Workflow

Einfache Workflow-Automatisierung für Druckunternehmen jeder Größe

Montag 08. März 2021 - Starten Sie noch heute durch! In einem hochdynamischen und wettbewerbsgeprägten Markt sind sich Hersteller der Notwendigkeit für die größtmögliche Automatisierung von Prozessen bewusst, um ihre Kosten zu reduzieren sowie den Durchsatz zu steigern. Dasselbe gilt für den Akzidenzdruckmarkt. Aber vielen kleineren Druckereien kann die Automatisierung ihres Druck-Workflows als abschreckende — und teure — Herausforderung erscheinen. Das ist eine Fehlannahme, die Unternehmen von höherer Rentabilität abhält. Denn in Realität ist der Einstieg in die Workflow-Automatisierung einfacher, als man denkt. Außerdem ist es gut möglich, dass Sie bereits über viele der nötigen Werkzeuge verfügen. - Advertorial von John Henze

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Eine weitere Fehlannahme besteht darin, dass die Workflow-Automatisierung ein Alles-oder-Nichts-Vorhaben sei. Selbst wenn man mit den einfachsten Automatisierungsschritten beginnt, wie z. B. der Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben, kann man große Gewinne erzielen. Sie müssen sich nicht allein auf unser Wort verlassen. Cindy Ley, Production Specialist bei der Allied Reliability Group, meint dazu:
„Ich habe gelernt, wie man durch die Automatisierung der Produktion von wiederkehrenden Broschürentypen Zeit spart, zum Beispiel durch das Ablegen von Dateien in Fiery Hot Folders, die Druckeinstellungen einschließlich der Fiery Impose Ausschießschablonen enthalten.“

Und John und Tim Rozema von Get It Now Print konnten ihre tägliche Produktion von ca. 20 Aufträgen auf über 100 Aufträge steigern. John Rozema sagt:
„Wir haben eine Suite an EFI Tools implementiert. Es handelt sich um benutzerfreundliche Software, die sich leicht programmieren und in unser MIS integrieren ließ. Jetzt können wir wirklich Aufträge abarbeiten. Die Kunden sind immer überrascht, wie schnell wir ihren Auftrag erledigen im Vergleich zu anderen Druckereien, die sie vorher genutzt haben. Wir bieten ihnen außerdem auch noch einen besseren Preis, der auf dem gesteigerten Auftragsvolumen basiert, das wir mit unseren Druckmaschinen erledigen.“

Verwenden Sie Hot Folders?
Wenn Sie ein digitales Fiery Front-End (DFE) von EFI benutzen, ist die Funktion Hot Folders möglicherweise schon darin enthalten. Die Fiery Hot Folders bieten die Möglichkeit, Dateien per Drag-and-Drop in einen bestimmten Datei-Ordner zu ziehen und Routineaufgaben zu automatisieren. Nehmen wir als Beispiel die Auftragsübergabe. In einem manuellen Prozess werden die eingehenden Aufträge von der Vorstufenabteilung geprüft, die dann entscheiden muss, an welchen Drucker die Datei gesendet werden soll, und im Falle von nativen Dateien diese in PDF-Dateien konvertieren muss. Danach wird die Datei in die Warteschlange des geeigneten Druckers kopiert. Je nach Größe und Komplexität der Datei kann dies zwischen fünf Minuten und einer halben Stunde beanspruchen. Fünf Minuten hören sich zwar nicht nach viel an, aber denken wir an Get It Now Print: Diese fünf Minuten belaufen sich bei der Verarbeitung von 20 einfachen Dateien pro Tag auf mehr als 90 Minuten Zeitaufwand in der Druckvorstufe. Bei der Verarbeitung von 100 Aufträgen beläuft sich dieser Zeitaufwand auf volle acht Stunden! Berechnet man den Aufwand für komplexe Dateien, sieht das Ergebnis deutlich schlechter aus.

Mit Hot Folders kann der Kundendienstmitarbeiter den eingehenden Dateityp, zum Beispiel eine Broschüre von 5 x 8 Zoll (?12,7 x 20,3 cm), bestimmen und die Datei einfach in den überwachten Ordner für Broschüren kopieren. Dieser Vorgang dauert lediglich ein paar Sekunden und ist die Art von Automatisierung, mit der Get It Now Print seinen täglichen Durchsatz verfünffachte. Nachdem die Datei an den geeigneten Drucker gesendet wurde, kann sie automatisch, gemäß den im überwachten Ordner erstellen Anweisungen, verarbeitet werden. Außerdem können Sie auf Fiery Servern Vorgaben erstellen und sie in die Struktur des überwachten Ordners einbinden. Vorgaben können in einer Vielzahl verschiedener überwachter Ordner angewendet werden, die Ihnen den Einstieg in die Automatisierung weiter vereinfachen.

