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Krisenfest und zukunftssicher
Samstag 18. Februar 2012 - Die Koehler Paper Group mit Hauptsitz im badischen Oberkirch verlässt sich in der Bewertung seiner Kreditrisiken auf die KVsprint-Software von cormeta. Dem Global Player technischer Spezialpapiere half das auch dabei, die Folgen der vergangenen Weltwirtschaftskrise abzufangen.
Das Papiergeschäft hat einen langen Atem. Produktlebenszyklen werden hier eher in Dekaden gemessen, und viele Papierproduzenten können auf eine jahrhundert-alte Schaffenszeit zurückblicken. Auch die Anfänge der Papierfabrik August Koehler liegen schon über zweihundert Jahre zurück. Wer praktisch schon vor Beginn der industriellen Revolution bis in die digitale Revolution als Unternehmen mitmischt, der hat alles erlebt und dem kann keiner so schnell etwas vormachen. Krisenstabilität, Innovationskraft und kaufmännisches Know-how haben dem heute international aufgestellten Unternehmen 2010 ein Rekordjahr beschert: Mit mehr als 640 Millionen Euro Umsatz und einer Produktion von über 480.000 Tonnen Papier war es das erfolgreichste Jahr überhaupt.
Erfolgsrezept von Koehler ist das konsequente Suchen und Besetzen von Produktnischen. „Wir produzieren ausschließlich Spezialitäten wie thermosensitive Papiere oder selbstdurchschreibendes Papier und sind daher im großen Geflecht des Weltmarktes in einer eher kleinen Nische. Dort aber sind wir praktisch Weltmarktführer“, sagt Karl-Heinz Teuscher, Leiter Finanzen und Controlling der Koehler Paper Group. Mit selbstdurchschreibendem Papier unter der Marke reacto, das die Verwendung eines Kohlepapiers überflüssig machte, sowie mit Thermopapier hat Koehler die Weltmärkte erobert. Die Anwendungsmöglichkeiten sind derart vielfältig, dass selbst nachdem Thermopapier für Faxgeräte kaum noch gefragt war, die Produktion immer noch hoch ist. Kassenbelege oder Warenetiketten seien hier stellvertretend genannt.
Zur Unternehmensgruppe, die in Familienbesitz ist, gehören die Produktionsstandorte Oberkirch, Kehl und Greiz sowie die Katz-Gruppe (Weltmarktführer für Bierdeckel) mit Sitz in Weisenbach (Schwarzwald) und Produktionen unter anderem in den USA. Neben organischem Wachstum hat Koehler auch immer wieder strategisch sinnvolle Übernahmen getätigt. Vertriebsgesellschaften sind weltweit aktiv.
Besonderes Merkmal des Unternehmens ist zum einen die Kundenbasis: „Wir verkaufen ausschließlich an Großabnehmer und Großhändler – die Zahl der Kunden ist daher überschaubar“, erklärt Teuscher. In Deutschland zählt er rund 350 aktive Kunden, international gut 930. Dabei erzielt Koehler aber mit zirka 40 Prozent der Kunden jeweils einen Umsatz über 250.000 Euro jährlich. Zum anderen ist die hohe Exportquote von rund 78 Prozent bemerkenswert.
Das hat Auswirkungen auf den Bereich Debitorenbuchhaltung und Kreditmanagement im Unternehmen. „Große Kunden bedeuten eben auch große Risiken“, sagt Teuscher und erklärt: „Großhändler haben in der Regel eine dünne Eigenkapitaldecke. Die Lieferantenkredite sind dann mit eher langfristigen Zahlungszielen ausgestattet.“ Fällt ein solcher Kunde aus, kann möglicherweise auf einen Schlag eine sechsstellige Summe verloren gehen. Deshalb nimmt bei Koehler Papier ein aktives Kreditmanagement eine wichtige Rolle ein.
In einer zentralen und von der Unternehmensleitung verabschiedeten Credit Policy sind deshalb Richtlinien und Prozesse verbindlich verankert. Dort wird dargestellt, wie Risiken – etwa Kreditausfall – verringert werden können und gleichzeitig dem Vertrieb beim Kunden Verhandlungsspielraum bleibt. Hier wurden die Arbeitsabläufe festgelegt: Wer macht was, wer hat welche Kompetenzen, wer ist wofür verantwortlich? Die Credit Policy schreibt beispielsweise vor, inwieweit die Selbstbeteiligung der Firma erhöht werden kann gegenüber dem Beitrag der Kreditversicherung und der Gesamtkreditsumme. Bis zu einer Obergrenze kann das der Spartenleiter entscheiden, darüber hinaus ist das eine Vorstandsentscheidung. Die Credit Policy ist im Managementsystem verankert, und das Kreditmanagement ist organisatorisch beim Bereich Finanzen und Controlling angesiedelt.
