Workflow

BNP Paribas nutzt Quark Dynamic Publishing Software

Freitag 10. Juni 2011 - Mehr Flexibilita?t im Marketing durch eine intuitive Benutzeroberfla?che, eine schnelle U?bernahme und erweiterte Mo?glichkeiten zur Markenkontrolle bei hohem kreativen Spielraum: BNP Paribas wa?hlt Quark Dynamic Publishing.

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Heutzutage wird der durchschnittliche Verbraucher fu?nf Mal mehr Werbebot- schaften ausgesetzt als vor zehn Jahren, beim digital vernetzten Verbraucher sind es eher 25 Mal so viele Werbebotschaften. Zusa?tzlich zu den herko?mmlichen Printmedien, wird u?ber E- Mail, SMS, QR-Codes und Social Media kommu- niziert. Es ist eine echte Herausforderung, Inhalte u?ber so viele Kana?le rechtzeitig zu u?bermitteln. Dennoch wird die Strategie, Informationen zu per- sonalisieren, damit sie sowohl bei jedem Verbraucher rechtzeitig ankommen als auch fu?r den jeweiligen Verbraucher relevant sind, sta?rker genutzt, um Streuverluste zu vermeiden und die Response-Raten zu steigern.

Auch der Bankensektor ist von diesen neuen Herausforderungen in der Kommunikation betrof- fen. Daher hat sich BNP Paribas entschlossen, eine Dynamic-Publishing-Lo?sung von Quark zu nutzen, um fu?r sein Marketingnetzwerk in Frankreich eine Online-Lo?sung fu?r die Anpassung von Werbedokumenten zu konzipieren.

Schon la?nger arbeitet BNP Paribas daran, die Marketing- kommunikation individuell anzupassen. „Unser eigenes, intern entwickeltes Tool namens Ipulco war seit langer Zeit implemen- tiert“, berichtet Fre?de?ric Murtin, verantwortlicher Projektmanager fu?r die neue Anwendung bei AS3C, dem Unternehmen, das die Marketingkommunikation fu?r BNP Paribas BDDF (Unter- nehmensbereich franzo?sisches Retailgescha?ft) verwaltet. „Obwohl es bei seiner Einfu?hrung innovativ war, stieß dieses Werkzeug nun an seine Grenzen: langsame Verarbeitung, mangelnde Nutzbarkeit und keine Option zur Voransicht der Dokumente vor dem Druck. Aufgrund dieser Einschra?nkungen wurde das Tool von unserem Marketingnetzwerk weniger stark genutzt, und schließlich fu?hrten sie dazu, dass neues Material von unseren lokalen Teams ganz ohne das Werkzeug gestaltet wurde. Wir beno?tigten eine benutzerfre- undliche Lo?sung, die einfach zu integrieren ist und mehr Mo?glichkeiten fu?r die individuelle Anpassung bereitha?lt. Daru?ber hinaus war es grundlegend, die Integrita?t der visuellen Marken- identita?t zu gewa?hrleisten und die in unserer Branche geltenden strengen Sicherheits- und Compliance-Regeln zu erfu?llen. Schließen standen wir vor der Marketingherausforderung, in neue Ma?rkte zu expandieren, indem wir eine gezielte Marketingkommunikation ver- folgen, die schnell angepasst und umgesetzt werden kann.“

Bevor das Unternehmen seine Entscheidung traf, analysierte BNP Paribas den Markt, sowohl intern als auch bei anderen Unternehmen, die gleichwertige Lo?sungen anboten. „Wir ent- schieden uns aus mehreren Gru?nden dafu?r, eine Anwendung mit der Dynamic-Publishing-Technologie von Quark zu entwickeln. Zuna?chst recherchierten wir umfassend, um in Bezug auf die Fa?higkeiten und die Sta?rke des Workflow-Management-Moduls fu?r Redaktionen von Quark sicher zu sein. Schon an diesem Punkt u?bertraf Quark seine Konkurrenten, beispielsweise Adobe. Auch andere Faktoren spielten eine Rolle: unser Wunsch, keine Agentur zu beauftragen, die ein eigenes System nutzt, und die Tatsache, dass wir intern nicht zeitnah ein neues Tool entwickeln konnten, das die etablierte Lo?sung Ipulco verbessern wu?rde.“

