Aus den Unternehmen

Mehr Sicherheit durch Investition in Dokumentenprozesse

Donnerstag 26. Juli 2012 - Ricoh empfiehlt Unternehmen, gezielt in die Optimierung von mangelhaften dokumentengesteuerten Prozessen zu investieren - denn diese stehen in direktem Zusammenhang mit Unternehmensrisiken. Dieser Hinweis stammt aus dem von Ricoh gesponserten IDC White Paper "It’s Worse Than You Think: Poor Document Processes Lead to Significant Business Risk".

Das White Paper zeigt, dass Unternehmen immer weniger Geld in die Verbesserung von dokumentengesteuerten Geschäftsprozessen investieren, die entwickelt wurden, um Risiken zu verringern. Solche Prozesse umfassen beispielsweise die Bereiche Kontinuitäts- und Risikobewertung, Monitoring und Controlling sowie Compliance- und Auditverfahren. Ricoh rät Unternehmen, mehr Zeit darauf zu verwenden, diese Prozesse zu verstehen und zu verbessern. Die Untersuchungen haben weiterhin ergeben, dass das Verdrängen von Papier aus Prozessen nicht unbedingt die Effektivität verbessert und dass Unternehmen zu stark von Mitarbeitern abhängig sind, um entscheidende Prozesse umzugestalten.

„Je mangelhafter Prozesse sind, desto weniger investieren Unternehmen in ihre Verbesserung“, heißt es in dem IDC White Paper, das von Ricoh gesponsert wurde. „Obwohl teilweise in Risikominimierung und Verbesserung ineffektiver Prozesse investiert wird, fallen diese Investitionen vergleichsweise geringer aus als bei anderen Prozessen. Diese Prozesse sollten jedoch wesentlich mehr Aufmerksamkeit erhalten, [um Auswirkungen auf die Sicherheit des Unternehmens zu minimieren].“

Die gute Nachricht: Über die Hälfte der Befragten gab an, die Verbesserung dokumentenbasierter Prozesse, die Compliance und Risikominderung bzw. das Risikomanagement regeln, brächte Vorteile hinsichtlich Aufsicht und Kontrolle, der Compliance-Risiken, der Informationssicherheitsrisiken und des Kontinuitätsrisikos des Unternehmens. Ricohs Ansatz zur Verbesserung dieser dokumentengesteuerten Prozesse umfasst die Definition des gewünschten Zustands und die Erstellung eines Plans, der wichtige Messgrößen und Leistungsindikatoren enthält. Außerdem beinhaltet das Lösungsangebot von Ricoh die Entwicklung einer neuen Informationsinfrastruktur, die an die Unternehmensziele und die Erwartungen der Kunden angepasst ist sowie eine Kampagne (Change Management), die den Nutzern, die neuen Prozesse näherbringen soll.

„Es ist äußerst wichtig, dass Unternehmen einen ganzheitlichen Ansatz wählen, um ihre Informationsinfrastruktur zu verstehen, um zu erkennen, wo Verbesserungen erforderlich sind und um mit einem erfahrenen Partner zusammenzuarbeiten, der sie dabei unterstützt, ihre Prozesse effizienter zu gestalten,“ sagt Sergio Kato, stellvertretender Geschäftsführer, Global Marketing Group/Services Business Center von Ricoh. „Aber im Fall von Prozessen, die theoretisch dazu entwickelt wurden, Risiken zu minimieren, wie beispielsweise bei Compliance- und Audit-Prozessen oder Prozessen zur Unternehmenskontinuität, ist es für Unternehmen noch wichtiger, kontinuierlich Verbesserungen zu überwachen, auszuwerten und in diese zu investieren. Die Studie zeigt, dass dies häufig nicht der Fall ist. Wir weisen Unternehmen daher deutlich darauf hin, dass sie sich diesen dringenden Anliegen widmen sollten, bevor noch größere Risiken für das Unternehmen entstehen.“

Ricoh bietet seine Leistungen weltweit an und weiß daher, dass Unternehmen häufig erfahren müssen, dass ineffiziente und ineffektive Prozesse sie einem erheblichen finanziellen Risiko aussetzen. Die Studie hat 23 dokumentengesteuerte Prozesse untersucht, die in Unternehmen vorkommen. Drei der vier Prozesse, die in der Studie als äußerst ineffizient angegeben wurden, sind Unternehmenskontinuität und Risikobewertung, Unternehmensüberwachung und Kontrollen sowie Compliance- und Auditverfahren – es handelt sich bei allen um Prozesse aus dem Bereich Risikomanagement.

Die Studie entstand als Teil von Ricohs Document Process Imperative, die Anfang des Jahres von Ricoh Company, Ltd. präsentiert wurde. Ziel ist es, Unternehmen dabei zu helfen das Informationsmanagement in allen Branchen schneller und effizienter zu verbessern.