Um eine Entscheidung über Limitvergaben qualifiziert treffen zu können, benötigen die Beteiligten ausführliche und aktuelle Informationen. „Es gibt zahlreiche Faktoren, die in die Entscheidung über Limits einfließen. Früher waren diese aber über verschiedene Mitarbeiter und Standorte verteilt und mussten händisch zusammengeführt werden. Gleichzeitig war nicht immer sicher, ob alles wirklich relevante und auch aktuelle Informationen sind, oder ob nicht noch in irgendeiner Ablage etwas übersehen wurde“, blickt der Leiter Finanzen und Controlling zurück. Daher hat Koehler eine Software gesucht, die sämtliche relevanten Faktoren zur Risikobetrachtung und -beurteilung im SAP-System zusammenführt und je nach Bedarf aufbereitet. Dazu gehören in erster Linie die Informationen der Kreditversicherer, auf die sich Koehler wesentlich verlässt. „Wir arbeiten mit Coface und Euler Hermes zusammen. Wir haben daher eine Anwendung gesucht, die mehrere Kreditversicherer einbinden kann“, sagt Teuscher. In KVsprint von der cormeta ag hat Koehler die passende Lösung gefunden. „Die volle Integration in SAP, die Skalierbarkeit, der hohe Automatisierungsgrad sowie die Offenheit für Schnittstellen zu den Kreditversicherungen haben uns überzeugt.“ Neben den klassischen Kreditversicherern nutzt Koehler von Fall zu Fall auch die Zusatzversicherung Limit plus, die jeweils die von den KV gedeckten Limits in gleicher Höhe anbietet. So kann ein Kreditlimit deutlich erweitert werden ohne gleichzeitig das Risiko zu erhöhen. Auch diese Daten sind in KVsprint darstellbar.
Neben den Informationen der Kreditversicherungen darüber, ob das beantragte Limit gezeichnet wird, ob es sich um ein Höchstlimit, ob es sich um eine Reduzierung handelt, fließen auch die Zahlungserfahrungen und Informationen des Kundenbetreuers mit ein. „Ergänzt werden diese Angaben um die Information, auf welcher Datenbasis die Kreditentscheidung gefällt wurde, beispielsweise Bilanz vom soundsovielten“, sagt Teuscher.
Außerdem sind Zahlungspläne relevant, in SAP hinterlegt und in KVsprint abgebildet. Definierte Reports laufen automatisch täglich und aktualisieren die Kundendaten. Vertragsunterlagen zum Kunden sind aus KVsprint heraus im Archiv erreichbar und verknüpfbar. Meldungen bei Über- oder Unterdeckung sowie Kreditzielüberschreitung erfolgen automatisch.
Gerade auf internationalen Märkten außerhalb von EU und OECD (Organisation für wirtschaftliche Entwicklung und Zusammenarbeit, Organisation for Economic Cooperation and Development) ist es für Koehler wichtig, Wissen über die politischen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen zu sammeln und in eine Entscheidung einfließen zu lassen. „KVsprint unterstützt unseren Entscheidungsprozess, weil alle Beteiligten über dieselben Informationen verfügen. Und wir können uns darauf verlassen, dass das die aktuellsten sind“, so Teuscher. Außerdem befinden sich die Daten stets innerhalb des SAP-Systems und stehen überall zur Verfügung. Debitoreninformationen fließen automatisch ein. Die Cockpit-artige Ansicht von KVsprint zeigt auf übersichtliche Weise Veränderungen an und lässt nähere Überprüfungen zu. Steht beispielsweise eine Lieferung an und die Debitorenbuchhaltung sieht, dass der Kunde sein Limit erschöpft hat, kann überprüft werden, ob dieser eine Erhöhung des Limits beantragt hat und ob diese noch bearbeitet wird oder abgelehnt wurde. „In solchen Fällen können wir schnell reagieren. Ist die Bonität gut und weiß der Vertriebsmitarbeiter, dass das eine Sonderbestellung ist, und zeigt dann seine Zahlungshistorie, dass er ein verlässlicher Kunde ist, so können wir der Lieferung zustimmen.“ Andernfalls könne man auch im direkten Kontakt mit dem Kunden die Situation besprechen und zu einer einvernehmlichen Entscheidung finden.
2008 und 2009 reagierten die Kreditversicherer äußerst harsch auf die Weltwirtschaftskrise und kürzten Kreditlimite pauschal herunter. Das brachte Koehler in eine Zwickmühle. Würden die Limits so bleiben, würde der Umsatz drastisch zurückgehen. Die Erhöhung der Selbstbeteiligung würde andererseits das Ausfallrisiko erhöhen. „Mit Hilfe der aktuellen Zahlen waren wir jederzeit im Bild und haben das Gespräch mit den Kunden gesucht und die Situation erörtert.“ Die Bundesdeckung, die während der Krise auch befristet für EU- und OECD-Länder galt, konnte als zusätzliche Kreditversicherung in Anspruch genommen werden. Dadurch gelang es, schnell und kundenfreundlich zu handeln. „Wir kannten sämtliche Risiken und Möglichkeiten und konnten daher individuell und flexibel tätig werden.“ Der Einsatz der cormeta-Lösung hat sich auch in der Krise bewährt. Für die Zukunft wünscht sich Karl-Heinz Teuscher noch einen Ausbau der Auswertungsmöglichkeiten: „Es darf ruhig noch feiner und genauer darstellbar sein.“ Mit cormeta sei man bereits darüber im Gespräch.