BNP Paribas wandte sich deshalb an Quark, um die Anforderungen zu definieren. „Elisabeth Plantard, Marketing Communications Manager (AS3C), Fabrice Gambier, Technical Manager, und Fre?de?ric Murtin hatten sehr pra?zise Vorstellungen davon, was BNP Paribas implementieren wollte“, erkla?rt Gildas Duval, Sales Director EMEA bei Quark. „Daru?ber hinaus musste die Anwendung innerhalb relativ kurzer Zeit eingesetzt werden.“ Fre?de?ric Murtin: „Diese Fa?higkeit, im Gegensatz zu den anderen Anbietern innerhalb eines engen Zeitrahmens eine stabile Lo?sung zur Verfu?gung zu stellen, untermauerte unsere Entscheidung.“

Die Lo?sung von BNP Paribas namens eComtail1 zielt darauf ab, sehr benutzerfreundlich und intuitiv zu sein, „mit einer spielerischen Herangehensweise, die uns sehr wichtig war“, so Fre?de?ric Murtin.

Um einen Produktionsprozess mit Hilfe dieser Anwendung besser verstehen zu ko?nnen, muss man zuna?chst die Organisation des Vertriebsnetzwerks von BNP Paribas betrachten: Die Distribution besteht aus acht regionalen Abteilungen, die die Aktivita?ten von 90 Gruppen verwalten. Jede dieser Gruppen ist fu?r mehrere Standorte verantwortlich – 2500 in Frankreich. Als Gesamtheit ist AS3C fu?r die Genehmigung von tausenden ausgegebener Dokumente verantwortlich. Insgesamt werden u?ber 300 Anwender eComtail ta?glich nutzen.

Beispielsweise mo?chte die Person, die fu?r das Education-Segment einer Gruppe verantwortlich ist, eine Rekrutierungskampagne an Universita?ten durchfu?hren und ein Marketingdokument fu?r ein be- stimmtes Angebot erstellen. Diese Person besitzt eine Anwender- ID und ein Passwort; mit diesen Daten kann sie sich u?ber einen Browser im Managementsystem fu?r Publikationen anmelden. Entsprechend der gewu?nschten Publikation stehen eine Auswahl an Medienformaten (in Form von Vorlagen), die anzusprechenden Ma?rkte (Einzelpersonen etc.) und eine bestimmte Anzahl an Angeboten zur Verfu?gung. Der Autor wa?hlt das gewu?nschte Medium und bearbeitet dann das Dokument, um es anzupassen. „Die Text- und Bildrahmen ko?nnen bearbeitet und die Gro?ße der Bilder kann vera?ndert werden“, erla?utert der Projektmanager von BNP Paribas. „Es gibt bestimmte definierte Bereiche, in die man den vorgesehenen genehmigten Text zieht.“ Damit die Zuverla?ssigkeit gesteigert wird, wird jede Vera?nderung in Echtzeit angezeigt. Wenn das Dokument gespeichert wurde, pru?ft der Anwender das Identita?tsblatt des Dokuments, das unter- schiedliche Informationen entha?lt: Anzahl der Kopien, aus- gewa?hlter Drucker (intern oder extern), Ausgabeadresse und -datum etc. Der Status des Dokuments a?ndert sich dann zu „Gruppenvalidierung“, bevor die betroffenen Personen eine E- Mail erhalten. Marcel Huchet, Projektmanager bei Quark France, fu?gt hinzu: „Der Anwender kann eine PDF-Datei anfordern. Sie wird in niedriger Auflo?sung mit dem Wasserzeichen „Muster“ zur Verfu?gung gestellt, damit das Dokument nicht gedruckt wird, bevor die erforderlichen Genehmigungen vorliegen.“

Die Plattform fu?r das Publikationsmanagement, basierend auf Quark Publishing System und QuarkXPress, verwaltet auch die Genehmigungsstadien, die fu?r den eComtail-Prozesses maßgeb- lich sind. Fre?de?ric Murtin dazu: „Die E-Mail wird zur Genehmigung an den lokalen Manager der Gruppe und zur Information an den Kommunikationsmanager geschickt. Diese E-Mail entha?lt den Link zum Zugriff auf das Dokument. Der Manager besucht dann eine Seite, auf der er sich anmelden muss, bevor er direkt auf das Dokument zugreifen kann. Dann gibt es zwei Mo?glichkeiten: Entweder das Dokument wird freigegeben, in diesem Fall wird es an AS3C u?bermittelt, oder es wird abgelehnt, dann wird es mit Anmerkungen zur Korrektur an den Autor zuru?ckgeschickt. Der Gruppenmanager kann Inhalt und Layout des Dokuments nicht vera?ndern. Nur der Projektmanager bei AS3C kann das Dokument vera?ndern, wenn es ihm notwendig erscheint. Wenn das Dokument schließlich freigegeben wird, wechselt der Status zu „Von AS3C validiert“, und es wird an das Layoutstudio geschickt, wo die technischen Aspekte gepru?ft wer- den, bevor es an die Druckerei weitergeleitet wird.“

