Workflow
Dokumente gleich am MFP verwalten
Mittwoch 16. Februar 2011 - Konica Minolta stellt mit windream auf dem gemeinsamen CeBIT-Messestand in Halle 3, Stand J20, aktuelle Komplettlösungen zur Optimierung von Arbeits- und Ablaufprozessen vor.
Die beiden Aussteller präsentieren die neueste Version des ECM-Systems windream, das in vielen Bereichen erweitert worden ist. An den vier Arbeitsplätzen kommen leistungsstarke Multifunktionssysteme wie der bizhub C652DS und der bizhub C35 von Konica Minolta zum Einsatz. Sie sind Bestandteil intelligenter Workflow-Lösungen zur IT-gestützten Erfassung, Verwaltung und Archivierung heterogener Informationen.
Das gemeinsame Ausstellungsprogramm auf der CeBIT 2011 umfasst die nahtlose Interaktion zwischen Konica Minolta-Systemen und dem Enterprise-Content-Management-System (ECM) windream. Dabei steht die zielgerichtete und sichere Erfassung, Digitalisierung, Ablage sowie unternehmensweite Weiterverarbeitung von Dokumenten wie Rechnungen, Lieferscheinen oder anderen Belegen im Vordergrund.
Das ECM windream ist inzwischen als Version 5.0 erhältlich und kann mit umfangreichen Neuerungen, Features und Funktionen aufwarten, die speziell auf die Konica Minolta-Multifunktionssysteme zugeschnitten sind. Durch die reibungslose Kooperation der Hard- und Software-Systeme beider Hersteller können eingehende Papierdokumente an einem MFP nicht nur schnell erfasst und digitalisiert, sondern im nächsten Arbeitsschritt auch identifiziert und mit windream dauerhaft und sicher archiviert werden.
An zwei Arbeitsplätzen werden die neuen Features von windream präsentiert, die moderne Entwicklungstechnologie mit einfachem Handling vereinen. Generell zeichnet sich windream 5.0 durch ein grafisch modernisiertes und ergonomisch verfeinertes Software-Layout aus. Besonderes Highlight ist „My windream“ mit den dynamisch generierbaren Sichten auf Dokumentenbestände. Diese Recherche-Anwendung ist einzigartig auf dem ECM-Markt und ermöglicht neben der Suche über Volltext- und Indexmerkmale auch die Erstellung personenbezogener Suchprofile. So wird die manuelle Suche mit Hilfe von virtual folders und einer individuell gestaltbaren Dokumentenstruktur erleichtert. Windream 5.0 ist an das aktuelle Windows 7 Betriebssystem von Microsoft angepasst und unterstützt die 64-Bit-Version.
Das beschriebene ECM windream wird in Verbindung mit dem Konica Minolta bizhub C280, bizhub C360 und der Applikation bizhub connect vorgestellt. Diese wurde speziell für die Konica Minolta-Multifunktionssysteme entwickelt und funktioniert wie ein windream Client. Auf diese Weise stehen MFP und ECM in direkter kommunikativer Verbindung. Dank offener Systemarchitektur und OpenAPI-Schnittstelle wird die Display-Integration für Multifunktionssysteme ermöglicht: Nachdem sich der Anwender am System authentifiziert hat, wird das durch eine Zugangsberechtigung gesicherte Dokument automatisch an den Zielordner im ECM-System bzw. an die nächste Station zur Business-Process-Management-Weiterverarbeitung (zum Beispiel „Rechnungsprüfung“) oder an eine E-Mail-Adresse navigiert. Der klar definierbare Workflow lässt sich direkt vom MFP aus starten.
Einen weiteren Workflow zeigen die von Konica Minolta angebotenen intelligenten Applikationen windream und NSi Autostore mit einer ECM-Integration, mittels welcher die manuelle Digitalisierung großer Mengen von Formularen, Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und anderen strukturierten Papierbelegen vermieden wird. So lässt sich die gesamte Dokumentenerfassung durch die erweiterten Scan-Funktionen der bizhub-Multifunktionssysteme automatisieren. Prozesse wie die Bildbearbeitung, die Umbenennung von Dateien oder die Konvertierung in andere Formate laufen so vollkommen selbständig ab. Das Programm legt die Informationen mittels Barcode- und OCR-Texterkennung in windream strukturiert ab und stellt sie so einem beliebigen Unternehmen zur Verfügung. Auf dem Messestand werden NSi Autostore und windream in Verbindung mit dem bizhub C35 von Konica Minolta präsentiert.
Eine Applikation, die in Verbindung mit dem Farbmultifunktionssystem bizhub C652DS vorgestellt wird, ist die Erfassungssoftware AutoClick, die aufgrund ihrer Lernfähigkeit und einfachen Bedienung den Erfassungsprozess von Belegen erheblich verkürzt. Diese Applikation verfügt über eine grafische Oberfläche und einen Assistenten, der den Benutzer unterstützt. Sie eignet sich vor allem für Unternehmen, die ihren Posteingang digitalisieren wollen und kann für die vollständige Automatisierung der Erfassung in einem Betriebssystem eingebunden werden. Wichtigste Ergänzung im Capturing ist das neue Modul, mit dem sich Handschriften z. B. auf Zählerkarten, Stundenzetteln oder Fragebogenauswertungen erkennen lassen. Zusätzliche Erfassungs- und Auswertungsmöglichkeiten sind somit für windream vorhanden.
