Workflow
Canon managt Dokumente für T-Mobile
Dienstag 08. Januar 2002 - Jeden Monat passiert das Gleiche bei der Bonner Telekom-Tochter T-Mobile: 150 Manager erhalten vom Controlling einen Monatsbericht mit den aktuellsten Zahlen.
Die aktuellsten Zahlen sind streng vertrauliche und sensible Daten, die weder in die falschen Hände geraten, noch vervielfältigt werden dürfen. Aus Sicherheitsgründen ist es nicht möglich, diese Daten elektronisch zur Verfügung zu stellen, so dass die im Schnitt 50 Seiten starken Dokumente lediglich in Papierform den Empfängern ausgehändigt werden.
Um einen Kopierschutz zu gewährleisten, werden die Dokumente personalisiert: Jedem Manager wird jeden Monat ein spezifischer Nummerncode zugeteilt. Dieser wird bislang als eine Art Wasserzeichen in aufwendiger Kopierarbeit mit Transparentfolien dem zu kopierenden Dokument unterlegt, so dass auch Grafiken grau überdeckt werden und damit die Codierung immer sichtbar ist. Eine logistische Meisterleistung, die zur Fertigstellung mehr als drei Tage und den vollen Einsatz von drei Mitarbeitern benötigte.
„Dies war entschieden zu lang“, urteilt Dieter Borowczak, Abteilungsleiter Kaufmännische Dienste der T-Mobile. „Wir waren seit längerem um eine Lösung bemüht und haben mehrere Dienstleister dazu angesprochen. Doch keiner konnte uns eine adäquate Lösung anbieten. Diese Aufgabe erfordert nun einmal ein hohes Know-how im Bereich des Dokumenten-Managements.“ Die Lösung kam schließlich von Canon. Borowczak: „Nicht zuletzt wegen der Produktion unserer Monatsberichte, die farbig erstellt werden müssen, haben wir ein Farbsystem von Canon, einen CLC 1000 mit dem Controller ColorPASS Z90, erworben. Bei einem der regulären Besuche unseres Canon-Ansprechpartners UNICOPIE, Düsseldorf, sprachen wir dieses Thema an und arrangierten einen Termin mit einem Canon IT-Consultant, der sich sofort unseres Problems annahm.“
Die Anforderung konnte mit der Wasserzeichenfunktion, die in den aktuellen Canon-Treibern bereits enthalten ist, nicht gelöst werden, da die Wasserzeichen im Hintergrund liegen und so von Grafiken überdeckt werden. Dennoch war die passende Canon Lösung nach wenigen Gesprächen, bei denen die Ansprüche und Bedürfnisse des Kunden eingehend erörtert wurden, gefunden.
Gemeinsam mit dem Canon-Kooperationspartner SEAL Systems AG, Rossdorf, wurde eine adäquate Lösung für T-Mobile erarbeitet und implementiert: Anstelle des aufwendigen Kopierverfahrens, bei dem auch die Qualität der Dokumente litt, reduziert nun ein SEAL Xnetplot-Server mit Anbindung an das vorhandene Farbdrucksystem CLC 1000 und eine maßgeschneiderte Canon Software das Arbeitsvolumen zur Erstellung der Dokumente auf sechs Stunden. Das Aufbringen der persönlichen Codes als Wasserzeichen auf die Dokumentenseiten erledigte nun das Farbsystem in Verbindung mit der passenden Software automatisch.
Anfängliche Schwierigkeiten ergaben sich, da die Software zu schnell für den Controller war und Seiten vermischt wurden. Borowczak: „Eine Lösung wurde aber auch hier schnell gefunden; es wurden einfach Zeitschleifen in die Übertragung eingebunden.“
Da die Produktion nun um ein erhebliches beschleunigt wurde, hat T-Mobile zwei weitere Farbsysteme der CLC-Reihe erworben und produziert nun die entsprechenden Dokumente in Rekordzeit. Borowczak: „Sowohl die Planung als auch die Realisation unserer Lösung ist ganz hervorragend gelaufen. Die Anwendung ist äußerst einfach und die erstklassige Performance beschleunigt unseren Workflow in erheblichem Maße. Wir sind äußerst zufrieden.“