„Der Workflow ist so reibungslos, dass von der Erstellung bis zur Genehmigung nur wenige Stunden vergehen – im Gegensatz zu mehreren Tagen bei der vorherigen Lo?sung.“

„Wir hatten in Bezug auf die spezifischen gewu?nschten Entwicklungsarbeiten einen sehr produktiven permanenten Dialog mit den Quark Teams in Paris und in Indien sowie mit Quarks Partner, dem Systemintegrator CSE. Dank der Arbeit der Teams von Quark, CSE und BNP Paribas war nur ein Nachmittag erforderlich, um die Anwender im Umgang mit der Lo?sung zu schulen.“ Die Tatsache, dass der gesamte Prozess u?ber einen Webbrowser und mit einer benutzerfreundlichen Oberfla?che stat- tfindet, die Registerkarten verwendet und sehr intuitiv ist, ohne dass eine bestimmte Terminologie oder Gescha?ftsprozesse erlernt werden mu?ssen, spielte bei der U?bernahme eine enorm wichtige Rolle.“

„Wo vorher die meisten Anwender mehrere Tage beno?tigt ha?tten, um ein Dokument zu erstellen, ko?nnen viele ihre eigenen Marcom- Medien jetzt innerhalb weniger Stunden fertigstellen. Zusa?tzlich kann unser Vertriebspersonal durch die Benutzerfreundlichkeit der Lo?sung schnell auf neue Angebote unserer Konkurrenz reagieren und vorhandene Dokumente sehr schnell korrigieren, um sie auf den neuesten Stand zu bringen.“

„Quark hat die Implementierung einer Anwendung ermo?glicht, die unseren Mitarbeitern – die keine Kommunikations- und Marketing- fachleute sind – ein echtes universelles Kommunikationstool bietet, die die CI und die Designrichtlinien respektiert und die gleichzeitig sehr reaktionsschnell ist.“

Die Lo?sung wurde 2011 erstmals eingesetzt, und schon jetzt wird ihr Nutzwert fu?r andere Abteilungen von BNP Paribas sehr deut- lich. „Urspru?nglich war eComtail nur fu?r die Mitarbeiter beab- sichtigt, die fu?r den Markt France Youth zusta?ndig sind“, erkla?rt Fre?de?ric Murtin. „Andere Abteilungen, wie General Public oder Business, denken bereits daru?ber nach, die Anwendung aufgrund ihrer Vorteile in ihren Workflows fu?r das Dokumentenmanagement zu nutzen: Flexibilita?t, Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit etc.“ Daru?ber hinaus untersucht BNP Paribas die Mo?glichkeit, eComtail fu?r sein Zweigstellennetz in den franzo?sischen Departments und Territorien in U?bersee, im Mittelmeergebiet und in anderen Bereichen einzusetzen.

Gildas Duval: „Das Publizieren relevanter und zeitgenauer Kommunikationsmittel fu?r Kunden ist eine bedeutende Herausforderung, insbesondere wenn Kostendruck herrscht und man gleichzeitig u?ber eine steigende Anzahl unterschiedlicher Kana?le digitaler Medien kommuniziert. Die Lo?sung von BNP Paribas macht deutlich, wie eine wachsende Anzahl von Unternehmen diese Herausforderungen aktiv meistern, indem sie Lo?sungen implementieren, die auf der Dynamic-Publishing- Technologie von Quark basieren. Durch die Kombination von intelligenten Inhalten, flexiblen Workflows und aufwendigem Design mit automatisierten Layout- und Ausgabefunktionen verwandelt das Dynamic Publishing die Art, wie Unternehmen mit ihren Kunden kommunizieren. Die Revolution in der Kundenkommunikation setzt sich rasant fort, und das Dynamic Publishing ist nicht mehr nur „nice to have“, es ist eine grundle- gende Voraussetzung.“