Verpackung

Effizienz im Verpackungsdruck

Freitag 13. November 2009 - Gesunde Unternehmen im Verpackungsdruck erkannt man daran, dass sie sich rasch auf die fortschreitende Digitalisierung ihrer Arbeitswelt eingestellt haben. Welche Vorteile das beinhaltet, zeigt der Etikettenspezialist NSD, der eine MIS-Lösung von DiMS! für die innerbetriebliche Verwaltung einsetzt.

Internet und digital gesteuerte Arbeitsabläufe sind in keiner Drucksparte mehr wegzudenken. Während die Workflows in Druckvorstufe und Druck bei den meisten Verpackungsdruckern seit Jahren automatisiert ablaufen, können bei der Koordination in den Bereichen Kalkulation, Auftragsplanung und Abrechnungswesen noch gehörige Reibungsdefizite auftreten. Bedient man Kunden über ein webbasiertes Kundenportal, ist die Verbindung zu einem guten Back-Office-System, sprich der internen Verwaltung, von entscheidender Bedeutung. Es wäre schade, wenn ein guter Auftrag dadurch nicht zustande käme, weil er innerhalb der Betriebsverwaltung verloren geht.

Die Effizienzvorteile, die ein gutes Workflow-System mit sich bringt, war einer der Hauptgründe für NSD International mit Hauptsitz in Rotterdam, nach einer umfassenden MIS (Management Informationssystem) – und ERP (Warenwirtschaftsystem) -Lösung zu suchen. Der international agierende Etiketten- und Verpackungsspezialist suchte bevorzugt nach einem geschlossenen System, das die spezifischen Parameter und Anforderungen der Verpackungsindustrie sowie die dazugehörigen grafischen Anwendungen implementieren konnte. Schließlich wurde mit dem niederländischen Hersteller DiMS! organizing print der geeignete Partner gefunden, der all diese Kenntnisse und Wünsche in seinem MIS-/ERP-System bereits umgesetzt hatte.

NSD fertigt seit Etiketten für ein breites Publikum und unterhält Niederlassungen unter anderem in Deutschland, England, Tschechien, Rumänien und Indien. Das NSD-Werk in Tschechien ist zu einhundert Prozent Eigentum der Muttergesellschaft in Rotterdam. Dieses Werk ist vollständig mit dem ERP-Software-Programm von DiMS! organizing print verbunden.

Innovatives Arbeiten
Hein Leiwakabessy ist bei NSD als IT-Manager verantwortlich für die Wahl und Implementierung der DiMS!-Lösung. Bereits im Jahr 1994 waren für ihn die Effizienzsteigerungen rund um den Workflow der Hauptgrund für die Wahl des DiMS! ERP-Systems. Restlos überzeugt von der betrieblichen Managementlösung stand im Jahr 2006 der Wechsel auf die neueste Version der DiMS!-Lösung an. „Die neue Version ist webbasiert und passt daher gut zur innovativen Arbeitsweise bei NSD“, erklärt Hein Leiwakabessy. NSD unterhält unter „www.etipost.nl“ einen eigenen Online-Webshop, in dem die Kunden selbstklebende Druckerzeugnisse schnell und einfach bestellen können. Für die Abwicklung dieser Druckaufträge ist es nicht nur wichtig, dass der Kunde eine Auftragsnummer eingeben kann, sondern dass der Kunde auch zeitgleich ein Bild seines bestellten Produktes einsehen kann. „Alle Informationen für diesen Online-Shop stammen direkt aus unserer Datenbank“, sagt Hein Leiwakabessy.

Kunden, die ein Produkt online bestellen, möchten oftmals über den Status der Bestellung informiert sein. Die Lösung von DiMS! ist für diese Anforderung mit einem „Track-und Trace-System” zur Sendungsverfolgung ausgestattet. Sobald ein Kunde eine Bestellung aufgegeben hat, wird sein Auftrag in das System aufgenommen. Derzeit geschieht dies noch manuell, doch dies soll in Kürze automatisiert werden. Da das DiMS!-System mit dem Standort in Tschechien verbunden ist, wird automatisch ein Jobticket – ein elektronischer Auftragszettel – erstellt, sobald die Bestellung eingegeben ist. Dies wird „simultan” übersetzt, um somit das Risiko von Missverständnissen erheblich zu reduzieren. DiMS! ermöglicht, zu jedem Zeitpunkt im Workflow einen Statusbericht in Echtzeit einzusehen. „So können wir in den Niederlanden genau sehen, in welchem Stadium sich der Auftrag befindet“ fügt Hein Leiwakabessy hinzu.

