Workflow
Konica Minolta auf der DMS EXPO
Samstag 15. September 2007 - Konica Minolta stellt das Dokumentenmanagement- und Archivsystem windream auf der DMS EXPO aus Sicht des Anwenders vor (Halle 7, Stand F003).
Anhand von Szenarien aus der Praxis erläutert Konica Minolta den DMS EXPO-Besuchern, wie sie durch das Zusammenspiel der bizhub-Multifunktionssysteme von Konica Minolta und windream beispielsweise die Zugriffszeiten auf Informationen signifikant reduzieren können. Darüber hinaus stehen die 1:1Übernahme der Ablagestrukturen des ehemaligen Papierarchivs in windream, das Erfassen eingehender Aufträge und deren systemgestützte Weiterbearbeitung samt Compliance-konformer Archivierung auf dem Programm.
Das Verwalten und Archivieren von Akten und Dokumenten ist von jeher sehr zeitintensiv. Häufig prägen enorme apierablagen, riesige Aktenschränke und aufwändige manuelle Ordnungsprozesse die Auftragsabwicklung. Auf der DMS EXPO erläutert Konica Minolta den Messebesuchern, wie sie Geschäftsprozesse effektiver bearbeiten können.
Eingehende Aufträge mit dem integrierten System erfassen
Damit Unternehmen das alltägliche Dokumentenaufkommen, sowohl elektronisch als auch auf Papier, effizient verwalten und strukturieren können, werden die bizhub-Multifunktionssysteme von Konica Minolta zur Erfassung und windream als Dokumentenmanagement-System genutzt. Unternehmen schöpfen so den Leistungsumfang derartiger Multifunktionssysteme noch besser aus. Bisher wurden fast nur die Funktionen Drucken und Kopieren genutzt, jetzt entdecken immer mehr Anwender den Scanner zur Erfassung. Das Team von Konica Minolta zeigt auf, wie alle eingehenden Papierdokumente zunächst zeitgesteuert und automatisch mit Konica Minolta-Systemen gescannt werden. Danach werden sie digital an windream weitergeleitet. Um einzelne Dokumente zu unterscheiden, generiert das System Deckblätter mit relevanten Kundeninformationen. Die Informationen dazu können direkt aus einer ERP-Anwendung, wie SAP / R3, in der die Kundenstammdaten gespeichert sind, importiert werden. windream nutzt die Daten auch, um neue elektronische Kundenakten anzulegen und indiziert die Belege automatisch.
Archivieren der Dokumente
In windream kann ein elektronisches Archiv angelegt werden, entsprechend der Prinzipien der manuellen Archivierung. Wie das genau in der Praxis aussehen kann, erläutert Konica Minolta ebenfalls auf der DMS EXPO: Jede Bezeichnung eines elektronisch im DMS generierten Kundenordners besteht dabei aus Kundennummer und Namen des Kunden. Da windream die Belege den Kunden- und Vertragsakten automatisch zuordnet, garantiert dieses Prinzip eine eindeutige Verbindung zwischen Dokumenten und Akten. Zudem besteht die Möglichkeit, nur autorisierten Nutzern Einsicht in die Dokumente zu gewähren. Allen Kundenakten können bei Bedarf weitere Dokumente, wie z.B. allgemeine Schriftstücke, Angebote und Technikerreports hinzugefügt werden. Durch die automatische Indexerkennung werden neu erfasste Dokumente auf diese Weise immer im korrekten Kundenordner gespeichert. Fehler, die bei der manuellen Ablage häufig vorkommen, gehören damit definitiv der Vergangenheit an. Für die Anwender des Produktbundels bedeutet die Integration des windream-DMS in die bizhub-Systeme eine schnellere Verfügbarkeit relevanter Informationen. Die Erweiterung der Produktpalette von Konica Minolta um eine Dokumentenmanagement- und Archivkomponente kommt insbesondere Unternehmen zugute, die sowohl auf der Hardware- als auch auf der Softwareseite eine integrierte Komplettlösung zur Erfassung, Verwaltung und Archivierung ihrer Dokumente benötigen.
