewünschten Ort vollautomatisch. Zur nahtlosen elektronischen Weiterverarbeitung ohne Eingreifen des Anwenders werden auch XML-Dateien ausgegeben. OpenAPI Scan unterstützt bis zu drei bizhub Systeme, für beliebig größere Outputumgebungen eignet sich myOpenAPI mit flexibler Lizenzerweiterung. Der Zugriff erfolgt bequem direkt vom Bedienpanel aus.

OpenAPI Scan und myOpenAPI integrieren die bizhub MFPs von Anfang an besser in die Arbeitsabläufe und beschleunigen diese erheblich. Sowohl das Scannen als auch die Eingabe von Zusatzinformationen geschieht in einem Arbeitsgang, was wertvolle Zeit spart. Der Nutzer wählt am Display des Multifunktionssystems einfach die Option „OpenAPI“ und die Art des zu erfassenden Dokuments, wie etwa „Rechnung“, „Auftrag“, „Protokoll“ oder „Presseartikel“. Zu jedem dieser zuvor frei konfigurierbaren Dokumententypen können ergänzend noch spezifische Indexinformationen eingegeben werden, zum Beispiel die Rechnungs- beziehungsweise Kundennummer oder der Name und das Erscheinungsdatum einer Veröffentlichung. Daraufhin ist nur noch ein Druck auf die Scan-Taste nötig – das System übernimmt die Ablage und produziert einen strukturierten Dateinamen, der sich aus allen eingegebenen Schlagwörtern und Daten zusammensetzt. XML-Dateien sichern die vollautomatische Weiterverarbeitung direkt im Anschluss.

Schnelle Archivierung mit OpenAPI Scan
Mit OpenAPI Scan können die Anwender am Multifunktionssystem Dokumente erfassen, die benötigten Indexdaten beifügen und so direkt ins Archiv stellen. Die gescannten Informationen werden entweder sofort in einem frei wählbaren Ordner gespeichert oder dank der dafür vorgesehenen Schnittstelle systematisch in dem ebenfalls von Konica Minolta vertriebenen Enterprise Content Management System windream abgelegt. Unter windream sind dann alle Belege ohne Zeitverzögerung unternehmensweit verfügbar.

Die Variante OpenAPI Scan ist für kleinere Umgebungen mit bis zu drei Konica Minolta bizhubs ausgelegt. Für jedes der bizhub Systeme können separat bis zu 8 Dokumententypen zur Vorauswahl definiert werden. Bei jedem dieser Typen sind bis zu 4 Indexfelder, Text, Zahl, Status und Datum als Merkmal sowie frei zu definierende Auswahllisten möglich.

Für Administratoren gestaltet sich die Verwaltung einfach und ohne zusätzlichen Programmieraufwand. Die Applikation wird als Server-Dienst realisiert, die Konfiguration erfolgt praktisch und zentral innerhalb einer übersichtlichen Oberfläche. Änderungen an den voreingestellten Dokumententypen lassen sich ohne Neustart des bizhub Systems übernehmen.

Flexibel mit myOpenAPI
In mittleren und größeren Unternehmen, die mehr als drei bizhub Systeme einsetzen, ist myOpenAPI die richtige Wahl. Über ein Staffelmodell können Lizenzen für eine unbegrenzte Zahl an MFPs erworben werden. Das Produkt ist offen angelegt und sowohl für die Archivierung als auch für das klassische Projektgeschäft geeignet. Je nach Bedarf werden individuelle Funktionserweiterungen durch Programmierung unterstützt. So bleibt das Programm immer an den Workflow angepasst, auch wenn das Unternehmen wächst.

Nimmt der Administrator Änderungen vor, so werden diese nach Eingabe unverzüglich für alle angeschlossenen bizhubs übernommen. Damit Störungen schnell behoben werden können, gibt es eine Watch Dog Funktion mit automatischem Neustart der Dienste und E-Mail-Benachrichtigungen im Störungsfall.

„Für die Effizienz im Workflow sind nicht nur unsere hochproduktiven bizhub Systeme ausschlaggebend, sondern eben auch die passenden Applikationen – erst dann können Abläufe durch die Systemleistung optimal getragen und beschleunigt werden“, so Ralf Tienken, Leiter Produktmanagement Production Printing & Solutions bei der Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH. „Auf der Inputseite des Dokumentenworkflows lassen sich durch OpenAPI Scan und myOpenAPI ungeahnte Produktivitätspotentiale freisetzen.“

OpenAPI Scan und myOpenAPI sind ab sofort über Konica Minolta Vertriebspartner zu beziehen. Die Lösungen sind zu zahlreichen Konica Minolta bizhub Modellen kompatibel.