Workflow
Dokumentenmanagement mit positiver Bilanz
Mittwoch 17. August 2011 - Über 2000 Finanzdienstleister zählt TA Triumph-Adler bereits zu seinem Kundenstamm und die vergeben regelmäßig Spitzenratings in den Kundenzufriedenheitsanalysen. Auch die Volksbank Sulmtal vertraut seit 2009 auf die Erfahrung von TA Triumph-Adler.
Rundum zufrieden mit dem Einsatz des Total Output Managements (TOM), erneuert die Genossenschaftsbank bereits jetzt ihr Vertragsverhältnis für das kommende Jahr. Der Abschluss eine neuen Sechsjahresvertrags für Anfang nächsten Jahres ist beschlossene Sache.
Kundenorientierung, kombiniert mit Präsenz durch zehn Geschäftsstellen in allen Ortsteilen, gehört zu den Alleinstellungsmerkmalen der Volksbank Sulmtal, die mit 75 Mitarbeitern rund 12.000 Mitglieder betreut. Das Bankhaus hat im Jahr 2010 teilweise überdurchschnittliche Wachstumsraten erreicht und schloss 2010 mit einer Bilanzsumme von 320 Millionen Euro ab. Das deutet auf reibungslose interne Abläufe hin – darunter das Dokumentenmanagement.
Götz Hengerer, bei der Genossenschaftsbank verantwortlich für die Beschaffung der technischen Infrastruktur, hat mit TA Triumph-Adler einen Partner, der alles aus einer Hand bietet und mit den spezifischen Anforderungen bestens vertraut ist: Thorsten Brammann, Projektleiter der TA Triumph-Adler Baden-Württemberg, hat als Document Consultant, allein im genossenschaftlichen Umfeld, bislang mehr als 1.500 Systeme implementiert und bringt das entsprechende Know-how mit.
Als die Genossenschaftsbanken im Sulmtal fusionierten, sammelten sich Kopierer, Drucker und Faxgeräte sämtlicher Hersteller an. „Allein der Tonerbestand beanspruchte ein ganzes Regal. Wenn ein Gerät ausfiel, war es oft genau jenes, für das wir stapelweise Tonerkassetten lagerten. Wurde es dann ersetzt, brachte das Zeug nichts mehr außer schlechter Laune“, erzählt Hengerer.
„Damals standen Faxgeräte, Kopierer und Drucker nebeneinander, heute gibt es an diesen Stellen nur noch ein Multifunktionssystem“, erklärt Brammann.
Den Bestand zu verringern und von zeitraubenden Verwaltungsaufgaben entlastet zu werden, waren klare Zielvorgaben, als sich die Volksbank Sulmtal für das Total Output Management (TOM) von TA Triumph-Adler entschied. Die IT-Infrastruktur wurde vereinheitlicht, der Hardware-Bestand um rund ein Drittel verringert, Materialbeschaffung und Support sind seitdem automatisiert.
Rund 50 Systeme decken heute den Gesamtbedarf der Volksbank Sulmtal ab. Gerade wurde der Bestand aktualisiert, sodass auch die Geräte wesentlich leistungsstärker sind als zuvor. Hengerer „Kleinere Schwierigkeiten können die Kollegen selbst beheben oder gleich den Support kontaktieren. Da wir viele Springer im Team haben, ist die einheitliche Menüstruktur vorteilhaft – standortübergreifend sind alle Mitarbeiter mit den Funktionen vertraut.“
Die Systeme lassen sich problemlos über das Netzwerk verwalten, die Accountingbox prüft kontinuierlich Status und Materialbedarf. „Wenn ich morgens einen Drucker für eine der Geschäftsstellen brauche, rufe ich den Support an und das System steht pünktlich dort“, freut sich Götz Hengerer, der jetzt mehr Zeit für die technische Beratung hat. Denn auch hier ist Zeit Geld.
Abhängig von variablen Vorgaben des Gesetzgebers ist die Volksbank zudem auf rasche Modifikationsmöglichkeiten der IT-Infrastruktur angewiesen. Die Dokumentationspflichten nehmen zu und virtuell lässt sich im Kundenverkehr wenig arbeiten, denn letztlich zählt die Unterschrift auf dem Papier. Monatlich summiert sich das Druckvolumen der Volksbank Sulmtal auf rund 70.000 Schwarz-Weiß- und 6.000 Farbseiten.
„Kern unseres Konzeptes ist die Entlastung des Kunden“, betont Brammann. „Die Genossenschaftsbanken müssen kontinuierlich auf Novellierungen reagieren. Wie soll da Zeit bleiben, sich mit kompatibler Hardware zu beschäftigen?“ Eine Frage, die sich für Götz Hengerer nicht mehr stellt: Sollte morgen schon die nächste neue Richtlinie auf seinem Tisch landen, muss er sich um den System-Support nicht sorgen – Thorsten Brammann liefert ihm die Lösung.
