Workflow
pdfaPilot 3 „schickt“ zusammengehörige Dateien in den Container
Freitag 23. Dezember 2011 - Ab sofort verfügbar ist die Version 3 des pdfaPilot von callas software. Mit diesem Release ist es möglich, beliebige Dateien, beispielsweise Word oder XML, in PDF/A Dateien einzubetten.
Dieses ist kompatibel mit dem für 2012 angekündigten neuen Normteil PDF/A-3. Alle Dokumente, die zu einem Projekt gehören, sind damit zentral zusammengefasst. Darüber hinaus ist der pdfaPilot von callas nunmehr in Microsoft SharePoint integrierbar und erleichtert damit die Erzeugung von PDF/A-Dateien innerhalb der Collaboration-Umgebung. Ebenfalls neu sind erweiterte Konvertierungsfunktionen von PDF nach PDF/A, die die Produktionssicherheit von PDF/A-Abläufen zusätzlich erhöht. Außerdem kann der pdfaPilot nun über sogenanntes Distributed Processing Konvertierungsaufgaben auf mehrere Anwendungen verteilen. Dabei kann die Software auch als Windows-Service installiert sein, was die automatisierte Verarbeitung von Dokumenten zusätzlich beschleunigt.
Mit der Version 3 erweitert callas die Funktionalität, Dokumente innerhalb von Projekten zu organisieren. Möglich macht dies der neue Normteil PDF/A-3, der voraussichtlich Anfang 2012 zur Verfügung steht. Im Gegensatz zu PDF/A-2, können beliebige Dateiformate eingebettet werden. Diese neue Möglichkeit greift der pdfaPilot in seiner neuen Version bereits auf und ermöglicht das Einbinden nicht-PDF/A-konformer, „dynamischer“ Dokumente in Container. „Mit dieser Option können dann beispielsweise in Relation stehende Dateien, beispielsweise Ursprungsdokumente wie eine Excel-Datei mit ihren Formeln oder komplette CAD-Zeichnungen, in einem Container zusammengefasst verwaltet werden“, erläutert Dietrich von Seggern, Business Development Manager bei callas software. „Für Unternehmen und Organisationen hat dies den großen Vorteil, dass alle zu einem Projekt gehörenden Dateien – ob PDF/A-konform oder nicht – zentral in einer Collection zur Verfügung stehen.
Darüber hinaus hat callas die Konvertierungsfunktionen von PDF nach PDF/A nochmals erweitert, sodass der Hersteller eine nahezu 100-prozentige Sicherheit geben kann, dass die Dateien nach PDF/A überführt werden. Bislang hatte der Anwender bei schwierigeren Dateien nur die Möglichkeit, zum Originalformat zurückzukehren, um dort eventuelle Probleme zu beseitigen. Der pdfaPilot 3 geht jetzt einen Schritt weiter und versucht, die Seiten komplett neu zu strukturieren. Sollte auch dies nicht ausreichen, wird die Seite intern in ein Bild konvertiert. Der Clou dabei: Der Text bleibt vollständig erhalten und lässt sich weiterhin kopieren oder über Suchfunktionen finden.
Für Sharepoint-Nutzer wird in der neuen Version die Verwendung des pdfaPilot für die Erzeugung von PDF/A-Dateien erleichtert. Durch die Integration von pdfaPilot 3 in die Microsoft-Lösung können Dokumente verschiedener Formate wie etwa Word-Texte direkt aus Sharepoint heraus nach PDF/A konvertiert werden.
Zu den weiteren neuen Funktionen zählt das so genannte Distributed Processing. Ist der pdfaPilot Server 3 im Unternehmen mehrmals installiert, lassen sich Konvertierungsaufgaben auf die einzelnen Anwendungen aufteilen. So kann die Last gleichmäßig auf mehrere Anwendungen verteilt werden.