Automatisierung des Ausschießprozesses
Bleiben wir beim Beispiel mit der Broschüre: Ihr Unternehmen verwendet vermutlich die eine oder andere Ausschießsoftware, die eine native Datei oder eine PDF-Datei korrekt in das richtige Layout für den Broschürendruck ausschießt. Dies spart zwar Zeit gegenüber dem bisherigen vollständig manuellen Ausschießen, ist aber dennoch zeitaufwändig. Ausschießschablonen können in den Hot Folders-/Vorgaben-Workflow integriert werden, wodurch die Workflow-Automatisierung über die grundlegenden Einstellungen und die Übergabe von Aufträgen hinausgeht, indem das Auftragslayout und die Druckvorbereitung automatisiert werden.

Ausschießschablonen optimieren die Auftragsübergabe und reduzieren sowohl die Klicks als auch die Fehler. Fiery Impose, ein Modul, das Sie einfach und kostengünstig zu Ihrer Fiery Serverkonfiguration hinzufügen können, ermöglicht Ihnen die Automatisierung Ihres Ausschießprozesses unter Verwendung bereits vorhandener Schablonen oder einfach zu erstellender benutzerdefinierter Schablonen. So macht es Martin Klop, Head of Prepress and Digital Print bei CREZÉE:
„Mit Fiery Impose einen Auftrag auszuschießen, ist ein Kinderspiel. Mit nur wenigen Klicks kann ich ein neues Formular mit Randanschnitt, Registerhaltung, Beschnitt und Farbmarken erstellen. Und es ist sehr einfach, das Formular als Schablone zu speichern, damit ich es erneut für einen ähnlichen Auftrag verwenden kann.“
Es gibt nichts Ärgerlicheres, als mit dem Druck einer Broschüre zu beginnen und festzustellen, dass das Ausschießlayout falsch ist, oder noch schlimmer, den Fehler erst zu entdecken, wenn der Auftrag in der Binderei ankommt!

Schritt für Schritt zu höherer Rentabilität
Wie Sie also sehen, können Sie schnell und kostengünstig Ihre Produktivität verbessern, indem Sie einzelne, arbeitsintensive Aufgaben rationalisieren, ohne teure Berater einzustellen.
Wenn Sie sich mit der Automatisierung befassen, sollten Sie sich zunächst genau überlegen, wo Sie anfangen wollen. Entgegen der landläufigen Meinung brauchen Sie keine großartige Vision oder ein allumfassendes Automatisierungsdesign, bevor Sie beginnen. Führen Sie eine einfache Analyse der gängigen Aufträge durch, die Sie Woche um Woche produzieren, und beginnen Sie dort. Anschließend sollten Sie diese sich wiederholenden Aufgaben, die mit diesen Aufträgen verbunden sind, rationalisieren und automatisieren.
Dies ist nur der erste Schritt, den Anwender in Richtung einer noch effizienteren Automatisierung gehen können. Jede Ebene stellt einen eigenständigen Schritt dar, den Sie in Ihrer eigenen Geschwindigkeit gehen können, und jeder Schritt wird Effizienzvorteile bieten, die kontinuierliche Investitionen rechtfertigen, die wiederum noch mehr Automatisierung und auch eine größere Profitabilität erzielen.

Der nächste Artikel dieser Serie wird auf diesen ersten Schritten aufbauen und Ihnen zeigen, wie Sie Aufgaben schnell zu einfachen Workflows verknüpfen können, um noch größere Produktivitätsvorteile zu erzielen.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie die Workflow-Automatisierung in Ihrer Druckproduktion verbessern können, laden Sie unser kostenloses E-Book herunter: Automatisierungsbausteine: 6 einfache Wege zur Optimierung Ihrer Druckproduktion..

John Henze ist Vice President of Sales  and Marketing für den Geschäftsbereich Fiery von EFI. Weitere Informationen zu den Fiery Lösungen für den Digitaldruck von EFI finden Sie unter www.efi.com/fierydfe .