Zuletzt wird der Auftrag als erledigt abgemeldet und die Bestellung bei NSD-Vertriebspartner DHL in den Niederlanden zur Zustellung übergeben. Bis zum Zeitpunkt des Versandes hat NSD International somit einen exakten Überblick auf den Auftragsstatus und seinen Fortgang. In Zukunft wird das DiMS!-System auch mit dem DHL-Sendungsverfolgungssystem verknüpft sein, so dass dieser Teil der Lieferung auch für den Kunden transparent wird. „Wir planen, diesen Part des „Track &Trace-Systems” in unseren Onlineshop einzubinden, so dass Kunden selbst den aktuellen Auftragsstatus einsehen können. Derzeit geschieht dies vor allem telefonisch oder per E-Mail“, berichtet Hein Leiwakabessy.

Der große Vorteil der DiMS!-Lösung beruht auf der Tatsache, dass alle Daten in Echtzeit verarbeitet und zugänglich bleiben. Hein Leiwakabessy sagt: „Wenn ein Job-Ticket eingetragen wird, stehen die Informationen sofort zur Verfügung und dies innerhalb des gesamten Unternehmens“. Auf Grund der Benutzerberechtigungen kann NSD genau definieren, wer über welche Informationen verfügen kann und darf. Demzufolge hat ein leitender Angestellter mehr Einsicht und Eingriffsrechte als ein Mitarbeiter der Logistikabteilung.

Für NSD bedeutet der Einsatz von DiMS! einen enormen Unterschied zur den Zeiten ohne MIS-/ERP-Lösung. Damals wurden die Jobs von einer Diskette importiert, danach dann musste man einen sogenannten „Run” ausführen, um die Information in die Datenbank konvertieren und übertragen zu können. So kam es vor, dass ein ganzer Tag verging, bevor die Informationen zur Verfügung standen. Im Krankheitsfall lag der Workflow fast völlig still.

Berichtserstellung auf Knopfdruck
Einen weiteren Vorteil des DiMS!-Programms bilden die verbesserten Management-Informationen, erläutert Hein Leiwakabessy: „Das Programm verfügt über einen Report-Generator, mit dem man sehr schnell Berichte ansehen und ausdrucken kann. Vorher mussten wir mit „Copy und Paste“ alle relevanten Informationen umständlich in Excel-Listen kopieren. Jetzt erhalten wir auf Knopfdruck sofort die richtigen Informationen fein säuberlich in einem Excel-Blatt.“ Der Bericht gibt zum Beispiel Einblick in die Kundendaten, wie etwa die Umsatzzahlen innerhalb bestimmter Zeiträume. Auch kann man Abfragen generieren, die Aufschluss über die Umsatzentwicklung im Vergleich zu den Vorjahren geben, oder sich auflisten lassen, welche Produkte bzw. Produktgruppen mehr oder weniger Umsatz generiert haben. Diese Features sind für das Betriebsmanagement und die Markteinschätzung von großem Vorteil. Die Kenntnis der Marktlage und ihrer teilweise sehr kurzfristigen Änderungen sind für Unternehmen unerlässlich, die ihre Kunden on demand, sprich nach Bedarf, bedienen.

Seit Jahren zufrieden
Durch die langjährige Zusammenarbeit kennt NSD International seit 1994 DiMS! organizing print recht gut. „DiMS! versteht unsere Anliegen und das sorgt für eine angenehme Partnerschaft“, ergänzt Hein Leiwakabessy. Wer mit einem MIS-/ERP-System arbeitet, muss wissen, wie der Pre-Sales-Service abläuft. Verkaufsleiter und Vertriebler erzählen häufig, dass alles möglich ist. Doch sobald ein Programmierer nach Vertragsabschluss sagt, dass es zu Missverständnissen kommen kann, führt dies oftmals zu ungewollten Problemen. DiMS! hat die Devise, den Programmierer bei den Verhandlungsgesprächen über Änderungen und Erleichterungen in den Arbeitsabläufen mit einzubeziehen. So ist sichergestellt, dass ein Kunde wie NSD das bekommt, was er will und was technisch möglich ist.