Workflow
Xerox: Sicheres Dokumentenmanagement bei PwC
Mittwoch 02. März 2011 - Xerox hat bei der Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft PwC die Druckerlandschaft optimiert. Die neu konzipierte Druckerlandschaft bietet den PwC-Mitarbeitern zahlreiche neue Features und erfüllt hohe Ansprüche in Bezug auf die Datensicherheit.
Die gesamte Druckerlandschaft wird zentral und über mehrere Standorte verwaltet. Neben der Druckfunktion erleichtern weitere praktische Funktionen den Anwendern die alltäglichen Arbeitsabläufe. Dazu zählt die Übermittlung von E-Mails, Scans oder von Telefaxen einschließlich der Übermittlung der Sendebestätigung direkt in das Mailpostfach des Absenders. Dies ist von jedem beliebigen Multifunktionsdrucker (MFD) aus möglich. Die Multifunktionssysteme von Xerox sind in der Lage, mehrere Aufträge gleichzeitig zu verarbeiten. Ein MFD kann beispielsweise den Auftrag eines Anwenders abarbeiten, während der nächste Auftrag eines anderen Benutzers bereits angestoßen beziehungsweise bearbeitet wird.
Hubert Soviche, General Manager Xerox Global Document Outsourcing: „Die Prozesse bei PwC kannten wir bereits aus der bestehenden Zusammenarbeit. Mit dem Umzug von PwC in die neue Frankfurter Zentrale, den Tower 185, definierte PwC weitere Anforderungen. Vor allem unser Sicherheitskonzept musste höchsten Ansprüchen genügen.“
PwC bearbeitet hoch sensible Kundendaten. Diese Informationen dürfen keinesfalls von außen oder von nicht befugten Personen des eigenen Unternehmens einzusehen sein. So unterliegen Ausdrucke, eingescannte Dokumente, E-Mails und Faxe besonderen Sicherheitsanforderungen. Aus diesem Grund erfolgt die Übertragung der Daten von der Anwendung zur Hardware in verschlüsselter Form – sowohl beim Scannen, E-Mailen, Faxen als auch beim Drucken. Zusätzlich verfügt die Lösung über ein Zertifikatsmanagement. Es stellt sicher, dass der Mitarbeiter, der Informationen übermittelt, tatsächlich mit dem ausgewählten Empfänger kommuniziert.
Burkhard Schütte, Chief Information Officer bei PwC: „Wir sind mit der Zusammenarbeit, der Umsetzung unserer Anforderungen und den neuen Print Services insgesamt hoch zufrieden. Bei unseren Anwendern genießt die Lösung eine sehr hohe Akzeptanz. Zwar bedeutet die Kartenauthentifizierung einen zusätzlichen Aufwand für die Mitarbeiter, aber dank der Funktionalität und der einfachen Bedienbarkeit sparen sie wiederum Zeit ein und können so ihre Produktivität und Effizienz steigern.“
Zu den neuen Funktionen gehört beispielsweise die Möglichkeit, direkt am Gerät auf bereits abgeschlossene Druckaufträge zuzugreifen und sie erneut zu starten. Mit diesem Feature hat Xerox im laufenden Projekt die Wünsche der Anwender berücksichtigt und das Angebot optimal an den Kundenanforderungen ausgerichtet.
Leistungsstarke Multifunktionsfarbdrucker stellen die Mehrheit der Geräte in der neuen Druckerlandschaft bei PwC. Die Systeme wurden nicht nur aufgrund ihres großen Funktionsumfangs ausgewählt; für die Multifunktionsdrucker spricht auch der niedrige Stromverbrauch.
Mit der Fertigstellung der restlichen neuen Büroräume werden neben den bisherigen 1350 weitere 1.300 Mitarbeiter von PwC in den Tower 185 ziehen und dann dieselbe Infrastruktur nutzen.
