Inkjet & Digitaldruck
Kanton Aargau setzt beim Dokumentenmanagement auf Graphax
Mittwoch 13. Juli 2011 - Die Verwaltung des Kantons Aargau hat sich bei der Umsetzung einer einheitlichen Dokumentenmanagement-Strategie im Rahmen einer durch die Staatskanzlei durchgeführten GATT/WTO-Auschreibung für die Graphax AG als Partner entschieden. Mit der Einführung von rund 450 neuen Multifunktionsgeräten sollen die Effizienz gesteigert und gleichzeitig die Betriebskosten reduziert werden.
Bis vor Kurzem standen bei der kantonalen Verwaltung des Kantons Aargau diverse Einzelplatz-Drucker und -Kopiergeräte von verschiedenen Herstellern im Einsatz. Von der Regierung hat die Staatskanzlei deshalb den Auftrag erhalten, eine GATT/WTO-Auschreibung durchzuführen, um eine einheitliche Dokumentenmanagement-Strategie umzusetzen. Ziel ist die Ablösung der bestehenden Flotte durch eine neue Lösung mit zentralen Multifunktionsgeräten eines einzelnen Anbieters.
Nach Publikation der Submissionsunterlagen hat die Staatskanzlei aufgrund der eingereichten Offerten die drei besten Anbieter für eine intensive Teststellung mit den zwei Hauptsystemen eingeladen. Zusätzlich fand ein Referenzkundenbesuch statt, bei welchem die Gesamtlösung in der Praxis getestet wurde. Nach Abschluss des Verfahrens hat Graphax den Zuschlag erhalten.
Für Roland Schneider, Leiter Zentrale Dienste der Staatskanzlei Kanton Aargau, waren bei der Entscheidung zu Gunsten von Graphax vier Kriterien ausschlaggebend: „Erstens konnte Graphax unseren umfassenden Anforderungskatalog am besten erfüllen. Zweitens hat uns insbesondere die Druckqualität, die wir professionell gemessen haben, sehr überzeugt. Hinzu kam noch die große Erfahrung bei der Realisierung von ähnlich gelagerten Projekten. Und schließlich wies die Lösung von Graphax auch das beste Preis-Leistungs-Verhältnis auf.“
Die Lösung von Graphax, die nach Abschluss der Einführung rund 450 Multifunktionsgeräte umfasst, bietet den Verwaltungsangestellten große Vorteile und eine Vielzahl neuer Funktionalitäten. Konnte früher nur kopiert respektive gedruckt werden, kann heute auch jedes beliebige Dokument bis zu einer Größe von A3 eingescannt und sauber abgelegt werden – das trägt zu einer deutlichen Verminderung des Papierbedarfs bei. Zudem wurde auch die Sicherheit entscheidend verbessert, weil durch das Follow-me-Printing mit dem Kartensystem Equitrac der eigentliche Druckbefehl erst direkt am Gerät vor Ort ausgelöst wird. Durch diese eindeutige Identifikation ist sichergestellt, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die entsprechenden Dokumente erlangen. Auch die Bedienungsfreundlichkeit der modernen Systeme ist ein großes Plus. Und der Print Management Service von Graphax überwacht unter anderem laufend den Status der Geräte und des Verbrauchsmaterials, bei Bedarf wird automatisch die Bestellung von Nachschub ausgelöst.
