Workflow
Extensis stellt die Workflow-Automatisierung für das Digital-Asset-Management von Portfolio vor
Mittwoch 31. Januar 2018 - Extensis erweitert Portfolio um die Workflow-Automatisierung - eine neue Lösung für Extensis Portfolio, die Kreative besonders bei langwierigen Routinearbeiten im Bereich Digital-Asset-Management (DAM) entlasten.
„Mittlerweile hat sich DAM als System zum Speichern und Abrufen digitaler Medien durchgesetzt.“, sagt Toby Martin, Vice President für Entwicklung und Strategie bei Extensis. „Dank der Portfolio Workflow-Automatisierung sparen Unternehmen bei diesen Aufgaben jede Menge Arbeitsstunden ein und gewährleisten konsistente und präzise Arbeitsprozesse.“
Das Herzstück der Portfolio Workflow-Automatisierung ist Corbit, ein leistungsstarkes, flexibles Zusatzmodul. Corbit wurde von Extensis in Zusammenarbeit mit Laidback Solutions AB entwickelt und vor kurzem eingeführt. Das Modul automatisiert nahezu jede Art von Arbeitsprozess in DAM- oder benachbarten Systemen. Die Anwender können Trigger einrichten, die bestimmte Arbeiten aktivieren – wie etwa Assets an einen FTP-Server zu senden, in ein anderes Format zu konvertieren, in eine bestimmte Ordnerstruktur zu speichern, E-Mail-Benachrichtigungen zu versenden, eine Datenbank zu aktualisieren oder alles zusammen in einem einzigen Prozess zu erledigen.
Ob sie in Portfolio arbeiten oder mit anderen Systemen wie Universal Type Server – DAM-Systemadministratoren können nun einige Aufgaben mit einem einfachen Befehl automatisieren oder mithilfe einer überwachten Systemänderung ausführen.
Zu den vielen automatisierbaren Arbeitsprozessen gehören u.a.:
Das Laden von großen Mengen an Assets – beim Laden von Assets werden diese automatisch anhand einer Liste vordefinierter Anforderungen geprüft. Sobald sie grünes Licht bekommen, werden sie als umbenannte Dateien – und mit zusätzlichen Metadaten versehen – in Portfolio hochgeladen. Die Benutzer können per E-Mail benachrichtigt werden, welche Assets die Anforderungen erfüllen und welche nicht.
Freigabeprozesse für Kreativprojekte mit System – viele Kreativabteilungen verwenden immer noch E-Mails zur manuellen Weitergabe von Assets, bzw. um Feedback und die Freigabe für diese Assets vor deren Einsatz zu erhalten. Indem die Kreativen mithilfe automatisierter Projektfreigabeprozesse arbeiten, können laufende Assets einen systematischen Freigabeprozess durchlaufen. Dadurch erhalten sie einen Audit-Trail, die Projekte gehen voran und es ist gewährleistet, dass Kreativteams besser organisiert arbeiten.
Dateien konvertieren und Assets verteilen – Social-Media-Teams benötigen oft Assets in bestimmten Größen und Formaten, genau wie Web-Publishing-Mitarbeiter, E-Mail-Marketing-Teams oder die Vertriebsleute und Verkaufspartner. Ein eingerichteter Freigabe- und Verteilungsworkflow spart ihnen viel Zeit. Denn er ändert automatisch die Größe der Assets und formatiert sie entsprechend der spezifischen Anforderungen jedes Kommunikationskanals. Die Assets werden an jeden Kommunikationskanal für die jeweiligen Verwendungszwecke weitergeleitet.
Asset-Lifecycles verwalten – das Archivieren von Assets ist ein wichtiger, aber oft unterschätzter Aspekt, wenn ein DAM-System leistungsfähig und sinnvoll bleiben soll. Mit automatisierten Asset-Management- und Archivierungs-Workflows wird ein System automatisch nach Assets abgefragt, die demnächst nicht mehr gültig sind und diese werden in einen Archivierungskatalog verschoben. Außerdem können alle Beteiligten auch zum jeweiligen Status benachrichtigt werden. Damit ist gewährleistet, dass das DAM-System nur relevante Assets für die Mitarbeiter zur Verfügung stellt.
