Workflow
Desktopanwendung für kleines Budget
Mittwoch 03. August 2011 - Konica Minolta bringt eine neue Applikation für die Dokumentenerfassung und -verteilung auf den Markt. Die Unity Document Suite aus dem Hause Nuance stellt eine Lösung für minimale Anforderungen mit schmalem Budget dar und richtet sich gezielt an Anwender kleinerer und mittlerer Unternehmen.
Kern der Anwendung ist die Einrichtung dezentraler, auf die Anwender zugeschnittener, individualisierter Scan-Workflows – unabhängig von der zentralen IT-Administration. Die Suite beinhaltet die drei Komponenten Desktopmanagement, PDF-Konvertierung und OCR-Texterkennung sowie darüber hinaus einen Konnektor für eCopy ShareScan.
Die Unity Document Suite wurde in Kooperation mit der Firma Nuance entwickelt und erscheint im Konica Minolta-Design. Mit dem Desktopmanagement PaperPort Professional 12 nimmt der Anwender Scanvoreinstellungen wie Dateiformat, Ziel etc. direkt am Desktop vor. Beim Scannen an den Konica Minolta bizhub-Multifunktionssystemen (MFP) hat er dann nach dem Einloggen Zugriff auf diese persönlichen Workflows. Er kann die Dokumente direkt in sein Desktop-Verzeichnis oder alternativ in Web-Ordner, E-Mail oder FTP senden. Um Dokumente einfacher zu finden, können diese mit Schlüsselwörtern für die anschließende Suche versehen werden. Die Dokumente werden direkt als Miniaturansicht dargestellt und es werden mehr als 150 Dateiformate unterstützt. Auch eine Stapelung und Kombination aus beispielsweise Word, Excel und PDF in eine neue Datei ist möglich.
Mit dem PDF Converter Enterprise 7 können aus jeder Applikation PDF-Dateien erzeugt werden. Per Drag and Drop ist es schnell und einfach möglich, individuelle PDF-Dokumente zusammenstellen. Umgekehrt können gescannte Papierdokumente oder PDF-Dateien in alle MS Office-Formate konvertiert werden, Darüber hinaus ist auch die Erzeugung von Audio-Dateien mit Sprachausgabe möglich, so dass man sich den Inhalt auch „vorlesen“ lassen kann. Weiterhin können PDF-Dateien dahingehend bearbeitet werden, dass Texte hervorgehoben oder redigiert, Notizen oder Kommentare hinzugefügt, sie um Stempel oder Wasserzeichen ergänzt, Formularfelder erstellt oder durch Passwortschutz und digitale Signaturen gesichert werden können.
Weiterhin unterstützt die OmniPage Professional 17 die Erzeugung von MS Office Dokumenten, wie z.B. Word oder Excel sowie nach Stichworten durchsuchbarer PDF/a-Dateien. Dabei erkennt sie über 120 Sprachen. Fachwörterbücher für Recht/Gesundheitswesen/Finanzen sorgen für eine exakte Zeichenkennung.
Anwender können zudem wählen, ob die Unity Document Suite über Scan-to-SMB oder einen eCopy ShareScan Unity Connector in ihre Arbeitsumgebung integriert werden soll. Über den Unity Connector kann der Nutzer seine persönlichen Einstellungen vom PC auf das MFP übertragen. Die Kommunikation läuft servergestützt.
„Mit der Unity Document Suite sprechen wir gezielt Kunden an, die den Bedarf einer einfachen Scan-Lösung mit minimalen Anforderungen haben“, so Helge Dolgener, Leiter Produktmanagement Office Products bei Konica Minolta Business Solutions Deutschland. „Die Lösung ist preiswert und ideal für Klein- bis Mittelstandsunternehmen. Außerdem können die Anwender selbst entscheiden, in welche Ordner sie ihre Scandaten ablegen möchten und entlasten somit den Administrator. Durch diese Dezentralität unterscheidet sich die Applikation deutlich von zentralen Scan-Erfassungs- und Workflow-Lösungen.“
