Aus den Unternehmen
Cloud-Vorteile nicht optimal genutzt
Freitag 18. Januar 2013 - Im Vergleich zu anderen Industriezweigen verwendet der öffentliche Sektor in Europa am ehesten Cloud-Technologien zum Austausch von Dokumenten. Dies zeigt eine von Ricoh Europe veröffentlichte Studie. 52 Prozent der Führungskräfte im öffentlichen Sektor sagen jedoch, dass das Dokumentenmanagement hierdurch erschwert wird.
„Es scheint, dass der öffentliche Sektor die Vorteile des Cloud Computing – einschließlich einfacheren Zugriffs auf Informationen, besseren Wissensaustauschs und erhöhter Flexibilität im Geschäft – nicht optimal ausnutzt. Der Grund hierfür könnten unzusammenhängende Dokumentenprozesse sein, bei denen der Prozess, die Technologie und die Art und Weise, wie Menschen arbeiten, getrennt voneinander betrachtet werden und nicht als gleichberechtigte Komponenten, die nahtlos zusammenarbeiten müssen“, so Carsten Bruhn, Executive Vice President von Ricoh Europe.
Die Studie zeigt, dass 47 Prozent der Organisationen im öffentlichen Sektor die Cloud verwenden, um Dokumente auszutauschen. 71 Prozent nutzen sie, um einen mobilen Zugriff auf Dokumente zu ermöglichen. Diese Gruppen im öffentlichen Sektor erkennen, dass neue Technologien ihnen dabei helfen können, ihre Bürger effizienter zu betreuen und zu bedienen. In den meisten Fällen (69 Prozent) wird jedoch in neue Technologien investiert, bevor die Funktionen der bestehenden Systeme vollständig ausgenutzt werden.
„Der öffentliche Sektor bietet qualitativ hochwertige Dienstleistungen. Daher ist es wichtig, dass Dokumentenprozesse Behörden dabei helfen, effektiv mit der Öffentlichkeit, für die sie da sind, zusammenzuarbeiten. Genaue Informationen müssen auf sichere und effektive Weise zwischen Abteilungen ausgetauscht werden können. Der Druck, Informationen in einem elektronischen Format bereitzustellen, wächst in diesem Sektor stetig und die Cloud kann eine zentrale Rolle bei der Migration von Dokumenten aus dem Papierformat in ein digitales Format spielen. Durch die Zusammenarbeit mit einem Experten für Dokumentenmanagement während des Übergangs kann der öffentliche Sektor darauf vertrauen, dass die Informationen im richtigen Format zugänglich sind, wenn sie benötigt werden. So unterstützt die Technologie den Informationsfluss, anstatt ihn zu behindern“, sagt Bruhn.
„Eine der besonderen Herausforderungen für den öffentlichen Sektor besteht darin, eine Balance zwischen der Bereitstellung von Informationen für das eigene Personal und die Öffentlichkeit sowie dem Schutz von vertraulichen Informationen zu finden. Regelmäßige Prüfungen der Dokumentenprozesse in diesem Sektor helfen dabei, potenzielle Risiken zu identifizieren und Möglichkeiten zu finden, wie der Austausch von Informationen auf sichere Art und Weise verbessert werden kann“, so Bruhn.
