Aus den Unternehmen

DOXNET: Aus der Praxis liefert spannende Einblicke

Samstag 05. Juni 2021 - 90 Minuten mit einem bemerkenswert großen Erkenntnisgewinn: Die erste digitale DOXNET-Veranstaltung mit dem Titel "Aus der Praxis" bestach durch eine straffe Tagesordnung, Top-Referenten und einen reibungslosen Ablauf, von den ersten zehn Minuten mal abgesehen, als die Technik noch nicht 100 Prozent rund lief. Aber die kleinen Anlaufschwierigkeiten waren schnell vergessen, denn ab dann lief die digitale Veranstaltung wie am Schnürchen. 60 Teilnehmende wählten sich dazu ein.

Unter dem Titel „Briefpost der Zukunft“ hat DOXNET-Vorstandsmitglied Christian Kempf mit seinem Team ein Thema ins Visier genommen, das von den beiden Referenten fein säuberlich aufbereitet und präsentiert wurde. Informative Basis bildete unter anderem der Briefkasten-Monitor 2020, der das Meinungsbild aus Sicht der Verbraucher wiedergibt. Daraus geht hervor: Briefpost ist beliebt und sie wirkt. Ihren hohen Stellenwert hat sie kaum eingebüßt, die Form der persönlichen Zustellung ist den Verbrauchern auch heute noch wichtig.

Ein Blick auf die aktuelle Lage zeigt: Der Digitalisierungsschub war ohnehin schon im Gange. Und dann kam Corona. 86 Prozent der Unternehmen wollen die Briefpost ersetzen, 82 Prozent der öffentlichen Verwaltung nutzt E-Rechnung und zwei Drittel der Unternehmen verwalten ihre Inhalte mittlerweile digital. „Corona hat hier in diesen Bereichen eine Extra-Zündung gegeben“, betonte Kempf.

Referent Jürgen Hausl von der HDI Systeme AG konkretisierte das Thema auf den Aspekt „Deutsche Post vs. Alternative Dienstleister“. Er stellte die Entwicklung der Deutschen Post vor und gab einen Überblick über andere Briefdienstleister. Diese decken 65 bis 70 Prozent der Haushalte ab. Er skizzierte die Charakteristika der verschiedenen Anbieter und stellte deren Abläufe vor. Während die Deutsche Post feste Abfahrtzeiten hat, haben die alternativen Dienstleister eine zentrale Stelle eingerichtet, an der alles gesammelt wird. Von dort erfolgt dann sternförmig die Auslieferung. Das hat Folgen auf die Dauer der Zustellung, was er anhand der Workflows im Einzelnen vorstellte.

Jürgen Hausl spielte den Ball zu Frank Eckart, dem Vorsitzenden des Großversenderkreises der Finanzwirtschaft im Deutscher Verband für Post, Informationstechnologie und Telekommunikation (DVPT), der die Veränderungen im Hinblick auf den Briefversand bei einem Versicherungsunternehmen darlegte. Seine Erfahrungen decken sich mit den Erkenntnissen aus dem Briefkasten-Monitor: „Wir stellen fest, dass die Kunden immer noch gerne einen physischen Brief von uns erhalten und das trotz aller Digitalisierungsbemühungen.“

Frank Eckart betonte aber, dass alle Unternehmen der Finanzdienstleistungsbranche bestrebt sind, den Briefversand wirtschaftlich darzustellen. Der erste Schritt auf dem Weg zu mehr Wirtschaftlichkeit ist die Briefvermeidung, das heißt konkret, sich die Frage zu stellen, ob der jeweilige Brief überhaupt versandt werden muss, zum Beispiel, weil den Versender eine gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung dazu trifft.

Die zweite Schiene ist der alternative Versand über verschiedene Postdienstleister, der dann sinnvoll und wirtschaftlich sein kann, wenn für zeitunkritische Sendungen E+1 nicht zwingend notwendig erachtet wird und E+2 auch im Toleranzbereich liegt.
Im nächsten Schritt müssen dann alle Sendungen identifiziert werden, die nicht zwingend für E+1 vorgesehen sind und alle Abläufe der Umstellung angepasst werden.

Frank Eckart betonte bei einer solchen Prozessumstellung die Wichtigkeit, datenschutzrechtliche Vorgaben zu beachten. Auch die Festlegung von Auskunftsansprüchen gegenüber dem Dienstleister ist wichtig. Ebenso ist eine Risikobetrachtung bezüglich des Umsatzverlusts bei anderen bereits etablierten Dienstleistern zu beachten, aufgrund der potentiellen Gefährdung des Großkunden-Status und des Verlusts mengenabhängiger Einsparungen. Eckart betonte in diesem Zusammenhang das dennoch sehr gute und vertrauensvolle Verhältnis zur Deutschen Post.

Im weiteren Verlauf seines Vortrags gab er detaillierte Einblicke in die einzelnen Schritte, die bei solch einer Umstellung zu bedenken sind. Das beginnt bei detaillierten Leistungsbeschreibungen, geht über die Festlegung zweifelsfrei messbarer Qualitätsparameter und endet bei einem kontinuierlichen Austausch mit den Dienstleistern. Frank Eckart ging auch auf die Herausforderungen der Digitalisierung ein, in einem Umfeld, in dem der Kunde aber weiterhin Interesse an konventioneller Kommunikation hat. „Digitalisierung ist immer in Abhängigkeit mit den Wünschen des Kunden zu sehen“, betonte Eckart.

Sein Fazit: Die Zusammenarbeit mit einem alternativen Postdienstleister laufen im Markt in der Regel problemlos. Eckart erkennt aber auch deutliche Veränderungen des alternativen Postmarkts. Im Bereich der digitalen Innovationen sieht er die Deutsche Post klar vorne.

Nach diesen spannenden Einblicken konnten die digitalen Gäste anschließend an einigen Kurzumfragen teilnehmen und den Referenten Fragen stellen.
Das Format „Aus der Praxis“ ist nicht neu für DOXNET, sehr wohl aber die Art der Durchführung, nach dem Motto: „Nicht präsent und doch zusammen“. „Wir wollen neue Wege finden und anderen Formate ausprobieren, wie wir unsere Mitglieder mit aktuellen Themen und Informationen versorgen können“, sagte Christian Kempf eingangs der Veranstaltung. Die Premiere war jedenfalls ein voller Erfolg, eine Wiederholung dürfte nur noch eine Frage der Zeit sein.